Tekst bijvoegen in een notities vak

[Mayel]

Ik heb een Access bestand gemaakt met de gegevens van alle klanten die ik bezoek. Ik moet wekelijks een rapport schrijven met de afgelegde bezoeken van die week en tot nu toe deed ik dat in WORD waarna ik het stukje tekst van een bepaalde klant knipte en op het juiste Access-formulier in het notitie vak bijvoegde.

Ik zou nu graag het volgende willen: Het zou mooi zijn als de laatste toegevoegde notitie in een apart vakje zou kunnen staan. Zodra ik volgend jaar weer iets wil toevoegen zou de oudere nota vanzelf naar het vak oudere notities moeten springen zodra het vak laatste notitie wordt bijgevuld.

Dat zou handig zijn omdat ik op termijn omgekeerd wil gaan werken. Ik wil mijn verslag uit het formulier kunnen halen en dan steeds alleen maar de laatste notitie kunnen weergeven in het rapport.

 

[Bakk4318]

Je zou kunnen werken met 2 tabellen. Een tabel met de klantgegevens en een tabel met de bezoekgegevens je legt een relatie tussen de tabellen en je kunt dan per klant een bezoekhistorie aanleggen. Hoe is in jouw database de tabelstructuur opgebouwd?

 

[Mayel]

Het overzicht van mijn volledige database ziet er als volgt uit:



In de basistabel staan alle persoonsgebonden gegevens en ook de notities en de lijsten met postcodes en spreekuren en labo's zijn keuzelijsten om uit te kunnen kiezen bij het invullen van een record.

De formulieren die ik gemaakt heb zijn zo:


Oei, ik hoop dat het invoegen van de afbeeldingen is gelukt, ik ben nieuw op het forum en heb dat nog nooit geprobeerd, als het niet goed is probeer ik vanavond opnieuw.

Bedoel je met jouw voorstel "Klantgeschiedenis" dat elk verslagje in een apart stukje van het record komt of hoe moet ik me dat voorstellen. (Ook Access is nog vrij nieuw voor mij)

Mayel

 

[Mayel]

Nog eens de eerste afbeelding opnieuw proberen:

Overzicht bestand:

 

[OctaFish]

Heb je nog nagedacht over de suggestie van Bak? Want het is op zich technisch wel mogelijk om tekst uit een memoveld over te halen naar een ander memoveld, en een deel weer terug te zetten naar het eerste memoveld, maar je wilt waarschijnlijk niet weten wat je je daarmee voor werk op de hals haalt....
Door Memoregels in een aparte tabel op te nemen, kun je bijvoorbeeld met een query alle memovelden - het laatste memoveld in veld 1 zetten, en het laatste memoveld in het andere vak. Kost (veel) minder moeite om te maken...

 

[Mayel]

Het wordt me wat helderder.

Dank je alvast voor het denken, ik begin nu pas helder te zien dat ik het waarschijnlijk wat te ver zocht.
Jullie gemakkelijkste suggestie zou volstaan.

Ik vat het samen:
Ik maak twee aparte tabellen, één met het laatste verslag en één met alle voorgaande verslagen per klant.
Vóór ik een nieuw verslag in de eerste tabel tik doe ik iets (maar wat precies weet ik niet) zodat de inhoud van het memoveld in de eerste tabel wordt toegevoegd aan de oudere memo's in de tweede tabel, zonder dat de oudere verslagen worden gewist. Het memoveld in de tweede tabel wordt dus steeds langer en dat veld kan ik op mijn formulier zichtbaar maken.

Later, als ik Access wat meer onder de knie heb kan ik dan een rapport maken waarin ik alleen de memo's van het memoveld in de eerste tabel laat zien.

Als dit zou lukken zou ik blij zijn !!!

De tabellen aanmaken en koppelen dat lukt me wel, alleen het overbrengen van de tekst van de ene tabel naar de andere, zonder de rest van het memoveld te verwijderen is me nog een raadsel.

