Startende ACCES gebruiker met vragen

[Soulplayer]

Dag iedereen,

Ik werk als leerlingbegeleider op een school. Daar zouden wij echter graag met een registratiesysteem werken om zo een overzicht te krijgen. Voorlopig gebruiken wij excel, maar eigenlijk is dit niet voldoende. Ik heb geprobeerd om wat handleidingen te lezen, maar ik heb het gevoel dat deze TE complex zijn voor wat wij nodig hebben. Daarom zet ik mijn idee op dit forum. Als jullie zeggen dat dit niet haalbaar is voor een novice, dan weet ik dit ook direct .

Bekijk bijlage Overzicht ACCES.docx = document met overzicht van de tabellen en hun inhoud.
De leerkracht moet een overzicht tabel zien waar hij gegevens kan inputten (zoals naam, klas, lesuur, van, tot, verwijzer, reden, TAVA, Uitgebreid Gesprek)
TAVA & Uitgebreid gesprek zijn
Dan heb ik een extra tabel nodig waar uitgebreide gesprekken in kunnen staan. Deze moeten gelinked zijn aan de tabel “schakel overzicht”. De bedoeling is dat een leerkracht “uitgebreid Gesprek” kan aanvinken. Dit opent automatisch een formulier met 5 kolommen.

Mijn vraag is tweeledig:
Hoe kan ik gesprekken linken aan een ID in de tabel “schakeloverzicht”? Dus als ik in de kolom “uitgebreid gesprek” het vinkje aanvink, dan moet hij een leeg “Gesprek” form openen. Als ik dan een input doe, dan moet hij dit schrijven naar de tabel “Gesprek”.
Hoe kan ik ervoor zorgen dat ACCES toont dat er een Gesprek gelinked is aan een leerling in “schakel overzicht”. Bijvoorbeeld: een “klik hier” tekst dat dan een doc of binnen acces zelf het gesprek van die leerling op dat moment opent.
=> geen evidente vragen. Zijn er eenvoudige handleidingen die geen complex bedrijf/vzw als voorbeeld nemen?


Ik heb al geprutst met relaties & macro's, maar ik vind precies maar niet die optie. Zo maakte ik een relatie tussen de twee id's van beide tabellen. Dan kon ik een extra record aan maken in "Gesprek", maar dan nam hij de eerste gebruiker in "Schakel overzicht" in plaats van dit aan de correcte gebruiker te linken.

Alvast heel erg bedankt!

Sander

 

[OctaFish]

Het is heel lastig om op basis van een resultaat te bepalen hoe de tabellen er uitzien. Want die zijn niet noodzakelijkerwijs aan elkaar gelijk (hoeft ook niet).

Ik heb al geprutst met relaties & macro's, maar ik vind precies maar niet die optie. Zo maakte ik een relatie tussen de twee id's van beide tabellen.

En deze opmerking is ook niet bepaald bemoedigend . Prutsen doe je doorgaans op het moment dat je een database zonder vooropgezet plan begint, en er halverwege achter komt dat je er tóch niet uitkrijgt wat je had gewild.
Een goede database begint altijd met een vooropgezet plan (van aanpak), dat je uitwerkt in een Functioneel Ontwerp, op basis waarvan je de tabellen gaat bedenken om de noodzakelijke output en input te kunnen realiseren. Daarbij moet je in ieder geval voor ogen houden wat er uit moet kunnen rollen, want dat bepaalt grotendeels de manier waarop je de gegevens er in stopt. Garbage In --> Garbage Out.
En als je tabellenstructuur in orde is, ga je met formulieren en rapporten aan de slag om e.e.a. te visualiseren en automatiseren, waarbij je de formulieren gebruikt voor de invoer, en de rapporten voor de uitvoer.

Zoals ik al aangaf, is je Word documentje dus een slecht uitgangspunt om enige zinvolle hulp te kunnen geven. Daarvoor is een database al min of meer een vereiste.

 

[Soulplayer]

Bedankt voor de uitleg.

Dus mijn tabellen die ik in acces heb gemaakt (zoals ze staan in word), zijn niet geschikt. De bedoeling van het registreren is om vlot later data te kunnen uitlezen. Bijvoorbeeld kind x komt steenvast op maandag het eerste uur en hij blijft voor zoveel minuten. Als we dat kunnen verkrijgen, dan kunnen we preventief leerlingen ondersteunen. Een andere output zou bijvoorbeeld zijn: DI3 (dinsdag derde lesuur) is het drukste voor klas X en dat dan verder.

Een andere functie was het organiseren van documenten zodat een bepaald record gelinkt is aan een gesprek. Een gesprek dat steeds hetzelfde format heeft (Drain-Off, Transfer, ...). Ik wil het makkelijker maken om deze twee afzonderlijke gegevens samen te voegen. Bijvoorbeeld: leerling x komt do3 en wordt geregistreerd. Er volgt ook een gesprek en dat wordt ingegeven in acces zodat alle leerlingbegeleiders dit vlot kunnen opvragen en nalezen. Op die manier wordt de informatie voor de juiste personen toegankelijk.

Maar is dit nu te complex voor een leek om te begrijpen? Vandaag was de eerste dag dat ik acces open deed. Aangezien ik alles heb geleerd op de pc door te prutsen en zaken op te zoeken, leek mij dat een goed begin ^^. Daarom dat ik ook over "prutsen" spreek.

 

[perpon]

Het leuke van Access is, wanneer je wat ervaring hebt opgedaan, je snel naar een voorlopig resultaat toe kan werken.
Dankzij je uitgebreide beschrijving in je document lukte het me een voorbeeldje te maken met een minimum aan vba code.
Wellicht heb je er wat aan.

Bekijk bijlage Helpmij-schakelinfo.zip (Access 2010)


Jan

 

[Soulplayer]

Amai! heel erg bedankt!! Het ziet er al zeer goed uit.