Database juiste programma om taken te structureren ?

[leslie9]

Hallo,

Ik wil om mijn taken op het werk beter te structureren een database aanleggen. Ik wil graag weten of het mogelijk is wat ik van plan ben, of dat ik hiervoor een ander programma moet gebruiken.

Ik heb inmiddels een soort van startpagina/dashboard aangemaakt middels Access. (zie printscreen onderaan bericht, klikken voor vergroten)
Achter de namen van de collega's heb ik 3 buttons geplaatst die moeten gaan verwijzen naar de persoonlijke bladen/formulieren hier wil ik dus informatie in op kunnen slaan, ophalen, bewerken. Deze informatie wil ik via Excel (vooral percentages e.d) en Word ( veel documenten) gaan in/toevoegen. Het gaat mij dus niet zozeer om "echt" database (adressen/stock) data in te voeren.

mvg,

Leslie

 

[wampier]

In principe niets mis mee. Maar voor statische tabellen is excel alleen net zo effectief. Het is de presentatie laag die access eventueel aantrekkelijker maakt, maar qua opslag van de data is er geen voordeel van access boven op excel

 

[leslie9]

Het is de presentatie laag die access eventueel aantrekkelijker maakt,

Wampier,

Bedoel je daarmee dat het met Excel makkelijker te maken is? Ik heb al enige ervaring met Excel, maar niet met Access, Dus vandaar deze vraag.

Leslie

 

[wampier]

Het ligt eraan wat je aantrekkelijk vind aan access. opslaan van de gegevens zelf is net zo makkelijk in excel. Het voordeel dat access biedt is het gebruik van formuleren, data presentatie, e.d. Het gaat dus meer om functioneel dan data opslag

 

[perpon]

Access lijkt mij een prima programma om taken te structureren. Je moet wel alleen een formulier ontwerpen waar die taken op een aardige wijze logsich worden weergegeven.
Tevens is beginnen met Acces wel gelijk de start van een verslavend puzzel programma. ;-)
Hieronder een plaatje van de planner een programma in Access 2010

jan

 

[leslie9]

ik heb besloten om toch met access door te gaan. Ondanks enkele online tutorials etc is het mij nog niet gelukt om mbv een button, direct vanaf mijn gemaakte formulier, een word docu. aan te maken of naar een bestaande word of excel sjabloon door te springen.
Ben hier de hele middag/avond mee aan het stoeien, maar ik kom niet echt verder. Kunnen jullie hier mij mee op weg helpen?

mvg,

Leslie

 

[OctaFish]

Wat bedoel je met 'word document aanmaken'?

 

[leslie9]

ik heb net een aantal sjablonen binnen gehaald en als ik de benamingen aanpas, kan ik deze volgens mij prima gebruiken voor het doeleinde die ik voor ogen heb. Hoe kan ik deze op de eenvoudigste manier toewijzen aan een knop in mijn gemaakte formulier. Als ik de sjablonen importeer, daarna toewijs aan een knop in de ontwerp weergave, deze als formulierbewerking instel, krijg ik de foutmelding dat de recordbron die is opgegeven niet bestaat. wat doe ik hierin fout, of is dit op deze manier helemaal niet mogelijk?

mvg,

Leslie

 

[OctaFish]

Let eerst eens uit wat de bedoeling is, want dat snap ik nog steeds niet. Sjablonen 'binnen halen' en importeren is grieks voor mij...

 

[leslie9]

Octafish,

Zoals ik boven beschreven heb wil ik een database aanmaken om mijn werk beter te structureren. Ik heb een formulier gemaakt met een aantal knoppen achter de namen van collega's. Die knoppen wil naar andere formulieren laten verwijzen, zodat ik mijn observaties en verdere gegevens over hen daarin in kan vullen. Nu houd ik dat allemaal op papier in mappen bij.
Het was mijn bedoeling om deze formulieren zelf te ontwerpen, maar kwam er achter dat je ook sjablonen of templates kan downloiaden vanaf de ms office website. Die al complete formulieren/tabellen zijn met wat tekstuele aanpassingen prima door mij te gebruiken voor mijn doeleinden.
Nu is mijn vraag dus, hoe kan ik deze formulieren aan de knoppen op mijn eigen gemaakte formulier toewijzen, zodat deze geopend worden en ik mijn gegevens hiein kan verwerken.

Mvg,

Leslie

 

[gast0224]

Nu is mijn vraag dus, hoe kan ik deze formulieren aan de knoppen op mijn eigen gemaakte formulier toewijzen, zodat deze geopend worden en ik mijn gegevens hiein kan verwerken.

Mvg,

Leslie

Je kunt die knoppen toch aanmaken met de wizard, dan hoef je alleeen maar de instructies van de wizard te volgen. Als je een knop plaatst op het formulier (ontwerpweergave), dan wordt de wizard geopend. Volg daarna de instructies van de wizard.

