Wie o wie helpt mij op weg?

[janvdveer]

Goedenavond!

even voorstellen: Ik ben Jan (en kan er niet zoveel van ).

Voor mijn vriendin wil ik graag een ledenbestand in een database opstarten. Ik heb nu iets in excel staan. Het werkt opzich wel, maar doordat er meer mensen mee werken en de helft niet goed oplet, sluipen er fouten in. Vandaar dat ik het nu in acces wil proberen om zodoende ook meldingen te genereren als er iets moet gebeuren.

voorkennis: mijn vriendin heeft een balletschool. Daar dansen inmiddels aardig wat mensen. Zij betalen per maand contributie. Belasting technisch zit er ook nog een puntje van aandacht bij...

Wat zou ik willen zien in mijn toekomstige "programma"?

- ledenlijst (naam, adres, telefoonnummer (2x), lesdag, lestijd, email, geb datum)
- als een lid is toegevoegd en ik roep hem later op, dan zou ik dit prettig vinden als dit in een venster naar voren komt waar ik enerzijds alle gegevens zie en anderzijds alle betaling van deze klant
- lijsten die automatisch gemaakt worden doormiddel van voorwaarden (bij invoeren van lesdag en lestijd wordt het lid toegevoegd aan de lijst). Deze lijsten vormen de les lijsten. Zo hebben we een overzicht wie in welke les zit.
- betaalstatus (indien de lopende maand de 15e passeert, dan worden leden als achterstallig aangemerkt)
- in de ledenlijst een scheiding (of duidelijk gekenmerkt) wie tot en met 21 jaar is en mensen die boven de 21 zijn (ja ja de belasting he...)
- Op een soort van home pagina (ik denk even in een website idee...) daar zou ik dan een buttons willen hebben; "nieuw lid", "zoek lid", button per les bv "maandag 16.00" en waarschijnlijk komt er nog wel iets bovenborrelen....

Heeft iemand een idee of hier een standaard format voor te krijgen is, welke doormiddel van hernoemen aangepast kan worden naar bovenstaand idee? Is er iemand misschien zo handig in acces dat ie het in jip en janneke taal kan uitleggen zodat ik kan gaan proberen?

Ik hoop echt dat iemand me kan helpen!

bedankt alvast voor jullie reacties!

 

[OctaFish]

Allereerst welkom op HelmpMij! Je denkt nog (logisch, gezien je achtergrond) vanuit Excel, maar dat zul je af moeten leren als je met Access gaat werken. Zo zou ik niet helemaal gelukkig zijn met de tabelstructuur die je bedacht hebt. Zo die er al is trouwens. Het is wèl goed dat je al nadenkt over wat er uit zou moeten rollen, het is eigenlijk niet goed dat je nu al in knoppen denkt. Dat komt pas in een veel later stadium, als de structuur bekend is en vastligt, en je gaat bouwen.
Wat ik zou maken in dit geval, is een database waarin je lesgegevens, persoonsgegevens en (mocht dat van toepassing zijn) lessen apart houdt. In Excel hoeft dat niet, en gebeurt dat vaak ook niet, met overigens de problemen die je maar al te goed kent als resultaat. Ik zou mij in ieder geval eerst eens goed inlezen in het onderwerp normaliseren. Dat kan bijvoorbeeld hier. Al leg ik het onderwerp ook uit in de cursus Access die je in de Handleidingen sectie heb neergezet.

De basis zou moeten zijn, dat je gegevens die bij elkaar horen, bij elkaar zet in één tabel. Zo heb je de ledenlijst, waarin je persoonsgegevens verzamelt. Een persoon is uniek, en dat bereik je doorgaans door elk lid een Lidnummer te geven. Elke persoon heeft specifieke niet-veranderlijke gegevens (althans: gegevens die altijd niet meer en niet minder dan één keer tegelijk waar zijn) zoals naam, geboortedatum, adres etc. Leeftijd (boven of onder de 21) hoort daar niet bij. Leeftijd is afhankelijk van geboortedatum en huidige datum. Kortom: leeftijd is een berekening. Berekeningen sla je niet op in een tabel.

Je kunt in de ledenlijst bijhouden welke lesdag en lestijd de persoon de training volgt. Maar dat is niet aan te raden, want daarmee heb je geen historie van de leden. Bovendien is of iemand op maandag of dinsdag komt geen persoonseigenschap. Veel beter is om om in een tabel Leden_Training vast te leggen wanneer een persoon aanwezig is. Daarbij bouw je namelijk wèl historie op. Je legt dan vast wanneer iemand op een bepaalde dag begint, en wanneer die periode eindigt. Als een persoon dan tijdelijk stopt vul je de einddatum in, en als dezelfde persoon een nieuwe training op een andere dag begint, maak je een nieuw record met daarin de nieuwe gegevens. Kortom: je hebt altijd de historie bij de hand, en de actuele situatie.

Idem dito voor de financiële gegevens, daar maak je ook een aparte tabel voor. Afhankelijk van de activiteiten van de school (kan me niet voorstellen dat er maar één soort cursus gegeven wordt) moet je de gegevensblokken 'vertalen' naar tabellen, die je aan elkaar kunt koppelen. In het eerdere voorbeeld (tabel [Leden_Training] leg je daarin het Lidnummer vast, en het CursusID. Die twee velden zijn in hun eigen tabel sleutelnummer, en mogen meerdere keren voorkomen in de [Leden_Training]. Er is dus tussen [Leden] en [Leden_Training] een één-op-veel relatie.

Op die manier moet je alle gegevens dus bekijken, vertalen naar tabellen en die aan elkaar koppelen. Op basis daarvan ga je formulieren maken, en als dat gedaan is ga je kijken hoe je e.e.a. wilt gaan gebruiken. Het formulier met de knoppen dus. Uiteraard kunnen we pas ècht meedenken als je een voorbeeldje post. Tot die tijd uiteraard veel succes gewenst

 

[janvdveer]

Bedankt voor je antwoord!!

Ik merk nu al dat ik echt nog niet veel weet van acces.... zal een sop het gemak je handleiding gaan lezen. Een tabel met persoonsgegevens zal nog wel lukken, maar je praat al over koppelen.... uhm dus...

Ik ga wel even zoeken/kijken/proberen en dan zien we wel weer...

tnx alvast!