Vinkje "gegevens toevoegen aan gegevensmodel"

[lvduyn]

Beste forumleden / Excel experts,

Ik heb recent de query's in Excel ontdekt om gegevens van diverse standaard werkbladen in één totaal overzicht te verwerken voor een verdere analyse middels een draaitabel. Per werkblad maak ik een query (alleen verbinding) die ik vervolgens via Query Combineren als één totaal query (tabel op nieuw werkblad) presenteer. De draaitabel koppel ik aan het bereik van deze query om zo de gegevens verder te analyseren.

Ik vraag me alleen af wanneer ik het vinkje "gegevens toevoegen aan gegevensmodel" moet gebruiken. Ik heb deze nu bij alle query's (verbindingen en de tabel) toegepast, maar kan dit misschien invloed hebben op de snelheid van het verwerken van de gegevens. Mijn onderbuik zegt dat ik het alleen moet toepassen bij de totaal query, omdat hier alle query's gekoppeld worden en er een soort ERD tussen de werkbladen ontstaat.

Kan iemand mij misschien wat meer duidelijkheid geven wanneer je dit vinkje toepast en wanneer het bijvoorbeeld niet van toegevoegde waarde is.

Alvast bedankt voor jullie moeite en het meedenken.

groeten,
Leen

 

[snb]

Bijna dagelijks blijkt in Excelfora de aansporing nodig:

- splits geen gegevens uit in afzonderlijke tabellen, afzonderlijke werkbladen of afzonderlijke bestanden (schakel je 'papier'denken uit)

- soortgelijke gegevens horen thuis in 1 werkblad

- voor het maken van uitsplitsingen, overzichten en analyses heeft Excel allerlei faciliteiten beschikbaar: intelligente tabel, sorteren, filteren (auto en uitgebreid), draaitabellen, grafieken, queries, etc. Gebruik daarvoor het tweede werkblad van je bestand.

Jouw vraag valt daarom in de categorie: probeer een verkeerde struktuur van je data niet met kunst-en vliegwerk te compenseren, maar struktureer eerst je gegevens goed.

 

[jkpieterse]

Om je vraag toch te beantwoorden (snb heeft gelijk over de structuur!):

Als je queries combineert (onder elkaar zet als het ware) en op een tabblad het resultaat in een tabel laat zetten dan heeft toevoegen aan gegevensmodel niet veel toegevoegde waarde. Wil je een draaitabel maken die gegevens uit meer dan 1 tabel moet combineren (bijvoorbeeld uit de tabel verkoopaantallen en de tabel productprijzen), dan is het vinkje noodzakelijk en maak je een draaitabel op basis van het gegevensmodel.

 

[lvduyn]

Beste SNB en Jan Karel,

Bedankt voor jullie reacties en ik begrijp dat de structuur van gegevens iets is waar goed over nagedacht moet worden. In mijn situatie hebben we er voor gekozen om in aparte tabbladen te werken, zodat iedereen zijn eigen planning moet bijhouden en niet in elkaars gegevens bezig is. Zoals je al aangaf kan alles ook op één werkblad, maar hier is nu bewust niet voor gekozen.

@JK Je praktische uitleg is zeer verhelderend en bedankt hiervoor.

Fijne dag allemaal.

groeten,
Leen

 

[snb]

Volgens mij kun je de invoer van verschillende gebruikers met VBA eenvoiudig toevoegen (append) aan een centraal toegankelijk csv-bestand.
Dat CSV-bestand kan dan als database in Excel gebruikt worden (via een koppeling, als kopie of anderszins).