Excelopzet voor verhuren materialen

[wernervanstrien]

Beste gene die het weten,

Ik wil een sheet maken waarin ik het verhuren van materiaal kan managen, zowel voorraad, prijs per periode, klantgegevens en facturatie.

Heeft iemand misschien een eerste opzet hiervoor of goeie tips?

Ik hoor graag. Dank bij voorbaat.

Groet,

Werner van Strien

 

[sylvester-ponte]

hallo Werner,
maak een lijst met materialen met daarin ook je voorraad en de prijs per periode. liefst met een uniek materiaal nr
maak ook een lijst met klant gegevens. liefst met een uniek klant nr
maak ook een lijst met factuur gegevens met een uniek factuur nr. en bepaal of je elke factuur in 1 regel wil opslaan of in meerdere regels

bedenk ook eens hoe het invulblad er uit gaat zien.

 

[wernervanstrien]

Beste Sylvester,

Wat bedoel je precies met het opslaan in 1 of meerdere regeles?

Is het mogelijk om het factuurnummer op te laten lopen, zonder dat ik daar zelf steeds 1 bij op moet tellen?

Groet,

Werner van Strien

 

[sylvester-ponte]

Werner, een regel (rij) in een excel blad bevat vele duizenden cellen en daar kun je gemakkelijk de gegevens van een hele factuur in kwijt.
maar, voor het overzicht kun je een factuur over meerdere rijen opslaan.

stuur eens een klein voorbeeld excel bestandje met wat je wil.
dus maak een sheet met materialen en hun unieke nummers en de voorraad enz enz.
idem een balt met wat je van een klant wil opslaan.
en wat je van elke factuur wilt opslaan.

maak ook een sheet met of een form met hoe je alles wil invoeren enz enz....

 

[wernervanstrien]

Ga ik doen. Fijn dat je meedenkt. Ik kom er zsm op terug! Fijne avond!

 

[wernervanstrien]

Vervolg

Beste Sylvester-Ponte,

Aub kijk even naar de bijlagen. Er zit een voorbeeldfactuur bij van Boels waarvan de meeste velden toch wel terug moeten komen op de factuur die gemaakt gaat worden.

De Excelsheet die ik bij heb gevoegd, daar had ik al een begin gemaakt met het één en ander. Zo heb je in de tab Factuur al een stukje gegevensvalidatie en vertikaal zoeken om wat makkelijker de gegevens van een klant tevoorschijn te toveren. Is dit de handigste manier?

Ik heb daar ook al een begin gemaakt met de berekening van het aantal dagen, waar nog een berekening aan vast moet komen te zitten.

Bij klantgegevens zou ik graag een automatische klantnummer willen genereren bij het aanmaken van nieuwe klanten. Ik heb al een macro/knop toegevoegd waardoor ik steeds makkelijk een rij bovenin toe kan voegen.

Bij de productgegevens heb ik de gegevens tot nog toe duidelijk erin gezet. Hierin moet ik nog wat zaken aanvullen. Wat voorraad betreft is alles 1 per product. Er zijn wel dezelfde producten, maar met andere serienummers, dus kunnen er ook niet meer van op voorraad zijn. Is dit handig?

De prijzen per tijd zijn nog niet duidelijk. Het zal ongeveer zo een opzet zijn. Is dat dan de manier om die gegevens zo te verwerken en deze dan te vertalen naar de factuur?

Ik hoor graag van je. Dank dat je me verder opweg wil helpen!

Groet,

Werner

 

[tkint]

Beste,

Volgens mij ontbreekt nog een tabblad ontleningen want je moet kunnen bijhouden aan wie welk product verhuurd wordt. En wordt er onmiddellijk een factuur bij het meenemen van het gereedschap opgemaakt? Eerst grondig de structuur vastleggen, de tabellen maken en als laatste de koppelingen tussen de diverse tabbaden.
Indien je een factuur wilt op basis van het voorbeeld (Boels) is jouw ontwerp nog niet af.

 

[sylvester-ponte]

wat tkint zegt klopt.
gaan de uitleen tijden (of dagen) toegevoegd worden aan de personen of de materialen of in een eigen uitleen_tijden sheet?
of een combinatie hier van.
bvb een uiteen_tijden sheet met terugkoppelingen naar de personen en de materialen.

