Vanuit een verzamel excel specifieke gegevens overzetten naar een ander excelbestand

[kayla]

Mijn idee blijkt toch boven mijn excel vaardigheden (te weinig mee gedaan de laatste jaren) te liggen. Wie kan/wil mij helpen.

Er is een basis bestand (bijlage 'verzamelplanning origineel') waarin ik alle binnenkomende opdrachten bijhoud. Die opdracht zet ik vervolgens uit bij een van de sub-franchisenemers. Die naam vul ik in bij kolom M (namen zijn verzonnen). Nu leek het mij makkelijk dat ik per sub-franchisenemer een persoonlijk excelbestand heb waarin alleen de opdrachten voor die persoon verschijnen. Dit bestand (bijlage 'sub adminstratie') wil ik dan delen met die specifieke persoon zodat we in hetzelfde bestand werken.
Op deze manier zien ze elkaars (en mijn eigen) opdrachten niet en hoef ik niet alles steeds handmatig in te voeren (foutkans). Het zou mooi zijn dat alle kolommen tot en met Y overgenomen worden naar het desbetreffende sub bestand. Daarna zit er een rekenformule in, die mag blijven staan en die als het goed is hetzelfde doet als in het verzamelbestand.

Wie helpt mij uit de brand?

 

[AHulpje]

Je krijgt dus voor ieder van de uitvoerders (Anita, Peter etc.) een bestand, bijvoorbeeld genaamd "Planning Anita.xlsx".
Moeten op het moment dat je de export start alleen de nog niet in dat bestand aanwezig projectnummers er aan toegevoegd worden? Kan er van uitgegaan worden dat de exportbestanden bestaan of moeten ze automatisch aangemaakt worden als ze nog niet bestaan?
Moet op het moment van exporteren voor alle uitvoerders het exportbestand bijgewerkt worden of alleen voor een specifieke uitvoerder?

 

[kayla]

Hi, ja je krijgt idd voor iedereen een afzonderlijk bestand. Alle nog niet in dat bestand staande projecten dienen toegevoegd te worden. Bestaande projecten (reeds aanwezige projecten) dient niets mee te gebeuren.
In principe kunnen alle bestanden van uitvoerders bijgewerkt worden al zal in de praktijk het per project binnen druppelen. Het is niet zo dat er vele opdrachten tegelijkertijd binnenkomen.
Kan er van uitgegaan worden dat de exportbestanden bestaan of moeten ze automatisch aangemaakt worden als ze nog niet bestaan? Dit begrijp ik niet helemaal.
In mijn gedachtengang wordt er een koppeling gemaakt tussen het planning bestand Anita/Peter etc en het verzamelbestand dat zodra ik Anita bij M invoer, alle gegevens van die regel overgenomen worden in Anita haar bestand. Of is dat te kort door de bocht.

 

[jverkerk]

Dit is gedaan met Power Query, er zullen nog meer of betere mogelijkheden zijn misschien.
Alles even opslaan in één map.
Beetje uitleg in Verzamelplanning.

 

[kayla]

Dank ga er morgen mee aan de slag. Ik kan de namen gewoon veranderen?

 

[jverkerk]

Ben je bekend met PQ?
Je kunt de gegevens veranderen in de Verzamel planning, maar dan moet je nieuwe bestandjes aanmaken.
Dit was om even te laten zien wat mogelijk is.
Als de Query met een naam klaar is moet je de Query verwijderen want als ze bekend zijn met PQ kunnen ze de Query openen en alsnog zien wat er allemaal in staat.
Heel verhaal als je er niet mee bekend bent maar dit zou een mogelijkheid zijn.
Kan er eventueel een beetje een handleiding voor maken.

 

[kayla]

Hallo Johan, dat zou super zijn. Ben totaal niet bekend met PQ namelijk.

 

[snb]

Hou het simpel.
Selekteer in kolom M de naam.
Dubbelklik in cel $M$1.
In sheet2 staan dan de gegevens van die persoon.
Sheet 2 kun je als apart bestand opslaan en naar die persoon sturen.
Dat kan natuurlijk ook nog opgenomen worden in de macro.

 

[kayla]

Nog even een gedachten kronkel: iedere sub heeft een eigen bestand, dit bestand haalt zijn gegevens uit de desbetreffende sheet van de verzamelplanning (kopieert gegevens).In het verzamelbestand zitten dus ook de afzonderlijke sheets met de namen.
Is het dan ook mogelijk dat als je een naam geselecteerd hebt, deze naar die specifieke sheet gaat. Zodat vervolgens het aparte subbestand zijn gegevens ook wijzigen. Dan kan ik dit subbestand 'delen' met deze sub.
Of gaat het dan mis op het moment dat de sub aanvullingen (datum van de afspraak en overige gegevens invult) in zijn/haar eigen bestand doet?
Al schrijvende denk ik dat ik beter de sheet kan kopiëren en dan in het sub bestand plakken.

 

[jverkerk]

Ligt er ook een beetje aan hoeveel klanten= bestanden je aan moet maken.
Er zitten ook kolommen bij die een berekening uitvoeren, moet dat ook zo blijven?
Het bestand zelf zal wel wat groter zijn neem ik aan want in de berekeningen zitten verwijzingen die nu niet werken.
Als je niet bekend bent met PQ dan zal het niet meevallen, ook niet met een gebruiksaanwijzing want je blijft dan toch weer met vragen zitten.

 

[kayla]

Ondertussen heb ik de PQ werkend (en weer heel veel geleerd). Er zijn voor nu een viertal subs dus dat valt wel mee. Nu alleen nog uitvogelen hoe ik de PQ uit zet in de persoonlijke bestanden.
Dit voorkomt ook dat (omdat ik de persoonlijke bestanden online deel met de desbetreffende persoon) de aanvullingen die de sub doet in de gegevens, verdwijnen als ik nieuwe opdrachten binnen krijg en op vernieuwen klik.
Moet zelf dus eerst de gegevens in de kolommen B, Q, R en S overnemen naar mijn bronbestand, dan de PQ in het sub bestand weer aanzetten en dan vernieuwen en weer uitzetten.

 

[jverkerk]

Als je bestandje van de desbetreffende persoon klaar is kun je de Query op zich verwijderen, nadeel is alleen dat je weer een nieuwe moet maken als hij aangevuld is met de gegevens van de betreffende persoon in het hoofd bestand. Je kunt ook het hoofdbestand zoals mijn eerste versie aanvullen met querys van de persoon en die later met een nieuw bestandje zoals ik beschreven had.
Dan komt jouw hoofdbestand er zo uit te zien "Zonder de aanwijzing natuurlijk" en heb je alle gegevens bij de hand.
Dus dan kun je bij de bestandjes van desbetreffende personen de gegevens allemaal verwijderen en weer een nieuwe query maken met hetzelfde bestand om dan weer de query te verwijderen en te delen.
Ik las op jouw website dat je nogal leergierig bent, dus dat komt mooi uit

 

[kayla]

Ben een proef gestart met de subs. Heb nog wel een vraagje. In mijn hoofdbestand rekent hij in kolom AA netjes de 10% uit. In het persoonlijke tabblad komt echter het afgeronde bedrag op hele euro's t staan. Wel met 2 decimalen (dubbel 0). Hoe ondervang ik dat?

 

[jverkerk]

Hallo @kayla,
Zonder bestandje/ bestanden kan ik het niet zien, anders wordt het gokken.

 

[kayla]

Ik heb jouw bestandje van 19 februari omgeturnd naar het bestand welke ik nu gebruik. Heb even een kopie van dit bestand gemaakt en de gegevens eruit gehaald.