Al deze utilities werken goed zolang er geen volledige format van de harde schijf heeft plaatsgevonden.
De file-index van de harde schijf bevat de naam en het fysieke adres op de schijf. Het fysieke adres bestaat uit een aantal byte-posities die weer verwijzen de eerste track/sector op de harde schijf. Deze track/sector bevat op de eerste paar posities dan weer een verwijzing naar de volgende track/sector.
Bij het verwijderen wordt in een apart bestand de eerste originele verwijzing opgenomen (de prullenbak).
Als je een nieuw bestand wilt aanmaken (handmatig of door een programma) dan wordt eerst in de prullenbak gekeken of er op deze locatie reeds een bestand begint. Is dit wel het beval, dan wordt een vrije locatie gezocht (maw de eerste verwijzing van de track/sector is nul). Wanneer de track/sector vol is, wordt een volgende lege track/sector opgezocht.
Indien alle fysieke vrije ruimte is gebruikt (er zijn geen tracks/sectoren meer die gebruikt worden door normale bestanden en door de prullenbak-bestanden), dan wordt de prullenbak aangesproken om fysiek vrije ruimte te maken.
Je ziet dus dat alle originele gegevens blijven bestaan.
Bij het leegmaken van de prullenbak worden alleen de verwijzingen in de prullenbak leeggemaakt. De eerste track/sector wordt dan fysiek op nul gezet en de rest blijft bewaard (= vervuiling!!!).
De meeste recovery-utilities maken hiervan gebruik. Ze proberen de verwijzingen te herstellen. Dit gaat niet in alle gevallen goed.
Tijdens het volledig formatteren van een schijf worden alle bytes op nul gezet waardoor er dus ook geen gegevens meer bestaan.