 

[wernervanstrien]

Hallo,

De uitleentijden gaan toegevoegd worden aan de materialen. Uitleentijden worden: een halve dag / hele dag / week / maand, met daaraan dan een x-bedrag per stuk materiaal.

In eerste instantie zal er een afhaalbon gemaakt moeten worden met de begindatum en begintijd, met dezelfde opzet als de factuur, maar nog niet met definitieve bedragen. Dan moet de factuur makkelijk gegenereert kunnen worden pas bij inlevering van de materialen op basis van het invullen van de inlevertijd.

Wat heb ik er voor nodig precies? Ik heb er best geld voor over om jullie de eerste opzet te laten maken.

Ik hoor graag!

Werner

 

[tkint]

Beste,

Het is mij in eerste instantie niet om een vergoeding te doen. De bedoeling van dit forum is mensen helpen maar aan jouw project is misschien meer werk aan dan eerst gedacht. En indien de exceltoepassing voor commerciële doeleinden bestemd is, ben ik wel de pineut.
Ik wacht de reactie van Sylvester af.

 

[wernervanstrien]

Sylvester,

Wat bedoel je precies met de pineut? :-/ Ik hoor graag.

Werner

 

[tkint]

Beste,

Daarmee bedoel ik dat je wanneer je vaststelt dat iemand je "voor zijn kar spant" en achteraf laat uitschijnen dat hij of zij de tool heeft uitgewerkt, je bedrogen voelt. Dat heb ik meermalen in mijn werksituatie meegemaakt en dat wil ik nu uitsluiten.

 

[sylvester-ponte]

Werner, ik vind het prima om jou te helpen.
met de nadruk op helpen.
samen en met de hulp van andere helpers zoals Tkint komen we een heel eind.

fijne feestdagen.

 

[tkint]

Beste,

Ik heb waarschijnlijk ooit een gelijkaardige tool gemaakt. Ik zoek het op en kijk waar er raakpunten zijn met jouw vraag. Ik denk bv. aan het starten van een uitleenprocedure door dubbel te klikken op de omschrijving van een machine. Door te klikken in meerdere dialoogvensters wordt een uitleenbon systematisch ingevuld. Stuur ik het opzetje door naar jouw mailadres (mocht ik het bestand terugvinden) of post ik het hier?

 

[wernervanstrien]

Kerstgedachte

Tkint en Sylvester,

Mooie kerstgedachte! Dank in ieder geval bij voorbaat.

Ik hoor graag Tkint of je dat tooltje hebt gevonden. Tot die tijd zou ik graag een voorzetje willen hebben met daarin de tips van jullie, is dat mogelijk?

Groet,

Werner

 

[tkint]

Beste,

Ik heb van een eerder gemaakte tool een subroutine aangepast. Zie bijlage.
Dubbelklikken in een rij van de productgegevens en de ontleenbon wordt ingevuld.
Dat is een aanzet hoe het verder kan uitgewerkt worden.

 

[Hans123]

Bij dit soort tools is het goed om eerst aan te geven wat je precies voor ogen hebt en met welke mogelijkheden er rekening gehouden dient te worden.
Bijvoorbeeld:

• wil je een uitleen historie bijhouden zodat je kan bijhouden wie wanneer welk apparaat heeft gehuurd (wellicht handig indien er schade wordt geconstateerd door een volgende huurder)
• Lijkt met dat je bij uitleen wilt kunnen zien of een apparaat niet al is verhuurd. Mogelijk wil je dan ook gelijk zien wanneer deze wordt terug verwacht.
• Wil je een zoekscherm/overzicht van alle uitgeleende apparatuur (per apparaat of per huurder of beide)
• Hoe herstel je foutieve invoer ?
• Hoe ga je met je factuur om indien er meerdere apparaten verhuurd worden die op verschillende dagen worden teruggebracht. (Niet mogelijk maken; deelfactuur?)
• Wil je het bestand beveiligd hebben en zo ja, wat mag wel en wat mag niet?
• Wil je achteraf alle facturen nog kunnen reproduceren of kan deze na uitprinten weg?

Zo zijn er nog wel wat zaken te bedenken waar je beter vooraf over na kan denken om te voorkomen dat je halverwege je opzet en dus je macro moet omgooien om iets mogelijk te maken.