 

[OctaFish]

Ik zou het toch anders doen, want volgens mij heb je maar één tabel met Memoverslagen nodig. Je kunt namelijk, zoals ik al aangaf, met behulp van een query (eigenlijk twee queries) een veld maken dat alle voorgaande bezoeken samenvoegt minus de laatste, en een query die alleen het laatste bezoek pakt. Deze twee queries laat je op het formulier zien in aparte tekstvakken.
Als je nu een nieuwe memo toevoegt aan de tabel, ik stel me voor dat je daarvoor een apart formulier gebruikt, dat je koppelt aan je hoofdformulier, dan kun je daarna via de optie <Verversen> de twee queries nog een keer laten draaien, waarbij de laatste nu de voorlaatste is geworden, en dus automatisch in de eerste query staat. De verse tekst is nu de laatste, en die staat dus in het daarvoor bestemde vak.
Met deze constructie is het tweede deel van je vraag ook (weliswaar iets minder simpel) op te lossen, want door de aparte tabel kun je altijd een selectie maken van teksten die eerder zijn opgeslagen. Bijvoorbeeld met een keuzelijst met datumselectie, en misschien steekwoorden?
Door dan een bestaand record te kiezen, wordt dat in het aparte tekstvak gezet, en de laatste bijvoorbeeld bij de overigen. Door weer voor de laatst toegevoegde te kiezen, heb je weer je beginsituatie terug.
Maar dat is maar mijn oplossing....

 

[Mayel]

Ik zou het toch anders doen, want volgens mij heb je maar één tabel met Memoverslagen nodig. Je kunt namelijk, zoals ik al aangaf, met behulp van een query (eigenlijk twee queries) een veld maken dat alle voorgaande bezoeken samenvoegt minus de laatste, en een query die alleen het laatste bezoek pakt. Deze twee queries laat je op het formulier zien in aparte tekstvakken.
Als je nu een nieuwe memo toevoegt aan de tabel, ik stel me voor dat je daarvoor een apart formulier gebruikt, dat je koppelt aan je hoofdformulier, dan kun je daarna via de optie <Verversen> de twee queries nog een keer laten draaien, waarbij de laatste nu de voorlaatste is geworden, en dus automatisch in de eerste query staat. De verse tekst is nu de laatste, en die staat dus in het daarvoor bestemde vak.
Met deze constructie is het tweede deel van je vraag ook (weliswaar iets minder simpel) op te lossen, want door de aparte tabel kun je altijd een selectie maken van teksten die eerder zijn opgeslagen. Bijvoorbeeld met een keuzelijst met datumselectie, en misschien steekwoorden?
Door dan een bestaand record te kiezen, wordt dat in het aparte tekstvak gezet, en de laatste bijvoorbeeld bij de overigen. Door weer voor de laatst toegevoegde te kiezen, heb je weer je beginsituatie terug.
Maar dat is maar mijn oplossing....

Hier ga ik eens een nachtje over slapen. Morgen vraag ik verder.
Alvast bedankt voor de tijd.
mayel

 

[Bakk4318]

Klein voorbeeldje gemaakt om je een idee te geven. Met deze opzet hoef je niet te knippen en plakken. Alleen maar invullen.

 

[Mayel]

Klein voorbeeldje gemaakt om je een idee te geven. Met deze opzet hoef je niet te knippen en plakken. Alleen maar invullen.

Dat ziet er anders uit dan ik gewoon ben maar ik ga morgen eens bekijken hoe ik dat kan samenstellen voor mijn gegevens.

Ik was net voor jouw mail aan het zoeken hoe ik twee memovelden kan samenvoegen tot één memoveld. Met twee tekstvelden ging het prima met
Expr1: ([Voornaam])+" "+([Achternaam])

maar dat lukt niet wanneer ik tussen de haken de twee namen van de memovelden geef.
Misschien heb ik het nu wel niet meer nodig met jouw oplossing.

Al bedankt voor de moeite!

 

[OctaFish]

Bak's oplossing is eigenlijk een heel basic standaardoplossing, die meestal wel zal voldoen. Bij grotere lijsten zal het subformulier wat minder overzichtelijk worden. Je kunt wel een oneindig (voor zover Access het toelaat natuurlijk) aantal memovelden toevoegen.
Omdat ik je vraag wel intrigerend vind, ben ik wel bezig om een oplossing te bouwen die wèl doet wat je zou willen: alle opmerkingen netjes in één veld weergeven, met een scroll optie, en een keuzelijst om snel te switchen en een oude opmerking in het actieve venster te zetten.
(Je moet toch wat op een regenachtige dag...)

 

[Bakk4318]

Er zijn natuurlijke ook nog wat simpele oplossingen om de zaak overzichtelijk te houden. Bijvoorbeeld met een verwijder knop de niet meer relevante memo's kan verwijderen. Of met selectievakjes gaan filteren. Belangrijk is dat je met oplossingen werkt die je zelf begrijpt en kunt overzien.

 

[Mayel]

Bak's oplossing is eigenlijk een heel basic standaardoplossing, die meestal wel zal voldoen. Bij grotere lijsten zal het subformulier wat minder overzichtelijk worden. Je kunt wel een oneindig (voor zover Access het toelaat natuurlijk) aantal memovelden toevoegen.
Omdat ik je vraag wel intrigerend vind, ben ik wel bezig om een oplossing te bouwen die wèl doet wat je zou willen: alle opmerkingen netjes in één veld weergeven, met een scroll optie, en een keuzelijst om snel te switchen en een oude opmerking in het actieve venster te zetten.
(Je moet toch wat op een regenachtige dag...)

De bedenking dat er wel heel veel memoveldjes kunnen ontstaan had ik me ook al gemaakt. Er zijn in de tien jaar dat ik dit werk doe mensen die ik al meer dan 25 maal heb bezocht. Als je dan in 25 kleine memoveldjes moet scrollen om iets op te zoeken dan ben je ook wel even bezig.
Mij lijkt het nog steeds het meest overzichtelijk om alleen het laatste bezoek in een apart memoveld te zetten en alle voorgaande in een ander. Ik weet wel niet hoe ik het ene memoveld aan een ander moet toevoegen zonder knippen en plakken.
Ik heb er vanacht van wakker gelegen, ik vraag me af hoe al die andere klantenbezoekers hun bezoekrapporten overzichtelijk bijhouden. Als we iets kunnen maken wat goed werkt is daar zelfs een markt voor!

 

[OctaFish]

Dan ga ik vol door, en zal morgen wel iets posten waar je mee kunt werken. Op zich heb ik het formulier al werkend, dus ik kan een lijst met memo's in één tekstveld zetten minus de laatste. Ziet er nog sjeik uit ook! Zie afbeeldig...
Wat ik nog moet bewerkstelligen is dat je de tekst in het actieve veld kunt bewerken en opslaan, en vorige memo's kunt terughalen naar het actieve veld. Maar die oplossing is niet overdreven lastig, dus daar kom ik wel uit.
Wordt morgen vervolgd!

 

[Mayel]

Dan ga ik vol door, en zal morgen wel iets posten waar je mee kunt werken. Op zich heb ik het formulier al werkend, dus ik kan een lijst met memo's in één tekstveld zetten minus de laatste. Ziet er nog sjeik uit ook! Zie afbeeldig...
Wat ik nog moet bewerkstelligen is dat je de tekst in het actieve veld kunt bewerken en opslaan, en vorige memo's kunt terughalen naar het actieve veld. Maar die oplossing is niet overdreven lastig, dus daar kom ik wel uit.
Wordt morgen vervolgd!

Dat ziet er inderdaad uit zoals ik bedoel!

Ik weet niet of jij misschien hetzelfde bedoelt met "memo's" terughalen naar het actieve veld maar ik zeg nog even kort wat ik nodig heb:

De laatste memo moet ik kunnen ophalen in een Word-bestand of een rapport, zodat ik dat in mijn weekverslagen gewoon kan ophalen en niet moet knippen en plakken.
De laatste memo zou ook vanzelf aan de oudere memo's moeten toegevoegd worden zodra ik een nieuwe "laatste memo" toevoeg of wil gaan toevoegen.
Dat ik daarvoor dan ergens op zou moeten klikken of zo iets vind ik niet erg, maar knippen en plakken is me te omslachtig (dat doe ik al 12 jaar en dat ben ik ondertussen grondig beu).
Oudere memo's terughalen heb ik eigenlijk nooit nodig, die wil ik alleen kunnen lezen, dat is voldoende.

Al erg bedankt door je hulp, het is de eerste keer in mijn leven dat ik hulp inroep op een forum en ik had echt geen idee dat dat ook echt iets zou kunnen opleveren.

