Vraag over opbouw van een bepaalde query

[tomswaelen]

Opzet is dus: ik heb een database met dossiers waar bepaalde documenten per dossier worden opgevraagd. Een dossier is pas volledig als alle opgevraagde documenten in het dossier zitten.

Dit zijn gewoon twee Ja/Nee velden: Document opgevraagd en Document OK. Zo voor een 15-tal verschillende documenten.

Nu zou ik een query willen maken die alle dossiers laat zien die volledig in orde zijn.

Dat wil zeggen: alle dossiers waar 'Opgevraagd' en 'OK' 'ja' is. Dat is geen probleem. Maar een document dat niet opgevraagd is, hoeft ook niet OK te zijn. Die dossiers mogen dus niet in de query voorkomen. Dus stel dat er 15 mogelijke documenten kunnen opgevraagd worden, maar je hebt er maar 3 nodig. Als die drie OK zijn, moet het dossier ook in de query voorkomen.

Op de een of andere manier krijg ik er mijn verstand meer niet rond hoe deze query er moet uit zien Kan iemand mij helpen? Of zie ik iets vanzelfsprekends over het hoofd?

 

[OctaFish]

Ik krijg het donkerbruine vermoeden dat je in je tabelontwerp 15 combinaties hebt gemaakt van [Document opgevraagd] en [Document OK]. Is dat zo?

 

[tomswaelen]

Ik krijg het donkerbruine vermoeden dat je in je tabelontwerp 15 combinaties hebt gemaakt van [Document opgevraagd] en [Document OK]. Is dat zo?

Ja, dat klopt. Zo zijn er bv. volgende kolommen:

Document 1 opgevraagd
Document 1 OK
Document 2 opgevraagd
Document 2 OK
Document 3 opgevraagd
Document 3 OK
Document 4 opgevraagd
Document 4 OK
Document 5 opgevraagd
Document 5 OK

Nu zou ik een query willen maken die resultaat geeft als bijvoorbeeld:

Document 1 -3 opgevraagd en OK is (indien document niet OK, mag de query geen resultaat geven)
Document 4-5 niet opgevraagd is, en dus niet OK hoeft of mag zijn

(en alle combinaties daartussen natuurlijk)

Met andere woorden: alleen als een document opgevraagd is moet het dus 'meetellen' in de query.

 

[OctaFish]

Dit is een kleine gruwel, uit db oogpunt bezien. Je maakt het jezelf ook nodeloos moeilijk. Mijn voorstel: maak een aparte tabel voor je documenten met daarin het DossierID, het OK veld, en een veld voor (pak-m-beet) de documentnaam, of, als je die niet nodig hebt, het veld [Document opgevraagd]. Deze tabel koppel je dan uiteraard aan de tabel Dossiers op basis van DossierID. Voordeel hiervan: een nettere tabel Dossiers, en een onbeperkt aantal documenten die je aan een dossier kunt hangen. Heb je er drie, dan heb je drie records. 5 Dossierstukken? 5 Records! En elk record heeft een status OK, of niet. Door op deze manier te werken kijg je een altijd kloppend overzicht van gecontroleerde documenten.

 

[tomswaelen]

Dit is een kleine gruwel, uit db oogpunt bezien. Je maakt het jezelf ook nodeloos moeilijk. Mijn voorstel: maak een aparte tabel voor je documenten met daarin het DossierID, het OK veld, en een veld voor (pak-m-beet) de documentnaam, of, als je die niet nodig hebt, het veld [Document opgevraagd]. Deze tabel koppel je dan uiteraard aan de tabel Dossiers op basis van DossierID. Voordeel hiervan: een nettere tabel Dossiers, en een onbeperkt aantal documenten die je aan een dossier kunt hangen. Heb je er drie, dan heb je drie records. 5 Dossierstukken? 5 Records! En elk record heeft een status OK, of niet. Door op deze manier te werken kijg je een altijd kloppend overzicht van gecontroleerde documenten.

Ik denk nochtans dat ik een oplossing heb, theoretisch alvast. Stel, de tabel zier er zo uit:

Kolom 1: document 1 opgevraagd
Kolom 2: document 1 OK
Kolom 3: document 2 opgevraagd
Kolom 4: document 2 OK
Kolom 5: document 3 opgevraagd
Kolom 6: document 3 OK

In principe zou een dossier dus volgens mij volledig zijn, als de som van de Ja-antwoorden in kolom 1,3 en 5 gelijk is aan de Ja's in 2,4 en 6.

Klopt toch he? Nu is mijn vraag, kan Access zoiets? Bepaalde waardes tellen in een Excel en dan zien of die gelijk is aan een andere kolom?

 

[OctaFish]

Waarom zo ingewikkeld? Een tabel met twee velden hiervoor (Opgevraagd en OK) is zoooooooooooooooveel makkelijker...

 

[tomswaelen]

Waarom zo ingewikkeld? Een tabel met twee velden hiervoor (Opgevraagd en OK) is zoooooooooooooooveel makkelijker...

Dat is nu eenmaal hoe de data opgebouwd is. Bovendien komen er telkens nieuwe dossiers bij, dus ik zou dan telkens nieuwe tabellen per dossier moeten maken.

 

[OctaFish]

Nee, dat is juist de grap... Als de db goed is opgezet, hoef je bj een extra dossier uiteraard geen nieuwe tabel te maken; alles staat namelijk in één tabel.