Waarden in cellen met zelfde naam automatisch invullen

[kHier]

Hallo allemaal,

Ik werk op het kantoor van een zorginstelling die zich bezig houdt met ambulante begeleiding voor mensen met problemen in verschillende gebieden. Wij krijgen via de gemeentes indicaties binnen en deze indicaties bevatten zorguren die gebruikt worden voor onze cliënten. Sommige cliënten hebben twee begeleiders. Dit noemen wij gedeelde trajecten.

Wij houden een overzicht bij waarin wij kunnen zien hoeveel zorguren een cliënt over heeft. Aangezien sommige medewerkers dus een traject delen, komt het voor dat een cliënt twee maal in deze lijst staan. Het is noodzakelijk om deze namen erin te houden, zodat wij de lijst kunnen filteren op medewerker. Elke maand wordt er een uitdraai gemaakt om te kijken of het team aan alle zorguren zijn gekomen, dus aan het einde van de lijst worden alle uren bij elkaar opgeteld met een SOM-functie. Niets mis mee. Maar aangezien deze dubbele trajecten er tussen staan, is er een deel van het totaal onjuist.

Nu is het zo dat ik een extra werkblad heb gemaakt waar alleen de gedeelde trajecten te zien zijn. Zo is het subtotaal van dit overzicht het verschil en kan dit worden verrekend worden met het totaal in het 'grote' overzicht. Maar het invullen van deze uren vul ik telkens handmatig in, omdat het verwijzen mij niet lukt (ik heb basis Excel gehad, dus ik weet ook niet wat voor een formule/oplossing ik eigenlijk zoek).

Het helpt mij enorm als er iemand mij kan uitleggen hoe ik op een handige manier alle uren overzichtelijk kan houden en zonder gedoe gegevens eenmaal kan invullen en deze zowel bij de dubbele naam in de 'grote' lijst, als in de gedeelde trajecten lijst worden meegenomen.

Ik hoop dat jullie een beetje begrijpen van wat ik eigenlijk wil bereiken, anders hoor ik het graag!


Groetjes,
Katy

 

[AlexCEL]

Maak s.vp. een representatief voorbeeldje (Excel) met wat gegevens. Geef daarin ook (handmatig) voor een aantal rijen aan wat je wilt bereiken. Kijken we dan verder.

 

[kHier]

Beste AlexCEL,

Ik heb een voorbeeld toegevoegd. Het originele bestand bestaat uit een lijst van 250+ cliënten en 50+ collega's. Het is daarom erg fijn als de dubbele namen van cliënten erin kunnen blijven.

De woorden in het blauw zijn eigenlijk de wensen die ik, wanneer mogelijk, graag zou willen doorvoeren. Ook vraag ik mij af of het mogelijk is om de gegevens te behouden, ongeacht er een rij wordt toegevoegd, verwijderd, gefilterd, etc. Dit was namelijk een probleem dat erg vaak voor kwam en weet simpelweg niet hoe ik dit kan oplossen.

Groetjes.

 

[Haije]

Katy,

is het toegestaan om bij de cliënten waar meer dan 1 PB'er bij betrokken is aan te geven welk deel (in %, of uren) voor rekening van de PB'er op de onderhavige regel komt?

 

[VenA]

Hebben de cliënten geen uniek ID? Je kan een extra tabel maken waarin je bepaalde zaken samenvoegt. Het voorbeeldje werkt alleen als je office 365 gebruikt maar kan ook met een matrix formule.

 

[kHier]

Beste Haije,

Is mogelijk, maar eigenlijk onhandig. Zoals eerder genoemd, werken wij met verschillende probleemgebieden, waardoor het nogal vaak voorkomt dat cliënten afzeggen of juist naar extra aandacht vragen per periode.

De indicatie blijft ongewijzigd, maar het kan dus voorkomen dat wanneer een PB'er uitval of spoed heeft, wij aan de hand van de lijst zien waar de desbetreffende collega ingezet kan worden. Alle medewerkers kunnen dus ook cliëntentijd boeken, waardoor het aanhouden van 'vaste' uren of procenten weinig zin heeft. Zolang de zorguren maar geleverd worden.

Vakantie-overdrachten, ziekte, zwangerschapsverlof, etc. speelt ook een grote rol in het switchen van PB'ers. (Let wel; theoretisch gezien is het mogelijk, maar wij hebben gemerkt dat praktijk ons anders leert).

Ik hoop hiermee jouw vraag te hebben beantwoord.

Katy,

is het toegestaan om bij de cliënten waar meer dan 1 PB'er bij betrokken is aan te geven welk deel (in %, of uren) voor rekening van de PB'er op de onderhavige regel komt?

 

[kHier]

Beste VenA,

Ik moet toegeven dat ik hier zelf nog niet aan gedacht heb. Elke cliënt, ongeacht soort indicatie, heeft een nummer.

De lijst moet trouwens nog wel online gedeeld kunnen worden, zodat het MT dit kan bijhouden bij wijzigingen. Is het dan mogelijk om een matrix formule te gebruiken?

Groetjes.

Hebben de cliënten geen uniek ID? Je kan een extra tabel maken waarin je bepaalde zaken samenvoegt. Het voorbeeldje werkt alleen als je office 365 gebruikt maar kan ook met een matrix formule.

 

[VenA]

Dat kan je natuurlijk zelf even testen.

 

[kHier]

Dat kan je natuurlijk zelf even testen.

Ik heb nog niet eerder met een matrix formule gewerkt en heb geen idee hoe dit gedaan moet worden. Ik wil het uiteraard eerst zelf proberen. Kunt u mij vertellen hoe ik dit kan doen?

Groetjes.