ingewikkelde query?

[Gerald Baalhuis]

Wij gebruiken Access als database om jaarlijks het 'personeel' voor onze oliebollenactie (25.000 oliebollen bakken in één dag) om alle plekken en functies beet te krijgen. De vrijwilligers, ouders en leden die zich hebben opgegeven krijgen van die opgave een schriftelijke (of e-mail) bevestiging.
Die bevestiging wordt nu per functie en ploeg uitgedraaid. Als je dus meerdere functies, verspreid over meerdere dagen gaat doen, krijg je dus meerdere bevestigingsbrieven.
Ook komt het voor dat meerdere personen, wonend op hetzelfde adres dus meerdere brieven krijgen.
Ik vroeg mij af of het mogelijk is een query te schrijven die eerst per adres, dan per persoon de functies in één brief aanmaakt ipv meerdere brieven voor meerdere personen.
Omdat het om persoonsgegevens gaat post ik liever geen voorbeeld, tenzij dit noodzakelijk is, maar dan moet ik ff aan de slag...

 

[Floor E]

Dit is is mogelijk, mits er een unieke sleutel is, de unieke sleutel zou kunnen zijn: postcode met huisnummer. Deze is uniek per huis maar kan voorkomen in meerdere bevestigingsbrieven. Dit is de sleutel waarop je wil gaan sturen (zoals ik het begrijp).

Vervolgens kun je een rapport maken met daarin een briefhoofd en dan groeperen op vrijwillger. De volgende groepering is de datum.

Je krijgt dan:
NAW gegevens
Fam. Janssen
straatlaan 1
1234AB Duckstad

Bericht:
Vrijwilliger Jan
01-01-2009 bakken bakken bakken
02-01-2009 oliebollen suikeren
03-01-2009 vet verversen

Vrijwilliger Truus
01-01-2009 verkoop
02-01-2009 servetten sorteren

Ik hoop dat ik je hiermee wat op weg heb geholpen. Begrijpelijk maar jammer dat er geen voorbeeld database is, dan kan er een zeer gericht antwoord of zelfs een voorbeeld worden gemaakt.

 

[Gerald Baalhuis]

Beste Floor,

Dit is wel een hele snelle reactie. Ik zal meteen even kijken of ik de database kan vullen met 'fake' personen. Wellicht kan jij je licht er eens over laten schijnen? Als eerste wilde ik nl. het aantal brieven verminderen, maar er zijn nog wel een aantal zaken die e.e.a. makkelijker zouden maken. Het is nu bijvoorbeeld (volgens mij) omslachtig om nieuwe medewerkers, die nog niet in de database staan, toe te voegen en een functie te geven. Je moet dan eerst in een scherm de NAW gegevens invoeren en vervolgens via het hoofdmenu de functie toekennen. Het toekennen van functies kan dan ook maar weer 'one at the time', dus als iemand meerdere functies heeft, moet je deze persoon telkens selecteren, een functie op een bepaalde dag geven in een bepaalde ploeg, opslaan en dan pas de volgende functie in de volgende ploeg toekennen.

Gerald

Floor, mijn bijlagen is groter dan toegestaan (in ge-rarde vorm) dus da's lastig bijvoegen. Een emailtje naar jouw adres misschien?

 

[Bakk4318]

Heb je je database voor het rarren gecomprimeerd? Comprimeren is:

Menu "Extra" ---> "Databasehulpprogramma's" ---> "Database comprimeren en herstellen..."

Nu rarren

Charles

 

[Gerald Baalhuis]

Ga ik ff proberen, bedankt voor de tip....
Helaas, nog steeds te groot...(348 kb)

 

[Floor E]

Heb je er soms afbeeldingen in staan? Deze vergroten de database ook flink.

 

[Gerald Baalhuis]

Floor,

Plaatje is eruit, maar de ge-rarde database is nog steeds groter dan de toegestane 100 kb (nl. 220 kb).

Gerald

 

[Gerald Baalhuis]

3rars 1, 2 en 3 van 3

heb de mbd nu gerard en gesplitst in files van max 100 kB.