Unieke waarden selecteren in COUNTIF formule Excel report

[vinnyheuvel]

Goedemiddag,

Ik ben bezig met het creëren van een report in Excel. Hiervoor selecteer ik op verschillende kolommen, waaronder de kolom dossiers.
Er wordt een tabel gemaakt met het aantal dossiers per persoon in een bepaalde maand. De databak, waar de formule op toegepast wordt, staat echter op taakniveau. Er kunnen meerdere taken in een dossier vallen.

Wat ik wil doen is een COUNTIF formule waarin dus wordt geselecterd op MAAND, NAAM PERSOON en DOSSIERNUMMER. Van de kolom DOSSIERNUMMER moet hij dus alleen unieke waarden weergeven.
Hoe kan ik dit in deze formule bouwen?

 

[Haije]

vinnyheuvel,

welkom op Helpmij.nl!

Het is een goede gewoonte om een probleem te illustreren aan de hand van een (voorbeeld)excelbestand zonder "gevoelige" gegevens.
Dit voorkomt dat de helpers zelf eerst moeten gaan bedenken hoe het bestand van de vraagsteller er uitziet.

 

[vinnyheuvel]

Bekijk bijlage Voorbeeld Excel hulpvraag.xlsx

Dat werkt inderdaad wat makkelijker In de bijlage een Excelbestandje wat ik heb opgesteld ter illustratie.
In de 'Data' sheet zie je de kolommen die benodigd zijn. Het draait hier voornamelijk om de kolommen die gemarkeerd zijn met een kleur.

In het tabblad 'Rapportage' staat als eerste een rapportage met Taken per medewerker. Dit zijn alle taken die de betreffende persoon in die maand heeft gedaan. Dit is berekend door middel van een COUNTIF formule.

Nu wil ik ditzelfde berekenen maar dan met dossiers per persoon in die betreffende maand. Dus het is in principe dezelfde formule alleen komt er 1 extra criterium bij en dat is dat naast het selecteren op medewerker en maand uit de kolom 'PersonID' op de Data sheet wordt gefilterd op unieke personID (dossiers). Hoe kan ik dit doen?


Als voorbeeld: Erik heeft in de maand mei 6 taken afgehandeld, zie bovenstaande afbeelding. In de rapportage 'Taken per medewerker' komt dit keurig naar voren.
In de rapportage 'Dossiers per medewerker' wil ik dus dat er 4 wordt weergegeven omdat NL2 en NL9 er dubbel inzitten en er 4 dossiers zijn behandeld in die maand (namelijk NL2, NL7, NL9 en NL12).

Hoe kan ik dit toevoegen aan mijn COUNTIFS formule??

 

[VenA]

Voor rapportages kan je het beste draaitabellen gebruiken. In kolom K staat een formule om de unieke waarden te bepalen. De formules in de kolommen F t/m I lijken mij niet nodig. Als je deze toch nodig hebt dan staan de alternatieven in de kolommen M t/m P

 

[vinnyheuvel]

Hoi VenA,

Thanks voor de reactie. De formules komen in principe overeen, alleen gebruik ik het format van mijn formules ook voor de rapportage. Dan zoekt ie op de identieke tekst.

Voor wat betreft de draaitabllen: dit wil ik juist niet, ik wil dit opleveren voor de managers binnen mijn bedrijf en ik wil dat zij enkel de nieuwe data in het bestand hoeven te plakken en dat alles automatisch berekend wordt. Is dit mogelijk?

Daarnaast kloppen de draaitabellen niet die je had gemaakt, want er stond bijvoorbeeld bij Erik in Januari 1 taak en 3 dossiers. Dit is onmogelijk.

Maar het is dus niet mogelijk om in de COUNTIF een stuk aan te vullen zodat hij de unieke waarden pakt?

 

[WHER]

In de bijlage heb ik je COUNTIFS formule aangepast op basis van dit voorbeeld dat je gaf:

Als voorbeeld: Erik heeft in de maand mei 6 taken afgehandeld, zie bovenstaande afbeelding. In de rapportage 'Taken per medewerker' komt dit keurig naar voren.
In de rapportage 'Dossiers per medewerker' wil ik dus dat er 4 wordt weergegeven omdat NL2 en NL9 er dubbel inzitten en er 4 dossiers zijn behandeld in die maand (namelijk NL2, NL7, NL9 en NL12).

Let op: matrixformule dus bevestigen met CTRL+SHIFT+ENTER

 

[VenA]

De meeste hulpkolommen heb je niet nodig. Als de uitkomst van de draaitabel niet geheel juist is dan moet je dat even aanpassen. Met een macro kan je het verversen van een draaitabel vrij eenvoudig regelen.

 

[vinnyheuvel]

Beste WHER,

Dit is wat ik nodig heb. Is het ook mogelijk om in plaats van het bereik A2:A300, C2:C300 en J2:J300 het bereik op de gehele kolom te zetten, dus op A:A, C:C en J:J?
Als ik dit doe krijg ik namelijk een #N/A. In het bestand staan 233.000 regels, vandaar dat ik het bereik liever op de gehele kolom zit en anders zal ik 400.000 van moeten maken of iets dergelijks, omdat er elke maand enorm veel taken bijkomen.

 

[WHER]

Zoiets vreesde ik al, een matrixformule over honderdduizenden rijen laten rekenen is trouwens geen goed idee, dat vertraagt je bestand naar een onwerkbaar niveau.
Waarschijnlijk is het aangewezen om in de richting van een draaitabel te gaan, zoals aangegeven door VenA.

 

[VenA]

#7 blijkbaar gemist? Bijzondere managers overigens. Ze moeten zoeken naar de laatste rij en dan ergens data vandaan toveren en het dan in het document plakken?:shocked: