Outlook slaat alle mailberichten, agenda, afspraken m.a.w. alle Outlookmappen in een bestand genaamd Outlook.pst
De standaardmap waarin dit bestand staat:
C:\Documents and Settings\[gebruikersnaam]\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook (Windows XP)
Om alle gegevens naar een nieuwe Outlook over te zetten sluit jet Outlook af, kopieer je het bestand naar een DVD of een andere schijf(partitie) en daarna, als de nieuwe Outlook is geïnstalleerd, kopieer jet het bestand naar de bovenstaande map terug zodat het nieuwe, vrij kleine. pst bestand van de nieuwe Outlook installatie, wordt overschreven.
Sluit Outlook eerst af, voordat je de kopieeractiue begint.
Outlook Express
Outlook Express slaat de database met e-mailberichten standaard op in de map C:\Documents and Settings\inlognaam\Local Settings\Application Data\Identities\{...}\Microsoft\Outlook Express\. Maak een back-up van de DBX-bestanden in deze map door ze met behulp van de Windows Verkenner te kopiëren naar een veilige locatie. De back-up kan na herinstallatie van Windows weer worden teruggezet door deze over de zojuist door Outlook Express aangemaakte DBX-bestanden heen te kopiëren. Het is echter beter Outlook Express (via Extra, Opties, tabblad Onderhoud, knop Archiefmap) te laten verwijzen naar een databasemap op een andere partitie, zeker wanneer er nog een systeemback-up gemaakt gaat worden. De database kan eventueel ook vanuit Outlook Express zelf worden geëxporteerd via Bestand, Exporteren.
TIP: Wees voorzichtig met het terugplaatsen van de e-maildatabase op het nieuwe systeem. Werk altijd met een kopie en niet met de originele DBX-bestanden. Plaats de database pas terug nadat alle updates van OE zijn uitgevoerd. Soms raken namelijk gegevens verloren wanneer een database, gemaakt met een nieuwe versie, wordt geplaatst op een systeem met een oudere versie van OE.