Voorraadbeheer winkel (eenmanszaak)

[PeRcH72]

Dag allemaal, ik ben op zoek naar een heel simpel programmaatje in Excel (of eventueel Access) om de voorraad en verkoop van de producten in ons nieuw te openen winkel bij te houden. Dit is een klein supermarktje op ons resort in Thailand. Ik heb het internet afgestruind en kom eigenlijk alleen maar programma's (sheets) tegen die niet van toepassing zijn of veel te uitgebreid zijn.

Wat wil ik?

Artikel nummer, artikel omschrijving, omschrijving product, voorraad winkel, voorraad magazijn, uit magazijn gehaald, inkoop prijs, verkoop prijs, verdiensten(winst) en dan eventueel een aparte, maar gekoppelde sheet waar we de verkoop per week/per maand bij houden.

Zou iemand mij misschien kunnen helpen met het opzetten van zoiets? Of weet iemand dit te vinden op het internet? Ik zelf kan een klein beetje overweg met excel, maar access is voor mij om te programmeren totaal niet aan de orde. De laatste versie waar ik ooit iets mee gedaan heb is '97. Ik kan er wel mee werken

Bovenstaande wensen kunnen natuurlijk hier en daar iets anders zijn als omschreven, maar het is om aan te geven hoe simpel ik het eigenlijk wil hebben. Ik hoef dus geen belastingtechnische gegevens te hebben, leveranciers, klanten databases of facturen. Gewoon eigenlijk heel simpel: wat verkoop ik, wat heb ik op voorraad en wat moet ik inkopen?

Ik hoor graag van jullie!

Met vriendelijke groet,
PeRcH72 :thumb: :thumb: :thumb:

 

[RogerS]

Er zijn voor je een keuze maakt nog een paar belangrijke vragen te stellen denk ik.

-Wie gaat de informatie bewerken? Alleen jijzelf? Ik weet het éénmanszaak, maar ik vraag het toch maar even

-Heb je alleen de actuele voorraad nodig of ook de mutaties. Oftewel wil je alleen kunnen zien wat er nu in voorraad is, of wil je ook het verloop kunnen zien (bijv. vandaag om 10:00 1 wollen muts verkocht)

 

[PeRcH72]

Beste Roger,

Om antwoord te geven op jouw vragen:

1) Mijn vrouw en ik gaan de administratie doen. Ik zou dan ook nog graag een kolom willen hebben waar ik de artikel omschrijving in het Thais neer kan zetten. Dit lijkt me echter geen probleem toch?

2) Ik wil ook graag de mutaties bijhouden. het liefst in week of maand vorm, zodat we dit makkelijk en overzichtelijk kunnen bijhouden. Ik wil dus inderdaad zien dat we bijvoorbeeld op maandag 6 bier, 8 cola blikjes, 3 rollen koek en 3 rollen toiletpapier hebben verkocht en dinsdag dan 3 cola, 5 bier, 7 aanstekers etc...

Ik hoop dat je hier iets mee kunt
Mocht je meer vragen hebben, stel ze gerust, ben ik alleen maar blij mee!

Mvg,
PeRcH72

Er zijn voor je een keuze maakt nog een paar belangrijke vragen te stellen denk ik.

-Wie gaat de informatie bewerken? Alleen jijzelf? Ik weet het éénmanszaak, maar ik vraag het toch maar even

-Heb je alleen de actuele voorraad nodig of ook de mutaties. Oftewel wil je alleen kunnen zien wat er nu in voorraad is, of wil je ook het verloop kunnen zien (bijv. vandaag om 10:00 1 wollen muts verkocht)

 

[RogerS]

Ik begin het te begrijpen. En we gaan ook niet voor de high-tech oplossingen die veel te duur en storingsgevoelig zijn.

Persoonlijk zou ik dit als volgt oplossen. Neem een ultra kleine barcode scanner. Maak voor elk artikel een barcode. Maak ook een barcode lijst met getallen 1 t/m 50. Plastificeer deze lijsten. Het voorraad beheer is dan heel eenvoudig. Bij elk artikel wat je verkoopt scan je eerst het aantal en dan het artikel. Dit kun je dan op elk gewenst moment toevoegen aan een excel sheet.