 

[OctaFish]

Nou wordt het toch weer ingewikkeld gemaakt..... wat wordt precies bedoeld met "ophalen in een Word-bestand" ? Hoe moet ik mij dat voorstellen?
Je kunt weliswaar gegevens uit een Word-document overhalen naar andere programma's, maar daarvoor moeten die gegevens wel aan een aantal voorwaarden voldoen. Ik begrijp, dat u af wilt van het selecteren van de tekst in Word. Dat houdt automatisch in, dat de te kopieren tekst op een vast terug te vinden plaats staat, bijvoorbeeld in een tekstvak in een formulier, of in een op te vragen Bladwijzer. Je kunt namelijk niet zomaar een willekeurig stuk tekst opvragen. Uiteraard is de complete tekst van een document wel opvraagbaar, maar dan stuit je op mogelijke problemen, zoals Alineamarkeringen (harde enters voor de leek...) en andere opmaakellende die je niet over kunt halen naar Access. En dan heb je ook nog te maken (waarschijnlijk) met verschillende bestandslocaties en namen...
Naast Word-documenten noemt u ook nog Rapporten; wat moet ik mij daar bij voorstellen?

Om de probleemstelling helemaal helder te krijgen: over welke Office versie hebben we het hier? Want, al ben ik absoluut geen voorstander van de laatste boreling van Microsof, de nieuwste versie 2007 ondersteunt in tekstvakken veel meer opmaakmogelijkheden dan de ouderer versie, en zou dus prima geschikt kunnen zijn om het hele proces van A-Z af te werken: om te beginnen natuurlijk de gegevensopslag. Daarnaast dus het invoeren- en bewerken van de teksten. En als laatste, en waarschijnlijk in uw geval niet de onbelangrijkste, het afdrukken van prima uitziende rapporten, waar u, mits eenmaal goed aangemaakt, geen omkijken meer naar heeft.
Als ik het zo hoor, zou het hele proces dus prima vanuit Access geregeld kunnen worden, zonder moeilijke constructies met andere pakketten.

Overigens hier nog wat plaatjes van de huidige stand van zaken:
Zoals u ziet, is het al mogelijk om een bestaande memo te bewerken in een ander venster, en op te slaan. Omdat er van aparte records gebruikt wordt gemaakt, zal automatisch het laatste memoveld in het aparte venster verschijnen. Bij toevoegen van een nieuw record 'schuift' de rest dus a.h.w. op, waarbij de vorige laatste memo naar de 'collectieve bak' gaat, en de nieuwe in het aparte venster komt te staan. Tot de volgende wordt toegevoegd.
Met de keuzelijst kan dan een bepaalde memo even 'apart' worden gezet, om t bewerken of te bekijken.

 

[Bakk4318]

Ziet er goed uit OctaFish. Hele mooie oplossing. Ben benieuwd waar dit voor de vragensteller, als mijn basicoplossing al nieuw is voor hem. Mocht hij voor jouw mooie oplossing kiezen, dan hoop ik dat hij helemaal gaat begrijpen hoe het werkt. Anders kan hij in de toekomst met onderhoud wel eens in de problemen komen.

 

[OctaFish]

Dank voor het compliment! Ik wacht nog even op verdere terugkoppeling van Mayel, omdat ik nog niet helemaal zie hoe je eenvoudig zonder knippen en plakken tekst kunt overhalen van Word naar Access. Als iemand daar een goed idee voor heeft, dan graag!
Overigens heeft Microsoft zelf een vrij leuke CRM oplossing gemaakt in een Access database, die volgens mij al een heel eind doet wat Mayel zou willen: de link staat hier:
Want de oorspronkelijke vraag is eigenlijk al min of meer beantwoord door Bakk... Door een aparte tabel te gebruiken kun je, zoals ik heb laten zien, de laatste opmerking apart tonen op het formulier, en ook relatief simpel opvragen in een rapport. Het probleem is nu verschoven naar iets heel anders... (niet dat ik dat erg vind )

 

[Mayel]