 

[OctaFish]

Het is nu iets duidelijker; je aanpak is echter niet helemaal geweldig, want ik vermoed dat je allemaal dezelfde formulieren wilt gaan maken voor de verschillende personen, en dat is niet de juiste aanpak. Je hebt in beginsel aan één formulier per type genoeg, waarbij je de gegevens dan filtert op de juiste persoon. Dat kun je bijvoorbeeld doen door een inlogscherm te gebruiken, waarbij elke medewerker inlogt en vervolgens zijn eigen data te zien krijgt. Of, als je als administrator gegevens van één persoon wilt zien/bewerken, kun je een formulier maken waarbij je de records filtert m.b.v. keuzelijsten. Wat je in ieder geval niet moet doen, is voor iedereen een eigen formulier maken, want dat is niet of nauwelijks te beheren; bij elke nieuwe medewerker moet je weer formulieren gaan maken bijvoorbeeld. Hou het simpel, en gebruik filters op formulieren om mensen de juiste gegevens voor te schotelen.
Of je daarvoor sjablonen gebruikt die je download van Microsoft, of met wizards eigen formulieren maakt, is een keuze die je uiteraard zelf moet maken. Je kunt eens kijken of je genoeg hebt aan formulieren die je met de wizard maakt. Sjablonen zelf bewerken, vereist enig inizcht van de opbouw van de formulieren. Vaak zitten er macro's / VBA procedures in die niet meer werken als je er teveel aan verbouwt. Die moet je dan ook kunnen aanpassen.

 

[leslie9]

gast0224,
dat klopt ook, maar dit werkt niet als ik een sjabloon/template importeer, dan krijg ik een foutmelding.

Octafish,

Het gaat om 12 personen en de enige die de gegevens beheert ben ikzelf, ik voer ze in en bewerk ze als dat nodig is.
En ja ik was van plan om voor ieder persoon een eigen formulier te maken, maar dat gaat dus niet goed komen begrijp ik!
Kan je mij wel uitleggen hoe ik dan diverse sjablonen kan toewijzen aan iemand zijn naam in een eigen ontworpen formulier, want dit lukt mij nog steeds niet.

mvg,

Leslie

 

[OctaFish]

Dat is inderdaad geen goed plan, want je haalt jezelf 12 keer zoveel werk op de hals als je iets wilt aanpassen in een formulier, om maar eens wat te noemen! Een nieuw formulier maken werkt uiteraard alleen als de sjablonen in de db zitten, en bij een import is dat niet het geval. De vraag is ook of je dat wel nodig hebt, want als je het netjes doet, heb je van elk formulier maar één exemplaar, dus wat moet je dan nog met een sjabloonknop om er nog één te maken? In het ergste geval (je hebt er nog een nodig) maak je een kopie van een formulier, dan heb je er ook twee.

an je mij wel uitleggen hoe ik dan diverse sjablonen kan toewijzen aan iemand zijn naam in een eigen ontworpen formulier, want dit lukt mij nog steeds niet.

Die snap ik niet; ik zou één formulier gebruiken, en daarop m.b.v. een keuzelijst met invoervak een filter maken, zodat je de records ziet van de gekozen persoon. Lijkt mij een stuk sneller dan welke andere methode ook.

 

[wampier]

Een kleine bijdrage, omdat ik denk dat er een aantal dingen dicht bij elkaar liggen, maar mogelijk toch nog niet helemaal afgesteld zijn op elkaar.

Een zeer eenvoudig test-template voor opmerkingen met 3 tekstvakken:

<naam>
<datum>
<opmerkingen>
[save button]

Je maakt een formulier IN access met je template met daarin bovenstaande 3 vakken en de button. Elke opmerking vul je in op dat formulier en vervolgens druk je "save". De inhoud van de 3 vakken worden opgeslagen in de database. Vervolgens kun je de inhoud van je opmerkingen doorzoeken op datum, naam en inhoud. Daarvoor maak je eventueel een ander formulier.

Vervolgens, mocht je een opmerking willen printen kun je de inhoud van de 3 vakken in een word sjabloon stoppen. Eventueel kan ook een word sjabloon geïmporteerd worden om in de database te stoppen. Deze laatste twee stappen zijn echter extenties en zouden niet het basisonderdeel van je database behoren te zijn. Vandaar dat octafish ook opmerkt dat je slechts 1 formulier nodig hebt. Zolang bij het "naamvak" steeds een correcte naam wordt opgegeven kun je later alle opmerkingen bij een naam terughalen.

 

[leslie9]

Wampier,

bedankt voor je antwoord, dat ga ik vanavond zeker proberen!

mvg,

Leslie