Tracking van subdocumenten

[JanineM]

Voor mijn werk heb ik een aantal subdocumenten opgezet welke in meerdere master documenten terug komen. Vervolgens is van een aantal van deze subdocumenten ook een update geweest, er is dus een versie 2 welke ook weer in een aantal masterdocumenten voorkomt. Zoals het nu lijkt zal deze database met subdocumenten zich nog flink gaan uitbreiden.
Bestaat er een mogelijkheid om, zonder alle masterdocumenten te controleren, te traceren in welke masterdocumenten een subdocument verwerkt zit? Zodat ik bijvoorbeeld een lijstje kan maken met Subdocument A1 zit in Master1, Master2 en Master 3. Subdocument A2 zit in master 4 en master5, etc..

 

[OctaFish]

Begrijpen jullie de structuur van de subdocumenten wel? Het is natuurlijk niet de bedoeling dat je steeds nieuwe documenten gaat koppelen als je iets bijwerkt in één van de subdocumenten. Dan is je structuur weg. Ik zou eerder de subdocumenten gewoon laten staan, en een kopie opslaan als oude versie. Op die manier verandert er niks in je structuur en heb je tóch de oude oorspronkelijke bestanden geborgd.

 

[JanineM]

@Octafish,
Ik snap je punt. Maar wij maken apparatuur waarbij wij een handleiding leveren. Nu kan het zijn dat er een update plaatsvind waardoor wij iets in een subdocument moeten wijzigen. Dit wordt dus versie 2 van subdocument A, en versie 2 van de handleiding. Maar tegelijkertijd kan het ook zo zijn dat versie 1 van subdocument B nog in deze handleiding zit.

Zowel versie 1 en versie 2 van A willen we beiden behouden, omdat de subdocumenten in meerdere masterfiles voorkomen en het niet persé zo hoeft te zijn dat alle masterfiles gewijzigd moeten worden.

 

[OctaFish]

Ik snap het probleem nog steeds niet; je kunt best oudere versies van een subdocument bewaren, maar je werkversie is altijd maar aan één document(versie) gekoppeld; zodra je een nieuwe versie maakt, en die koppelt, ben je de oudere versie dus in je Master kwijt. Daarom zou ik dus de oudere versies eerst kopiëren naar een aparte map, en dan het gekoppelde bestand bijwerken zodat je de koppeling niet opnieuw hoeft te maken. Dat is extra werk waar je niks mee op schiet, want, tenzij ik mij vergis, heeft niemand wat aan die oude versies. Je klanten die de update doen, moeten sowieso een nieuwe versie van de handleiding hebben (aangepaste versie in je Master) en die kan je gelijk leveren. De klanten die géén update doen, hebben ook geen behoefte aan een nieuwe handleiding, die moeten de oude gebruiken. Maar die hebben ze al .

Kortom: als je de oude handleidingen wilt kunnen blijven gebruiken, wat is er dan op tegen om de complete handleiding apart te bewaren? Op die manier heb je een goed overzicht van altijd werkende documenten, en geen probleem met toekomstige updates. Zodra er een nieuwe update komt, maak je een kopie van de huidige handleiding en pas je de actuele handleiding aan.
Ik heb bij een vorige werkgever wel gewerkt met een systeem waarbij we m.b.v. markeringskleuren en stijlen documenten op maat konden genereren. Elke kleur stond bij ons dan voor een specifieke taal, en alles stond dus in één document. Op het moment dat er een nieuwe versie nodig was, volstond één druk op de knop om het document te genereren. Dat is een hoop programmeerwerk, maar zoiets kun je dus ook in je subdocumenten doen, waarbij je dan de wijzigingen in de subdocumenten markeert (kleur voor de oude tekst, andere kleur voor de nieuwe tekst).