Verder maak je een excel sheet met 2 werkbladen. Op het voorblad staat je actuele overzicht per dag/week/maand. Op het tweede werkblad worden alle mutaties verwerkt.

Lijkt je dit werkbaar of is het aantal verschillende artikelen daarvoor te groot?

 

[ClickandKnow]

De oplossing van RogerS lijkt mij idd. goed --> praktisch

Ik ben zelf met een klein boekhoudpakket bezig waar de onnodige dingen uit te slopen zijn en meer functioneel te maken zijn voor de toepassing die je nodig hebt. Helaas wel tegen een prijs...

Ik weet niet hoe je op dit moment administreerd? staat je computer op de toonbank of werk je met een kassa en pen en papier?

Dat zou inhouden:

Invoerformulieren
Inkoopformulier (gelijk aan inkoopfactuur, heb je die wel? of is dit het bonnetje van de groothandelaar?)
- Meerdere artikelen en aantallen inkopen op 1 Inkoopfactuur
- Keuze opnemen in magazijn of winkelmagazijn

Verkoopformulier (staat gelijk aan verkoopfactuur, maar die heb je niet nodig)
- Meerdere artikelen en aantallen
- Verkoop uit winkelmagazijn

Overboekformulier Magazijn naar Winkelmagazijn
- Meerdere artikelen en aantallen

Dagboeken
Grootboek (verlies en winst)
Magazijn (voorraad)
Winkelmagazijn (voorraad)

Rapportages
Winst en verlies (met tijdlijn)
Voorraad waardes (magazijn en winkelmagazijn)

Bijzonderheden
hoe wordt de voorraad gewaardeerd? vaste kostprijzen? of dienen dit inkoopprijzen te worden
Dit heeft namelijk een effect m.b.t. herwaardering van je voorraad.
Of wil je alleen weten wat je betaald hebt en wat je gekocht hebt? simpel huishoud boekje (maar dan is winst per artikel weer lastiger te bepalen)

Nou goed ik hoop dat bovenstaande je een indicatie geeft hoeveel tijd het kost om dit simpele programma te maken.

Gr.

ClickandKnow

 

[PeRcH72]

Reactie op de handscanner

Beste Roger,

Dank je wel voor je reactie.
Ik denk eerlijk gezegd dat het aanschaffen van een handscanner hier in Thailand of behoorlijk duur is, of niet te verkrijgen is.
Ook het aantal artikelen is inderdaad behoorlijk uitgebreid. Het is echt een kleine supermarkt met daarin vele soorten drank, frisdrank, cigaretten, wasmiddelen, persoonlijke hygiëne, snoepgoed etc....

Maar juist het maken van die excel sheets is voor mij het voornaamste probleem. Hoe moet ik dit aanpakken? Ik ben er helaas niet meer goed genoeg mee om dit zelf te doen. Excel is voor mij lang geleden dat ik daarmee gewerkt heb en access nog veel langer. Ik weet niet waar ik moet beginnen en hoe ik dit soort lijsten in elkaar zet.

 

[PeRcH72]

Beste ClickandKnow medewerker,

Allereerst hartelijk dank voor uw reactie.

De winkel op dit moment moet nog geopend worden. We zijn nu druk bezig met het inkopen van onze voorraad. Dit is dus ook waarom ik eigenlijk graag een goede administratie wil gaan hebben.

De computer staat bij ons op de toonbank, dus opzich zou een programma via de PC het beste zijn. Ook willen we het op papier gaan bijhouden, want de laatste tijd al erg veel meegemaakt met defecte computers helaas.

Wat ik wil hoeft echt niet uitgebreid te zijn. Ik wil eigenlijk gewoon weten, wat heb ik in de winkel, wat heb ik op voorraad en wat moet ik gaan inkopen. Tevens daarbij gelijk de winstberekening en dat zou het zo ongeveer moeten zijn.

Inkopen doen we hier bij een plaatselijk magazijn of de MAKRO. De prijzen staan dus niet vast. De ene keer hebben we een aanbieding en de andere keer is de prijs weer wat duurder.

