Updaten gegevens in Access via Excel

[mirosuomi]

Ik ben redelijk nieuw in Access. Vandaar stel ik hier nogal open vragen.

Hoe kan ik best een regelmatige update in Excel overbrengen naar een tabel in Access? En is het mogelijk om de wijzigingen te highlighten?

Ik heb een tabel in Access 2007. Deze wil ik exporteren naar Excel, het Excel-bestand laten bewerken (bestaande records bewerken en eventueel nieuwe records toevoegen) door derden en vervolgens het bewerkte bestand weer importeren in Access. Het doel is dus dat de tabel in Access geüpdatet wordt.

Ik heb al een en ander geprobeerd, maar krijg niet het gewenste resultaat. Wanneer ik een bewerkt Excel-bestand importeer voegt Access de volledige inhoud (alle records) opnieuw toe waardoor er veel dubbels in komen te staan en dat wil ik niet. Een ander aandachtspunt is dat andere formulieren informatie uit de tabel halen dus is het relevant dat de onderlinge relaties blijven bestaan.

Hopelijk kan iemand mij wat tips bezorgen!

 

[OctaFish]

Wat je wilt is zo goed als onmogelijk. Je kunt in Excel koppelen met een Access tabel, en dan in Excel de in Access bijgewerkte gegevens zien, en je kunt in Access een Excel tabel koppelen, en dan in Access de in Excel bijgewerkte gegevens bekijken. Maar andersom kan niet. Je kunt een Excel tabel prima exporteren naar Excel, doorsturen en laten bijwerken/aanvullen door derden, en de nieuwe tabel weer in Access importeren. Maar het kleuren van de bijgewerkte velden is bijna niet te doen, tenzij je de Excel gegevens op een specifieke manier laat opslaan door de derde partij.
Wat is het probleem? Het toevoegen van nieuwe records is niet zo moeilijk, want je kunt filteren op bestaande records, en alleen de ontbrekende (in de tabel) toevoegen. Da's een simpel criterium. Maar wijzigingen zijn lastig, want je geeft niet aan of het één specifiek veld is dat gewijzigd mag worden, of verschillende velden. En in het laatste geval: in welke combinaties? Zelfs als je in de Excel tabel een wijzigingsdatum opneemt, en op basis daarvan het record in Access bijwerkt, kun je alleen op een formulier met veel moeite de wijzigingen laten zien. Het kan pas goed worden geregeld als je in Excel een Historietabel laat maken, waarin per veld/RecID wordt vastgelegd wat de oude situatie is en de nieuwe waarde. Op basis van die tabel kun je dan een vergelijking maken met een bestaand record, en de gewijzigde waarden een kleur geven. Maar heel makkelijk is het allemaal niet, het vereist enig programmeren!

 

[inomart]

Is het de bedoeling dat iedereen in de Excel-lijst gelijk welk record kan aanpassen? Of mag men enkel die records aanpassen die voor de betreffende persoon van toepassing zijn?

 

[patricw]

Het kan prima als je werkt met een update query. Dan laat je de excel tabel toevoegen aan de bestaande access tabel en kun je criteria meegeven welke velden al dan niet bijgewerkt moeten worden. De bijgwerkte velden laat je dan markeren door de datum van bijwerken in een extra veld toe te voegen. Zo werkt het bij mij prima met ca. 10 tabellen uit een excel sheet die door ons moederbedrijf in japan worden bijgwerkt.