Hoi allemaal,
Onze organisatie is overgestapt van OO naar MS Office 2010. Wij werken met projecten die een uniek projectnummer krijgen per opdracht/offerte. Het ontbreekt nu nog aan een automatisch documentenbeheer (helaas nog opslaan als) maar er zijn gelukkig wel centrale sjablonen.
Vroeger kon in Wordperfect (ja ik weet het) simpel een koppeling gemaakt worden (via het projectnumer) met een centraal projectbestandje met vaste gegevens van het project, welke dan automatisch werden doorgelusd/gebruikt in de project gebonden documenten/sjablonen.
Ik wil dus domweg vaste velden/gegevens (bestaande uit vaste NAW-gegevens opdrachtgever, projectnummer, adres en naam plangebied) voor een uniek project uit een Word/Excel-bestand (projectnummer.xls/doc in de projectmap Y: \.....\projectnummer) koppelen aan een of meerdere verschillende sjabloonbestanden in Word 2010 (brief /rapport/memo/etc.). Kortom een soort van basisbestand in Word/Excel maken per project, waarvan de data/velden binnen het specifieke project automatisch gebruikt kunnen worden via/in de diverse Word-sjablonen. Dus éénmalig het Word/Excel bestand maken en opslaan in de map van project als projectnummer.xls/doc en deze vervolgens kunnen gebruiken bij de sjablonen in Word.
Ik zie het als volgt voor mij: In Word open ik een willekeurige sjabloon waarna automatisch gecontroleerd wordt of er een Word/Excel-bestand (met de projectgegevens) in de projectmap aanwezig is. Dit door bijvoorbeeld door de gebruiker als eerste te vragen bij het openen van de sjabloon om het unieke projectnummer, waarna er via VBA-code (?) gezocht wordt naar het betreffende bestand in de bewuste projectmap op onze server). Indien dit bestand aanwezig is dan wordt het Word/Excel bestand automatisch ingelezen en de inhoud van de vaste velden uit dit bestand automatisch doorgelusd naar het Word-document op de juiste plek (via bladwijzers in het achterliggende Word-sjabloon neem ik aan).
Het lijkt een soort van mailmerge maar eigenlijk is precies het omgekeerde: een bestand met vaste gegevens meerdere keren gebruiken in documenten welke gebaseerd zijn op diverse sjablonen.
Kortom: hoe maak ik de koppeling (via VBA ?) tussen het centrale project Word/Excel-bestand (met de vaste project gebonden gegevens) en de diverse Word sjablonen ? De projectnummers en dus het zoekpad c.q. map op de server zijn gekoppeld aan het jaartal (bijvoorbeeld; projectnummer 13M100 staat onde Y:\....\project-2013\13M100).
Iemand een idee of eerste aanzet c.q. voorbeeldcode ? Hiernaast nog de vraag of de gegenereede documenten ook nog automatisch kunnen worden opgeslagen in de bewuste projectmap. Ik realiseer mij dat het meerdere vragen zijn maar wellicht heeft iemand het passende antwoord op de vragen (ook al was het maar op de deelvragen).
Met vriendelijke groeten,
Hanssssssss S
Onze organisatie is overgestapt van OO naar MS Office 2010. Wij werken met projecten die een uniek projectnummer krijgen per opdracht/offerte. Het ontbreekt nu nog aan een automatisch documentenbeheer (helaas nog opslaan als) maar er zijn gelukkig wel centrale sjablonen.
Vroeger kon in Wordperfect (ja ik weet het) simpel een koppeling gemaakt worden (via het projectnumer) met een centraal projectbestandje met vaste gegevens van het project, welke dan automatisch werden doorgelusd/gebruikt in de project gebonden documenten/sjablonen.
Ik wil dus domweg vaste velden/gegevens (bestaande uit vaste NAW-gegevens opdrachtgever, projectnummer, adres en naam plangebied) voor een uniek project uit een Word/Excel-bestand (projectnummer.xls/doc in de projectmap Y: \.....\projectnummer) koppelen aan een of meerdere verschillende sjabloonbestanden in Word 2010 (brief /rapport/memo/etc.). Kortom een soort van basisbestand in Word/Excel maken per project, waarvan de data/velden binnen het specifieke project automatisch gebruikt kunnen worden via/in de diverse Word-sjablonen. Dus éénmalig het Word/Excel bestand maken en opslaan in de map van project als projectnummer.xls/doc en deze vervolgens kunnen gebruiken bij de sjablonen in Word.
Ik zie het als volgt voor mij: In Word open ik een willekeurige sjabloon waarna automatisch gecontroleerd wordt of er een Word/Excel-bestand (met de projectgegevens) in de projectmap aanwezig is. Dit door bijvoorbeeld door de gebruiker als eerste te vragen bij het openen van de sjabloon om het unieke projectnummer, waarna er via VBA-code (?) gezocht wordt naar het betreffende bestand in de bewuste projectmap op onze server). Indien dit bestand aanwezig is dan wordt het Word/Excel bestand automatisch ingelezen en de inhoud van de vaste velden uit dit bestand automatisch doorgelusd naar het Word-document op de juiste plek (via bladwijzers in het achterliggende Word-sjabloon neem ik aan).
Het lijkt een soort van mailmerge maar eigenlijk is precies het omgekeerde: een bestand met vaste gegevens meerdere keren gebruiken in documenten welke gebaseerd zijn op diverse sjablonen.
Kortom: hoe maak ik de koppeling (via VBA ?) tussen het centrale project Word/Excel-bestand (met de vaste project gebonden gegevens) en de diverse Word sjablonen ? De projectnummers en dus het zoekpad c.q. map op de server zijn gekoppeld aan het jaartal (bijvoorbeeld; projectnummer 13M100 staat onde Y:\....\project-2013\13M100).
Iemand een idee of eerste aanzet c.q. voorbeeldcode ? Hiernaast nog de vraag of de gegenereede documenten ook nog automatisch kunnen worden opgeslagen in de bewuste projectmap. Ik realiseer mij dat het meerdere vragen zijn maar wellicht heeft iemand het passende antwoord op de vragen (ook al was het maar op de deelvragen).
Met vriendelijke groeten,
Hanssssssss S