We hebben niet echt een groot magazijn, maar eerder een voorraadkast. Het is echt niet een Albert Heijn wat we hier hebben

Ik hoor graag van je en merk wel wat voor oplossingen er denkbaar zijn.

ThX!

 

[paulva]

Nooit overwogen om een open bron software pakket te installeren?

http://nl.wikipedia.org/wiki/TurboCASH bijvoorbeeld.

 

[PeRcH72]

Beste paulva,

Hartelijk dank voor je reactie.

Ik heb even gekeken naar de link die je hebt gestuurd en ben daar verder op gaan kijken. Ik kom er niet echt uit eerlijk gezegd.

Eigenlijk heel simpel en kort door de bocht ben ik op zoek naar of een kant en klaar simpel iets of iemand die zoiets eventje in elkaar kan gooien.
Het moet niet het moeilijkste zijn wat ik wil, alleen kan ik het zelf niet.

Mvg
PeRcH72

 

[RogerS]

Het maken van een lijst in Excel is geen enkel probleem. Wel voorzie ik problemen aan de kant van het bijhouden. Hoe ga je aan de kassa een artikel afboeken van de voorraad. Dit is de moeilijkste stap in het geheel. Er moet ofwel een goede zoekboom zijn voor de artikelen (tweetalig) of een ander uniek herkenningspunt zoals bijv. een barcode (die standaard al op veel artikelen staat). Dit vereist toch een stukje maatwerk software en valt wat mij betreft buiten de scope van dit gratis forum.

Als je wensen zijn zoals je beschrijft dan kan dit stuk maatwerk op basis van Excel of Acces gemaakt worden voor ongeveer € 500,-.

 

[ClickandKnow]

Wat ik wil hoeft echt niet uitgebreid te zijn. Ik wil eigenlijk gewoon weten, wat heb ik in de winkel, wat heb ik op voorraad en wat moet ik gaan inkopen. Tevens daarbij gelijk de winstberekening en dat zou het zo ongeveer moeten zijn.

Indien je niet met twee magazijnen werkt wordt maatwerk alweer goedkoper, maar zoals hierboven beschreven kom je denk ik niet onder maatwerk uit voor hetgeen je wilt.

Ik heb nog wel een vraag: Hoe wil je het met je bonnetjes gaan doen zonder kassa? of willen taiwanesen geen bonnetjuh?

 

[Warme bakkertje]

Waarom wou ik ook bakker worden

Als je wensen zijn zoals je beschrijft dan kan dit stuk maatwerk op basis van Excel of Acces gemaakt worden voor ongeveer € 500,-.

Beste Perch76, op deze manier geraak jij ook niet verder. Daarom heb ik een basic-opzetje gemaakt met wat jij m.i. voor ogen hebt. Onthoud echter wel dat dit absoluut niet waterdicht is en sterk afhankelijk van de invoer van de gebruiker. Anders zal je zoals hierboven al aangegeven naar een proffessioneler pakket moeten.
Bekijk het eens en kom dan maar op met je opmerkingen. Nu hebben we echter iets dat we kunnen aanpassen/wijzigen/verbeteren.

 

[RogerS]

Beste warme bakker,

als jij denkt dat € 500,- een megaklapper is voor deze maatwerk vraag, dan moet je de overstap misschien maar eens overwegen. Stuur me maar een berichtje als je je eerste Rolex hebt gekocht

Jouw voorbeeld gaat geheel voorbij aan de expliciete vraag van TS om de individuele transacties bij te kunnen houden. Verder geeft hij al aan dat het toch wel een redelijk aantal artikelen betreft. Wil je deze steeds handmatig moeten gaan zoeken in de lijst bij een verkoop?

Nogmaals. Wil je dit enigszins bruikbaar en bedrijfszeker hebben dan is dit een stuk maatwerk. Hartstikke prima als iemand hier dit als hobby heeft. Ik geef alleen maar aan dat het wat mij persoonlijk betreft buiten de scope van helpmij valt. TS gaat een commercieel bedrijf runnen en wij moeten de benodigde software gratis leveren.

