Werkplanning en vakantieplanning

[Callier]

Hallo,

Ik ben al even op zoek naar een efficiënte manier om in mijn werkplanning te organiseren in excel.
In het voorbeeldje heb ik op tabblad 'maand1' een rooster gemaakt van een fictieve maand. In het rooster kan ik 'taken' aanduiden of kan ik 'verlof' aanduiden.
Wat zou ik nu voor mekaar moeten kunnen krijgen:
Als er een taak wordt aangeduid, dan moeten de uren die overeenkomen met het uurrooster van de medewerker op het tabblad 'rooster' worden bijgeteld aan de teller van die specifieke taak. (Bovenaan het tabblad 'maand1')
Als er verlof wordt aangeduid, dan moet er verlof worden geteld voor die specifieke maand op het tabblad 'verlof'.
Een voorbeeld: Als Persoon A de opdracht krijgt om op maandagmorgen de postverwerking te doen ('PO' in cel D14 op tabblad 'maand1') dan moet volgens het uurrooster 3 uur (Tab 'rooster' cel D4) worden toegevoegd aan cel D6 op tabblad 'maand1'.

Ik kan ofwel zeer veel hulptabellen maken en die verbergen, maar het probleem is dan dat als er iemand wordt toegevoegd, of verdwijnt, alles moet aangepast worden. Ik heb ook al geprobeerd om met geneste formules te werken, maar die worden verschrikkelijk lang en ik vrees dat ik daar op de limieten van excel zal stuiten. Het liefst van al zou ik zonder macro's willen werken omdat ik daar niet zoveel van ken. Is er een manier om dit efficiënt te organiseren in excel zonder al te veel hulpkolommen of zal ik toch genoodzaakt zijn om cursussen in macro's te gaan volgen?

Jullie zijn alvast heel hard bedankt voor jullie input.

 

[Sytse1]

Ik heb getracht te begrijpen wat je nu precies wil registreren. Het aantal uren van een medewerker en dit op verschillende tabbladen? Kijk eens bij de voorbeelden naar https://www.helpmij.nl/forum/showthread.php/947798-Afwezigheidsregistratie-in-Excel
Wellicht kan je wat ideeën opdoen.
Zoals ik begrijp wil je een urenregistratie van de medewerker maar staat er dan een vast aantal uren voor een taak? Hoe ga je dan om met de uren als het werk af is en de uren niet gevuld zijn. Kortom wat wil je registreren en is Excel hier voor geschikt. Wellicht is Access meer geschikt. Ook hier is een voorbeeld van.

 

[Callier]

Bedankt Sytse1.
Het ziet er best wel mooi uit wat je hebt gemaakt, maar met VBA kan ik zelf niet zo goed aan de slag. Het bracht mij wel op het idee om per dagdeel twee cellen te voorzien waarin ik in de ene cel een type taak of verlof ingeef en in de andere cel de uren ingeef. Dat werkt waarschijnlijk gemakkelijker om die uren dan mee te tellen met ofwel verlof, ofwel een taak.

Zoals ik begrijp wil je een urenregistratie van de medewerker maar staat er dan een vast aantal uren voor een taak?
​

Het is mijn bedoeling om een planning op te maken die voldoet aan de verwachte werklast van die dag.
Bovenaan op het Tabblad 'maand1' staan benodigde uren vermeld voor de bepaalde taken.
Ik kan een medewerker toewijzen om een bepaalde taak te doen en dan zal die volgens zijn eigen rooster aan de taak werken. Bijvoorbeeld: wanneer iemand op maandagmorgen volgens zijn rooster 3u werkt en ik laat die postverdeling doen. Dan moet er voor die dag 3u geteld worden voor de taak postverdeling. Als ik die persoon verlof toewijs op maandagmorgen, dan moet er 3u van verlof aangerekend worden op het tabblad 'verlof'.

Hoe ga je dan om met de uren als het werk af is en de uren niet gevuld zijn.
​

Dan zou mijn inschatting van de werklast voor die dag verkeerd zijn. Maar op zich heeft dat geen gevolgen want in de praktijk werken mijn medewerkers dan aan andere taken of springen ze bij met taken van andere collega's. Mijn voorbeeldje die ik mee heb gestuurd is fictief en meestal heb ik mensen tekort

is Excel hier voor geschikt.​

Ik hoop dat ik het met excel kan, want Acces heb ik nu niet tot mijn beschikking.
Een collega heeft het in excel gedaan, maar heeft enorm veel hulptabbladen gemaakt waardoor het moeilijk is om het document aan te passen wanneer een medewerker wijzigt.

