wijzigingen + datum automatisch aanpassen

[davygky542]

Voor mijn werk moet ik een 600 handleidingen up-to-date houden waarbij er soms door mezelf of door andere wijzigingen moeten worden aangebracht. Op het einde van zo'n handleiding staat steeds een tabel met een versienummer, datum van aanpassing en welke wijziging is gebeurd.

Al deze handleidingen heb ik geordend in een ander excell bestand staan maar voor mij is het onmogelijk om al deze 600 handleidingen bvb 1 maal per week te openen om na te kijken of en wanneer ze zijn veranderd.

Is het mogelijk om:

1. Bvb mail te krijgen als er een excell bestand is gewijzigd?
2. de datum die men ingezet heeft als laatste wijziging automatisch te laten aanpassen in mijn excell bestand met het overzicht?

Zodoende zou mijn file up-to-date blijven en kan ik aan de datums zien welke een deadline heeft om te reviewen en welke reeds tijdig zijn gereviewed en anderzijds een overzicht heb van wie welke file heeft aangepast.

Alvast bedankt

mvg

davygky542

 

[Rikja]

Hallo Davy,

om op een dergelijke vraag een antwoord te kunnen krijgen zou je toch een heel deel meer info moeten geven.

In welk programma zijn die handleidingen gemaakt?
Indien in Excel, zit er reeds VBA-code in?
Heeft iedereen toegang tot zowel de handleidingen als jou extra Excel-werkboek?

Het meest evidente zou zijn dat bij het aanpassen van een handleiding, er een macro speelt die naar het versienummer, de datum van aanpassing kijkt, jou extra Excel opent, de lijn van die specifieke handleiding zoekt, en het nieuwe versie-nummer en datum van aanpassing kopieert naar jou werkboek. Daarna moet de macro (in de handleiding) ook jou extra Excel opslaan en sluiten.

Beerke10

 

[davygky542]

Hi,

de handleidingen zijn meestal in excel of word, meer nog in word dan excel.

Geen VBA code denk ik, weet zelf niet wat dit is

Iedereen kan handleidingen openen en aanpassen, op mijn overzicht heb ik block gezet dat enkel ik kan toevoegen/aanpassen.

mvg

davy

 

[Rikja]

Hallo Davy,

Word ondersteunt ook VBA (en die is nodig om jou droom waar te maken) maar ondanks de gelijkenis met Excel VBA kan ik je er niet mee helpen, totaal geen ervaring.

Brengt ons op een gelijkaardig probleem.

In Excel handleidingen zou je de versie-nummer steeds in dezelfde cel moeten plaatsen, of een unieke codestructuur moeten gebruiken zodat deze kan herkend worden door VBA.

Als je versie-nummer in een Word-document staat, dan weet ik al heel zeker dat dit nooit op dezelfde plaats staat.

Als je én Word én Excel handleidingen hebt, tja, dan wordt het EXTRA moeilijk.

Je zal de handleidingen meer moeten standariseren, anders is het zoeken van een speld in een hooiberg....

Rikja