 

[Warme bakkertje]

maar het is om aan te geven hoe simpel ik het eigenlijk wil hebben. Ik hoef dus geen belastingtechnische gegevens te hebben, leveranciers, klanten databases of facturen. Gewoon eigenlijk heel simpel: wat verkoop ik, wat heb ik op voorraad en wat moet ik inkopen?

Ik denk eerlijk gezegd dat het aanschaffen van een handscanner hier in Thailand of behoorlijk duur is, of niet te verkrijgen is.

Wat ik wil hoeft echt niet uitgebreid te zijn. Ik wil eigenlijk gewoon weten, wat heb ik in de winkel, wat heb ik op voorraad en wat moet ik gaan inkopen. Tevens daarbij gelijk de winstberekening en dat zou het zo ongeveer moeten zijn.

Als ik dit allemaal lees zie ik TS nog geen 500 € uitgeven aan een programma op maat, want tot hiertoe heb ik hem nog niet enthousiast zien reageren op jullie maatwerkvoorstellen.

 

[trucker10]

effe Off Topic :
@ Rudi , je weet mijn beginperiode dat jij en andere helpers ook voor mij gerichte oplossingen > formules en macro's gaf , ooit kreeg ik PB's en PM's met deze berichtjes

maatwerkvoorstellen

Ik heb ze niet beantwoord en goed boek gekocht en veel op het forum rondhangen en nu pas ik aan waar ik wil en loop ik tegen de muur dan is er de hulp van het forum of beter van de gedreven mensen achter de antwoorden waarvoor mijn dank aan allen :thumb: .

 

[RogerS]

Deze discussie wil ik graag sluiten. Voor mij zit er een duidelijk verschil tussen Trucker en TS. Trucker geeft aan zelf aan de oplossingen van zijn problemen te willen werken, en komt hier af en toe voor advies. Niks mis mee, deze mensen help ik (en de vele anderen) hier graag. Persoonlijk help ik niet graag mensen die achteroverleunen en verwachten dat er een kant en klare oplossing wordt aangeleverd. Daar wil ik mijn kostbare vrije tijd niet aan spenderen. Is overigens mijn eigen keuze. Ik hoop voor TS dat er iemand is die dit wel voor hem kan/wil oplossen.

 

[Wigi]

Laten we de vraagsteller maar even beslissen wat het wordt: wachten op verdere oplossingen (met kans dat dat niets wordt), of voor een betaalde oplossing gaan (zoals er wel meerdere ervaren posters aanbieden). Aan hem / haar de keuze :thumb:

Wigi

 

[trucker10]

Trucker geeft aan zelf aan de oplossingen van zijn problemen te willen werken, en komt hier af en toe voor advies.

Ik ben geen mega senior geworden door alleen maar vragen te stellen , soms durf ik ook al een oplossing of afgewerkt voorbeeldje te geven . Als TS een aanzet zou geven hoe , wat waar m.a.w. een eigen opzetje ( bestandje upload ) dan kunnen we verder . Persoonlijk denk ik aan een invoice met stockbeheer , om vandaar uit te vertrekken .

 

[PeRcH72]

sorry voor de late reactie

Dag allemaal,

Allereerst mijn excuses dat ik zelf helemaal niet meer heb gereageerd op jullie antwoorden. Hier baal ik van, want er is nogal wat gereageerd. Reden van het niet reageren is het WK voetbal en een kapotte computer. Ook wist ik niet meer hoe de forum heette, want ik had mijn mailbox schoongemaakt.

Ik wil degene bedanken die hebben meegedacht met dit probleem dat ik had en ook een eventuele oplossing hebben ingebracht.

Wij hebben voor een oplossing gekozen die erg vroeg in de draad is aangebracht, namelijk een barcode systeem. Ik dacht zelf dat dit erg duur zou worden, maar het valt mee. Nou ja als je een nieuwe computer kopen er even buiten beschouwing houdt

Nogmaals hartelijk dank!!!
Ik zal deze topic nu gaan sluiten.

Met vriendelijke groet,
PeRcH72

 

[ClickandKnow]

succes met het opstarten van je toko PeRcH72!