MultiVers contactpersonen exporteren naar Excel

[Diviance]

Hallo iedereen,

Ik ben momenteel hard aan het werk om de contactpersonen van het programma MultiVers te exporteren naar Excel. Hiervoor gaat een eenvoudige methode aan vooraf, namelijk via Excel -> Data -> from other sources -> from Microsoft Query en dan de gegevens importeren naar Excel 2007. Het probleem zit 'm echter in de velden. Want voor het programma waar ik het Excel bestand wil naar toe wil importeren (ChannelMailer) moeten er met bepaalde velden gewerkt worden. Namelijk 'firstname' (voornaam) en 'lastname'.

Nu komt het probleem, want als ik bij Excel de gegevens exporteer staan zowel de voor- en achternaam in één kolom. En soms alleen de bedrijfsnaam. Ik moet dus de voor naam in de zelfgemaakte tabel 'firstname' zien te krijgen en de achternaam in 'lastname'.

Heeft iemand enig idee hoe dit snel kan? Het zijn meer dan drieduizend contacten, en om dit allemaal handmatig te doen ben je er wel erg lang aan bezig.

Alvast bedankt!

 

[Finch]

Om gegevens uit 1 kolom te scheiden naar meerdere kolommen is op deze site genoeg info te vinden. Gebruik hiervoor even de zoekmogelijkheden.

Maar volgens mij moet je je query ook zo kunnen definiëren dat hij die data rechtstreeks in de juist kolom zet. Ik ken MultiVers niet maar het zou me verwonderen dat die deze data ook in 1 veld opslaat ipv in meerdere velden. Zodoende moet het mogelijk zijn de gegevens bij import reeds te scheiden in de juiste kolom.

 

[Diviance]

Bedankt voor het snelle antwoord. Echter, ik werkt bijna nooit met Excel en/of kolommen en ga zo maar door, dus ik weet echt absoluut niks van dit onderwerp. Ik zal eens in de zoekfunctie kijken om kolommen te scheiden, maar ik weet niet hoe dit zit met MultiVers.

Waarom ik betwijfel waarom het kan, is omdat de voor- en achternaam soms in 1 hok staan, en soms staat er bij 'de heer....'. Maar soms staat er daar ook een bedrijfsnaam. Is het dan mogelijk dat Excel dit kan 'zien'?

 

[Timmiesch]

Kan je het bestand toevoegen of een voorbeelddeel ervan? dan wil ik je wel die formule geven, weet namelijk zelf nog niet welke ik moet gebruiken!

 

[Diviance]

Zie bijlage.

Ik weet dat bij firstname de namen een kolom hoger staan dan het moet, maar dit is bij het kopieren even fout gegaan. Het gaat er mij om dat je nu kunt zien dat bij 'lastname' zowel de voor- en achternaam staat en soms de naam van het bedrijf.

Ik wil nu graag dat de voornaam bij 'firstname' komt, en dat de achternaam gewoon bij 'lastname' kan blijven staan. De bedrijfsnaam kan van mij part weg.

 

[Timmiesch]

Ik denk dat je eerst handmatig moet sorteren op namen en bedrijfsnamen en de first en lastnamen kan je wel met een formule doen!

 

[Diviance]

Hoe bedoel je precies? Ik ben een behoorlijke leek op dit gebied. Kun je iets duidelijker zijn ?

 

[Timmiesch]

Kan je het bestand als .xls toevoegen, wil ik het wel voor je doen!

 

[Diviance]

Ik zou het graag willen doen, maar dat doe ik niet om de volgende redenen:

A: Het bestand is behoorlijk vertrouwelijk, er zitten mail adressen in van klanten. No offense verder, maar daar is het bestand te vertrouwelijk voor
B: Zo leer ik het zelf niet (a).

Zou je het misschien niet kort en bondig willen uitleggen?

 

[Timmiesch]

Oke begrijpelijk.

Korte uitleg

Om te sorteren in de kolom lastname moet je alle bedrijfsnamen eruit halen(die had je toch niet nodig zei je)
daarna kan je de volgende formule gerbuiken: zie voorbeeldbestand.

Hoop dat dit werkt en je ermee uitkomt

 

[Diviance]

Bedankt voor het bestandje, er is me een hoop duidelijk geworden!

Alleen zit ik nu met het volgende:

Als ik alle bedrijfsnamen eruit moet halen, haal ik bij sommige ook automatisch de namen weg. Want zoals ik al aangaf zitten bij sommige bedrijfsnamen ook de voor- en/of achternamen. Hoe kan ik dit het beste aanpakken?

Om een voorbeeld te geven:

Kolom: lastname

Piet Jansen JANSEN BV
De heer P. Jansen JANSEN BV
JANSEN BV
P. Jansen
Piet Jansen

Snap je?

 

[Timmiesch]

Lukt het splitsen van de naam met de befrijfsnaam door middel van een formule?
Anders zal dit handmatig moeten.. om hoeveel rijen gaat het die je door moet spitten?

 

[Diviance]

Nee, ik snap het momenteel even niet zo.

Welke code moet ik waar plakken dan?

Als ik

LINKS(A4;VIND.ALLES("*";SUBSTITUEREN(A4;" ";"*";LENGTE(A4)-LENGTE(SUBSTITUEREN(A4;" ";""))))-1)

Plak bij 'lastname' dan gebeurt er niks.

 

[Timmiesch]

Je plakt die formule in de cel naast de cel waar lastname staat
In die formule moet je A4 veranderen voor dat waar lastname in staat.

Bijvoorbeeld formule in B2 en naar beneden, in A2 en naar beneden staan de lastnames
En de formule moet je dan van A4 A2 maken

Begrijp je?

 

[Diviance]

Ik heb de formule in de titel naast lastnames gezet. Ik heb A4 veranderd in C1, want in C staat Lastnames....

Maar er verandert niks

 

[Timmiesch]

Hmm dan werkt de formule in jou geval niet.
Ik denk dat alles handmatig zal meoten worden veranderd dan:$!

 

[Diviance]

Jammer!

misschien ligt het eraan dat ik een Engelse versie heb? En dat hij de Nederlandse codes niet pakt?

 

[Timmiesch]

Dat is ook het geval.. ken de engelse code namelijk niet

 

[Diviance]

Hmm... Ik zal de codes proberen te vertalen. Moment.

 

[Diviance]

Het helpt helaas nog niet. Ik heb nu de volgende code:

LEFT(C2;FIND.ALL("*";SUBSTITUTE(C2;C2" ";"*";LENGTH(C2)-LENGTH(SUBSTITUTE(C2;" ";""))))-1)

En zie de bijlage voor hoe het nu in Excel staat. Is dit wel goed gedaan?