Zoekopdrachten

[Korstjens]

Ik heb heb een database die (niet door mijzelf) gemaakt is met FileMaker. Een mooie app, daar niet van, maar op de wereld zijn meer mensen die (zonder dat ze het vaak zelf weten) Microsoft Access kunnen gebruiken. En dan kan ik die database dus met méér mensen delen. FileMaker is tenslotte een dure app.

Daarom ben ik begonnen de bijna 5.000 records te migreren naar Access. Veel werk want de afbeeldingen kunnen bijvoorbeeld niet (een op een) over gezet worden met behulp van Excel.
Ik ben op dit moment al een aardig eindje op streek, maar ik loop tegen een optie aan die ik wél in FileMaker heb maar die ik tot nu toe in Access niet kan vinden.

Als ik in FileMaker een zoekopdracht open dan opent zich een blanco pagina die er eigenlijk hetzelfde uitziet als wat zich opent met "nieuw record". Daarin kan ik méér dan één criterium invullen/aanvinken voor een zoekopdracht. In Access kom ik niet verder dan een pop-up scherm waarin ik steeds maar één criterium tegelijk kan aangeven dat gezocht wordt in een aangegeven veld of in het hele document. Maar dus steeds maar één criterium terwijl ik in FileMaker wel meerdere velden (∞) tegelijk als criterium kan invullen voor de zoekopdracht en dat is specifiek voor deze database een belangrijk punt.

Ik lees op internet wel iets over een "zoekformulier" voor Access maar dat is volgens mij toch écht een andere optie dan ik die in FileMaker heb met een "blanco formulier pagina".

Wie helpt mij op weg?

 

[OctaFish]

Een zoekformulier is wél de beste werkwijze, want de zoekopties die jij bedoelt zit wel degelijk in Access, maar op tabel niveau. En als doorgewinterde Access gebruiker wil je eigenlijk niet dat gebruikers überhaupt in die tabellen komen. In mijn ogen hebben gebruikers namelijk niets te zoeken in tabellen (letterlijk en figuurlijk ). Dus probeer je als beheerder/ontwerper de gebruiker alle toegang tot tabellen te ontzeggen, en ontwerp je voor alle gebruikerstoegang (dat geldt ook voor queries, hoewel daar in mindere mate) formulieren en rapporten.

Wat je vraag betreft: je kunt inderdaad zoeken op één veld, maar er is ook een optie om op meerdere velden te zoeken. Alleen heet die niet ‘uitgebreid zoeken’, zoals je zou verwachten, maar Sorteren en Filteren. Werkt een beetje als het maken van een query: je sleept velden naar een (query-achtig) raster, en geeft per veld het criterium (of meerdere) aan. Tevens ook dus te gebruiken om de resultaten te sorteren.

 

[krullenbol]

Ik ken toevallig Filemaker erg goed, en Access in het geheel niet.
Het handige in Filemaker is dat je velden die je leeg laat in zo'n zoekopdracht niet worden meegenomen in de zoekopdracht.
Wat doet Access als je diverse velden hebt gesleept in de genoemde query maar enkele leeg laat?

 

[OctaFish]

Normaal gesproken beantwoorden we in een forum vragen die door TS zijn gesteld; de antwoorden zijn dus bedoeld ter beantwoording van die vraag. Aanvullende vragen van TS zijn daarbij logisch, maar vragen van andere helpers die daar niets mee te maken hebben eigenlijk niet. Al was het maar om het hele draadje zuiver op de graat te houden. Meestal zeg ik dan ook tegen de andere gebruiker(s) om een eigen vraag te maken.
Maar goed, voor deze keer kan ik daar wel vanaf wijken . Het antwoord is namelijk simpel: niets. Je sleept namelijk alleen velden in het raster waarop je wilt zoeken/filteren. Andere velden mag je er best bij zetten, maar die doen niks als je geen criterium invult. Dus het is een zinloze actie.

 

[krullenbol]

Dit was niet bedoeld als een nieuwe vraag van mij, meer een uitleg hoe het bij Filemaker werkt.
En jouw antwoord zal TS wellicht kunnen helpen, iedereen weer blij…

 

[Korstjens]

Alvast bedankt voor de suggesties. Ik ga de komende dagen aan de gang om te kijken of het me gaat lukken.

 

[OctaFish]

En jouw antwoord zal TS wellicht kunnen helpen, iedereen weer blij…

Snap je wel waarom TS naar Access over wil stappen? En dat hij heel goed weet hoe het in FileMaker werkt? En dat dat het probleem dus niet is?

 

[NoellaG]

Je kan de Filter By Form optie gebruiken

 

[OctaFish]

Wellicht lijkt dit zelfs nog wat meer of FileMaker . Neemt niet weg dat ik bij mijn stelling blijf dat je gebruikers uit een tabel moet houden. En dat je je dus niet druk zou moeten maken over zoeken in een tabel. Steek liever tijd in het maken van goede formulieren.

 

[NoellaG]

Hey, dit ís een formulier

 

[OctaFish]

Ik heb het ook niet over jou, maar over TS die in tabellen wil zoeken. En kunnen we de opmerkingen on topic houden?

 

[NoellaG]

TS die in tabellen wil zoeken.

Ik heb nergens gelezen dat de vraagsteller in de tabellen wil gaan zoeken. Ook in Filemaker apps worden formulieren gebruikt. En als je in access met de rechtermuisknop in een formulierveld klikt dan krijg je alleen de zoekopties op dat ene veld. De "Filter By Form" optie leunt volgens mij het dichtste aan bij de Filemaker zoekmogelijkheden.

 

[OctaFish]

nee?

Ik lees op internet wel iets over een "zoekformulier" voor Access maar dat is volgens mij toch écht een andere optie dan ik die in FileMaker heb met een "blanco formulier pagina".

Lees je anders als ik. Maar goed, ik hou me aan wat TS zegt. Andere meningen doen mij niet zoveel.

 

[OctaFish]

Veel werk want de afbeeldingen kunnen bijvoorbeeld niet (een op een) over gezet worden met behulp van Excel.

Dit snap ik eerlijk gezegd niet; waarom zou je daar Excel tussen hangen? Als je een FileMaker niet kan exporteren naar een format dat Access kan inlezen (althans: niet wat je afbeeldingen betreft) dan hoop ik voor je dat je nog wat kan programmeren in FileMaker (zowel het programma als jij ) en daarmee een procedure kan maken die alle afbeeldingen uit de tabel(len) kan halen en opslaan (Access kan dat wél). Die kan je dan weer geautomatiseerd koppelen (ik zou ze echt niet in de database opslaan) aan een tekstveld in de tabel. Kan niet moeilijk zijn. Dus: waarom Excel?