Dank voor het compliment! Ik wacht nog even op verdere terugkoppeling van Mayel, omdat ik nog niet helemaal zie hoe je eenvoudig zonder knippen en plakken tekst kunt overhalen van Word naar Access. Als iemand daar een goed idee voor heeft, dan graag!
Overigens heeft Microsoft zelf een vrij leuke CRM oplossing gemaakt in een Access database, die volgens mij al een heel eind doet wat Mayel zou willen: de link staat hier:
Want de oorspronkelijke vraag is eigenlijk al min of meer beantwoord door Bakk... Door een aparte tabel te gebruiken kun je, zoals ik heb laten zien, de laatste opmerking apart tonen op het formulier, en ook relatief simpel opvragen in een rapport. Het probleem is nu verschoven naar iets heel anders... (niet dat ik dat erg vind )

Dit is precies wat ik bedoelde, zelfs nog iets beter!
Mijn excuses voor de verwarring over wat ik precies nodig heb, ik denk dat het komt omdat ik nog maar een week of twee met Access werk en daardoor misschien niet altijd de juiste termen gebruik. Het maakt niet uit hoe ik elke week een rapport maak, als dat allemaal in Acces kan is dat ook prima.
De verslagen die ik tot nu toe in Word maakte zien er zo uit:
_________________________________________________________--
Weekrapporten

Van 21 tot 25 september

aaaaaa, Lommel
Heeft nog geen contact opgenomen met het labo. Er was het één en ander veranderd in zijn werksituatie maar hij beloofde om mij of het labo deze week te bellen.
Ik ga hem niet pushen, ik heb het gevoel dat dat eerder negatief zou werken.
Ik bel volgende week terug als ik niets heb gehoord.

ggggg, Lommel
Werkt sinds half september in de praktijk van dr. lllllll. Een nieuwe potentiële klant met een beetje geluk.

jjjjj, Aarschot
Werkt met Somedy. Heeft me een jaar of zes geleden gezegd dat hij zo langzamerhand aan het uitbollen ging. Ik ben eens langsgelopen om te kijken wie er ondertussen in de praktijk zit. Dr. ppppppp was nog steeds aan het werk en had er minder dan ooit zin in om te stoppen. Hij had het over Dr. mmmmm. Volgens hem ging ze het niet lang volhouden om in Nederland te blijven werken. Een praktijk zo ver van huis leek hem voor een moeder met kinderen erg belastend.
Dr. sssss blijft voor zijn laatste praktijkjaren trouw aan zijn eigen n labo.

ppppppp, Aarschot
Jonge arts die zijn Hibo-stage in Webbekom heeft gedaan. Hij heeft daar nog steeds een aantal spreekuren.
Afspraak gemaakt om ons labo voor te stellen.

mmmmm, Diest
Het was nu veel te druk om me te ontvangen. Dr. iiiiiii wilde zelfs liever geen afspraak vastleggen voor de komende maanden. Ik moest hem nog maar eens terugbellen.

Enz.




Te bezoeken in september


Hhhhh, Lommel
Jjjjj, Maastricht
KKKKK, Heers,
Hhhhh, Neerpelt
Enz.


Vastgelegde afspraken:


Oktober 2009

Aarschot jjjjj 5 oktober 10.45
Stein ppppp 6 oktober 13.30
Meerssen kkkkk 8 oktober 12.30
Neerpelt fffff 12 oktober 12.15

December 2009

Lommel tttt 11 december 14.00
Lommel llllll 11 december 14.45


enzovoort
___________________________________________________________________-

De afspraken staan nog in Outlook, maar die zet ik nog in Acces en koppel ze dan aan de Outlook-agenda.

Tot voor kort had ik alle klantgegevens in Outlook staan, mijn verslagen maakte ik in Word en de bezoekuren, met nog eens de adresgegevens stonden in een Excel-bestand om éénmaal per jaar af te drukken en mee te nemen op de baan.
Omdat niets aan elkaar gekoppeld was had ik erg veel overbodig werk en kostte het veel moeite om de gegevens overal gelijk te houden. Ik heb nooit gewerkt met Acces maar heb de afgelopen twee weken erg veel bijgeleerd. Ik werk nog met Office 2003.

 

[OctaFish]

Kun je iets met de CRM db van Microsoft, of heb je die nog niet bekeken?
Anders ben ik het wiel opnieuw aan het uitvinden, en hoewel het concept zeker voor verbetering vatbaar is, heeft dat bij mij niet zo'n hoge prioriteit