 

[Sytse1]

Als ik het dan goed begrijp heeft een taak een vast aantal uren. Dan zou een combinatie van de letters altijd een aantal daguren moeten opleveren. Dit geeft dan het aantal gewerkte uren en bij verlof het aantal verlof uren.
Ik denk dat je dan voor één dagdeel 2 regels zou moeten hebben 1 voor je code PA of iets dergelijks waaronder dan de totale uren van dat dagdeel instaat. Maar dan blijft nog de vraag wat wil je precies registreren. De inzet van de medewerker of het aantal uren die een taak deze maand met zich heeft meegebracht. Eigenlijk moet je voor je zelf uitschrijven wat je wil/moet registreren.
Verder zijn er rooster voorbeelden genoeg te vinden. bv https://templates.office.com/nl-nl/dienstrooster-van-werknemers-tm03427422
of
https://excel-spreadsheet.nl/blokjes-rooster/

 

[Callier]

Ik begrijp dat mijn uitleg niet zo duidelijk is en dat het een uitdaging is om dit voor andere uit te schrijven. Voor mij is het vrij duidelijk wat ik wil registreren.
- Per taak hebben we een inschatting van het aantal uren dat er aan moet gewerkt worden. Dit gebeurd op basis van de gemiddelde instroom in die periode in het verleden. Die gegevens worden gewoon genoteerd in het document in het grijze kader bovenaan op tabblad 'maand1'.
- Ik moet ter voorbereiding mijn medewerkers inplannen zodat ik voor elke taak voldoende uren heb. De som van alle geplande uren per taak moet uiteindelijk in de witte cellen komen in hetzelfde rooster bovenaan op tabblad 'maand1'. Wanneer dat lager is dan wat ik nodig heb moet het in het rood komen. Wanneer ik voldoende uren voorzien heb, mag het in het groen komen. (Dit document hoeft geen rekening te houden met de uiteindelijk gewerkte uren aan die taak, mocht onze inschatting verkeerd zijn. Het is louter de bedoeling om te weten of er voldoende bezetting is volgens de verwachte werklast.)
- In de onderste tabellen op het tabblad 'maand1' wijs ik de taken toe aan de medewerkers. Niet alle medewerkers werken in hetzelfde rooster. Persoon A werkt bijvoorbeeld op maandagmorgen maar 3u. Die gegevens staan op het tabblad 'Rooster'. Vandaar dat wanneer ik persoon A op de taak postverdeling zet moet het totaal aantal uren postverdeling voor die dag met 3 omhoog. Bij persoon B, die maandagmorgen 4u werkt, zou de som met 4u omhoog moeten gaan.
- Indien een medewerker op een bepaalde dag verlof heeft. Dan moeten die uren afgetrokken worden van het 'recht' op verlof in het tabblad 'verlof'.

 

[Sytse1]

Ik zie wel de taken maar niet de uren die je aan een taak hangt. Door het invullen van de letter(s)) zou dan het corresponderende aantal uren genoteerd moeten worden. Voor verlof zou dit ook variabel kunnen zijn. Wanneer iemand bv een paar uur opneemt. Ik zie ook de verdeling in vm en nm maar het totaal staat in 1 cel.
Bij persoon staat met blauw omcirkeld de taken. Is dit per dag of per week of.... kortom over welke periode gaat het. Je wil de taken die iedereen op een dag doet ook in totalen per taak registreren. Als je de dagtaak voor persoon a invult hou je dan ook rekening met het aantal uren waarvoor hij/zij is ingehuurd? Als je in je maand1 de cijfers wil zien moet je met de Als functie gaan werken.
Hoewel je in Excel wel 64 verschillende ALS-functies kunt nesten, is dit beslist niet aan te raden. Waarom?
Het kost veel denkwerk om meerdere ALS-instructies correct uit te werken en ervoor te zorgen dat de logica ervan via elke voorwaarde helemaal tot het eind correct kan worden berekend. Als je de formule niet 100% nauwkeurig nest, kan deze 75% van de tijd werken, maar 25% van de tijd onverwachte resultaten geven. Helaas is de kans klein dat je die 25% ontdekt.
Meerdere ALS-instructies kunnen zeer lastig bij te houden zijn, vooral wanneer je later probeert te achterhalen wat je, of erger nog, iemand anders probeerde te doen.
Want hoe weet de cel waarin het totaal moet staan van postverwerking wie op deze dag po heeft gedaan, door alle cellen uit te lezen wie op de betreffende dag po heeft gedaan. En dit vervolgens te totaliseren.
Ik heb geen idee omtrent je kennis van Excel en de functies en met welke versie je werkt.
Het volgende ook van internet geplukt.
Er is nu een functie ALS.VOORWAARDEN waarmee meerdere geneste ALS-instructies kunnen worden vervangen door één functie. Dus in plaats van het eerste beoordelingsvoorbeeld, met vier geneste ALS-functies:
=ALS(D2>89,"A",ALS(D2>79,"B",ALS(D2>69,"C",ALS(D2>59,"D","F"))))
Kan het veel eenvoudiger worden gemaakt met één functie ALS.VOORWAARDEN:
=ALS.VOORWAARDEN(D2>89,"A",D2>79,"B",D2>69,"C",D2>59,"D",WAAR,"F")
De functie ALS.VOORWAARDEN is ideaal omdat u zich niet hoeft bezig te houden met alle ALS-instructies en haakjes.

 

[Callier]

Die laatste formule zou me inderdaad veel kunnen helpen.
Helaas is dit nog niet beschikbaar op de excel-versie de we hebben.
Bedankt voor de hulp!