 

[tkint]

Beste,

Bedankt voor de waardevolle input. Dit zijn inderdaad zaken waarop op voorhand moet nagedacht worden. Achteraf "de boel omgooien" is geen optie.

 

[tkint]

@Wernervanstrien,

Hans post :
Zo zijn er nog wel wat zaken te bedenken waar je beter vooraf over na kan denken om te voorkomen dat je halverwege je opzet en dus je macro moet omgooien om iets mogelijk te maken.

Ik ben het volledig met hem eens en een bepaald stramien (waarin een paar van zijn opmerkingen voorkomen) had ik al voorzien.
Je zal de structuur van de tool die je voor ogen hebt, gedetailleerd moeten uitwerken in de zin van wat wil ik als documenten en hoe wil ik werken (met dialoogvenster en keuzelijsten of zelf intypen) enz.

Ik stel voor dat we eens "live" overleggen tenzij je alles uitschrijft. Mijn voorkeur gaat uit naar hangout-gesprekken in gmail. (tkintdeclercq@gmail.com)

 

[wernervanstrien]

Bij dit soort tools is het goed om eerst aan te geven wat je precies voor ogen hebt en met welke mogelijkheden er rekening gehouden dient te worden.
Bijvoorbeeld:

• wil je een uitleen historie bijhouden zodat je kan bijhouden wie wanneer welk apparaat heeft gehuurd (wellicht handig indien er schade wordt geconstateerd door een volgende huurder)
• Lijkt met dat je bij uitleen wilt kunnen zien of een apparaat niet al is verhuurd. Mogelijk wil je dan ook gelijk zien wanneer deze wordt terug verwacht.
• Wil je een zoekscherm/overzicht van alle uitgeleende apparatuur (per apparaat of per huurder of beide)
• Hoe herstel je foutieve invoer ?
• Hoe ga je met je factuur om indien er meerdere apparaten verhuurd worden die op verschillende dagen worden teruggebracht. (Niet mogelijk maken; deelfactuur?)
• Wil je het bestand beveiligd hebben en zo ja, wat mag wel en wat mag niet?
• Wil je achteraf alle facturen nog kunnen reproduceren of kan deze na uitprinten weg?

Zo zijn er nog wel wat zaken te bedenken waar je beter vooraf over na kan denken om te voorkomen dat je halverwege je opzet en dus je macro moet omgooien om iets mogelijk te maken.

Beste Hans123,

Mee eens, waardevolle input.

Kleine situatieschets van de stand van zaken: de opdrachtgever neemt mogelijk de apparaten over van iemand die al de verhuur deed. Aangezien deze persoon veel buiten de boekhouding hielt en dus geen pakkende cijfers kon overhandigen, en de opdrachtgever hem op zijn blauwe ogen moest geloven dat er goed verdient werd, wat hij niet doet, gaat hij het eerst een jaar proberen, waaruit zal blijken of hij het ook echt overneemt.

Tot die tijd vraagt hij om een werkzame tool, niet te specialistisch, waarmee hij:

- klantgegevens kan invoeren die in de DB komen
- apparaatgegevens kan toevoegen (die zou ik ook nog voor hun uit handen kunnen nemen)
- een afhaalbon genereert
- weet wanneer een apparaat weg is en dus niet meer verhuurd kan worden
- automatisch de prijs berekend als een product wordt ingegeven met bijbehorende termijn
- een factuur wordt gevuld met een paar simpele klikken
- de factuur automatich wordt opgeslagen in een vaste map op jaar met een vaste syntax, bijvoorbeeld: {klantnaam + factuurnummer + datum}

Al jouw punten zouden er op termijn in moeten komen, maar door de situatie en door het feit ik heb beloofd in de eerste week van januari iets tastbaars te hebben, moeten er consessies gedaan worden. Ik kan iets neerzetten voor dit moment met mijn kennis, maar ben bang dat dat te foutgevoelig is dus wil het iets beter aankleden. Daar ontbreekt mijn kennis, omdat ik denk dat er ook wat VB bij komt kijken?!

Ik hoop echt dat jullie me opweg kunnen helpen!

Ik hoor graag,

Groet,

Werner van Strien