Veld beveiligen of toch werken met meerdere tabellen?

[jnn]

Hallo,

Regelmatig kom ik op dit forum met een vraag en meestal kan ik het antwoord vinden met de zoekknop maar helaas dit keer niet en was ik genoodzaakt een account te maken, kan handig zijn..

Op dit moment ben ik bezig met het opzetten van een database voor het beheer van documenten (pdf). Er zijn voor deze database 2 gebruikers, elk met verschillende rechten. De account A is verantwoordelijk voor de invoer en de account B dient de invoer goed te keuren. De invoer is een record met gegevens en een bijlage, het pdf bestand.

De goedkeur mag alleen door account B gedaan worden. Voor deze goedkeur heb ik een veld gemaakt maar deze mag alleen ingevuld worden door account B. Wanneer de record is goedgekeurd dient ook de datum te verschijnen. Reeds heb ik een login systeempje gemaakt en een tabel met gebruikers.

Mijn vraag is hoe ik dit veld kan beveiligen tegen invoer van account A, of is het misschien beter om met 2 tabellen te werken? Alle gegevens dienen wel in 1 overzicht zichtbaar te zijn zoeken op de verschillende velden moet mogelijk zijn.

Mocht het niet helemaal duidelijk zijn kan ik het nog verder toelichten.

Met vriendelijke groet,
Jnn

 

[OctaFish]

Alsnog dus welkom bij HelpMij . Het is makkelijk op te lossen met rechten in je gebruikerstabel. Zelf zou ik dan op het formulier met een knop werken die niet zichtbaar is voor de persoon die alleen mag invoeren, en zichtbaar is voor de persoon die wél mag goedkeuren. De vraag is of je voor het goedkeuren 2 velden moet hebben (die indruk wek je namelijk). Als je één (datum)veld hebt dat [Goedgekeurd_Op] (o.i.d.) heet, dan weet je op basis van het al dan niet ingevuld zijn van de datum of de record is goedgekeurd of niet. 2 Velden voegen aan dat mechanisme niets toe; sterker nog: het leidt alleen maar tot fouten. Maar wellicht zie ik het fout, en gebruik je maar één veld .

 

[jnn]

Hoi Michel,

Dank voor je snelle reactie. Het toekennen van restricties op knoppen is mij ook bekend, ik zit er dan alleen mee dat de record in de tabel nog verandert kan worden, dit wil ik graag blokkeren / voorkomen.

Wat betreft de datum, dit is een apart veld wat naast de goedkeuring wordt ingevuld, dit is noodzakelijk voor de administratie.

 

[OctaFish]

... ik zit er dan alleen mee dat de record in de tabel nog verandert kan worden, dit wil ik graag blokkeren / voorkomen.

Kan niet. En dat is maar goed ook, want tabellen zijn je basis, en daar moet je altijd bij kunnen. Wat je wél kunt (en moet) doen is voorkomen dat gebruikers bij de tabellen kunnen. Sowieso is het mijn overtuiging dat een gebruiker niks in een tabel te zoeken heeft, en ze dan ook never nooit te zien mag krijgen. En dat kun je prima regelen.

 

[jnn]

Duidelijk Michel, hartelijk dank.

De eerste insteek was om de invoer over te typen maar het blijkt dat de input ook als Excel document beschikbaar is.
Nu kan ik via Externe gegevens -> Excel de gegevens toevoegen maar er zijn een aantal velden die gevuld moeten worden die met deze wizard niet gevuld worden.

De opmaak van het Excel document is altijd hetzelfde, alleen het aantal records verschilt. Is er een mogelijkheid een knop op een formulier te programmeren waarmee de gegevens uit een Excel bestand kunnen worden geïmporteerd?

 

[OctaFish]

Geen probleem, als je de gegevens vast kunt zetten is het zelfs relatief simpel. Als het Excel bestand een dynamische naam heeft, wordt het wat lastiger. Maar je kunt een procedure maken die met

DoCmd.TransferSpreadsheet acImport, acSpreadsheetTypeExcel12, "Import", "D:\Testbestand.xls", True

het vaste bestand importeert. In het voorbeeldje in de tabel Import. Daarna kun je een bijwerkquery (of toevoegquery) laten lopen die de geïmporteerde tabel in de hoofdtabel zet met de aanvullende gegevens.

 

[jnn]

Duidelijk, de plaats waar de gegevens staan in het Excel bestand zijn altijd hetzelfde, alleen het aantal records verschilt vaak.
De records beginnen bijvoorbeeld bij (A,4) tot (K,4) en lopen tot (A,16) en (K,16) maar wat op (A,3) en (B,3) staat heb ik ook nodig in Access (zijn vaste plaatsen van de gegevens die ik nodig heb). Maakt dit ook wat uit voor de invoer?

 

[OctaFish]

In beginsel hoef je het bereik niet op te geven, tenzij dat van belang is omdat je bijvoorbeeld niet het eerste werkblad wilt, maar het derde, en niet het hele bereik maar alleen de eerste 20 rijen. Anders kun je gewoon de standaardinstelling gebruiken.