EHBO administratie hulp gevraagd

[xps351]

Als ik dan naar "sessies" ga moet ik door de tabbladen heen klikken om de juiste les te selecteren en deelnemers toe te voegen. Dat is te doen, maar zou het niet handiger zijn om daar een "lijst" te zien waar je op kunt klikken
Ik weet niet of dat op termijn (stel dat je 15 jaar les geeft, een 10 lessen per jaar, dan zijn dat veel tabbladen.

Dit snap ik niet helemaal. Zelfs als je 15 jaar les geeft zouden de lessen in beginsel gelijk kunnen blijven (wat behandelde competenties betreft). Het aantal lessen neemt dan niet toe, alleen het aantal sessies.
Hoe dan ook, een les kan je makkelijk vinden door de ingebouwde zoekfunctie te gebruiken. Ga op het les-formulier in het veld Onderwerp staan en klik op Ctrl-f. Vul het scherm dat verschijnt op onderstaande manier in (bij Zoeken naar het onderwerp van de les of een deel daarvan).
Het toevoegen van een extra combobox om een les te zoeken kan natuurlijk ook, maar dan moeten we iets extra's bouwen.

Zoals ik al aangaf moet je in principe voor een verlenging van je diploma alle competenties hebben laten zien vanaf het behalen van je diploma (of de verlenging van je diploma) tot 24 maanden daarna. Daarna start het geheel weer opnieuw. Voor de reanimatie geldt dat je binnen 12 maanden hebt moeten laten zien dat je het nog kunt

Dit betekent volgens mij in ieder geval dat de geldigheidsduur een kenmerk (veld) in de (soort) diploma-tabel hoort te zijn en niet zoals nu bij een competentie hoort. Het veld verplicht bij competentie heeft voor zover ik nu kan overzien geen nut. Zoals je zelf al zegt moet je alle relevante competenties beheersen om voor een diploma in aanmerking te komen.

We hebben nog niet definitief afgehamerd hoe we de eisen voor een diploma vast gaan leggen.
Mijn voorstel is een tabel te maken waarin we de verschillende soorten diploma's (ik weet niet of die term juist is) vast kunnen leggen: EHBO (basis), EBHO voor gevorderden, Evenementenzorg en Reanimatie.
Aan een diploma kan je dan een of meer Competentiegroepen koppelen: om voor een diploma in aanmerking te komen moet je aan alle Competenties die aan de gekoppelde Competentiegroepen hangen voldoen.
Bijvoorbeeld aan het diploma EHBO (basis) zijn bijna alle Competentiegroepen gekoppeld, met uitzondering van EHBO voor gevorderden, Evenementenzorg en Reanimeren (hoort dat niet bij EHBO basis?).
Aan het diploma EBHO voor gevorderden hangen dezelfde Competentiegroepen als aan EHBO (basis) plus de Competentiegroep EHBO voor gevorderden (je moet basis hebben om gevorderd te kunnen zijn).
Bij het diploma Evenementenzorg weet ik het even niet; hoef je daarvoor alleen aan de Competenties uit de Competentiegroep Evenementenzorg te voldoen of heb je daar ook EHBO basis voor nodig?

Daarnaast moeten we ook de (aan leden) toegekende diploma's nog goed modelleren. Zoals het nu in het model zit klopt het in ieder geval niet. Je kan maar 1 diplomadatum per lid vastleggen terwijl een lid sowieso al meerdere soorten diploma's toegekend kan hebben gekregen. Bovendien kan een diploma opnieuw toegekend (verlengd) worden. Daar hebben we dus een extra tabel voor nodig.

In bijgevoegde versie heb ik alles rond diploma's aangepast zoals hiervoor beschreven. Er zit nog een foutje op het subformulier met de toegekende diploma's.
Het controleren of een lid voor een diploma in aanmerking komt heb ik er maar weer even uit gehaald. Daar ga ik opnieuw op broeden.

Tot slot nog een heel andere vraag. Begin je bij nul met de database of moeten er nog gegevens overgezet worden (vanuit Excel?)?

 

[Ludo68]

Hoi Peter,

Dank voor je reactie en weer een nieuwe stap...

Even een reactie;
- Ik snap dat je een aantal "standaard" lessen kan maken en die elk jaar kan herhalen., dat zou voor de database wellicht ook wel makkelijk zijn en voor de administratie ook, maar ik houd er als instructeur wel van om per seizoen wat af te wisselen met casussen, oefeningen en dus ook competenties. Ik merk dat de cursisten dat overigens ook prettig vinden, vandaar dat mijn lijst na een jaar of 15 wel langer is dan een stuk of 20 lessen...

Dit betekent volgens mij in ieder geval dat de geldigheidsduur een kenmerk (veld) in de (soort) diploma-tabel hoort te zijn en niet zoals nu bij een competentie hoort. Het veld verplicht bij competentie heeft voor zover ik nu kan overzien geen nut. Zoals je zelf al zegt moet je alle relevante competenties beheersen om voor een diploma in aanmerking te komen.

Dat klopt, de geldigheidsduur zoals je die nu in de database hebt staan klopt (heb even van wat diploma's de datum ingevoerd, daar wordt netjes 12 of 24 maanden bij opgeteld.

We hebben nog niet definitief afgehamerd hoe we de eisen voor een diploma vast gaan leggen.
Mijn voorstel is een tabel te maken waarin we de verschillende soorten diploma's (ik weet niet of die term juist is) vast kunnen leggen: EHBO (basis), EBHO voor gevorderden, Evenementenzorg en Reanimatie.
Aan een diploma kan je dan een of meer Competentiegroepen koppelen: om voor een diploma in aanmerking te komen moet je aan alle Competenties die aan de gekoppelde Competentiegroepen hangen voldoen.
Bijvoorbeeld aan het diploma EHBO (basis) zijn bijna alle Competentiegroepen gekoppeld, met uitzondering van EHBO voor gevorderden, Evenementenzorg en Reanimeren (hoort dat niet bij EHBO basis?).
Aan het diploma EBHO voor gevorderden hangen dezelfde Competentiegroepen als aan EHBO (basis) plus de Competentiegroep EHBO voor gevorderden (je moet basis hebben om gevorderd te kunnen zijn).
Bij het diploma Evenementenzorg weet ik het even niet; hoef je daarvoor alleen aan de Competenties uit de Competentiegroep Evenementenzorg te voldoen of heb je daar ook EHBO basis voor nodig?

Tabel met verschillende diploma's is een prima idee.
EHBO basis; verplichte onderdelen zijn ALLE competentiegroepen, met uitzondering van EHBO voor gevorderden en Evenementenzorg.
EHBO gevorderden is een toevoeging voor de EHBO, dus kan als "los" diploma gezien worden met de competenties van EHBO voor gevorderden.
Datzelfde geldt voor Evenementenzorg. Ik weet dat deze diploma's NIET zonder een geldig EHBO diploma geldig zijn. Mocht iemand dus wel voldoende scoren op de EHBO, maar onvoldoende aanwezig zijn bij de lessen Evenenementenzorg, zal dat "diploma" vervallen. Aan Evenementenzorg en gevorderde EHBO zijn geen "examens" gekoppeld, maar indien de EHBO'er geen Evenementenzorg heeft, kan het lastiger worden voor een vereniging om voldoende gekwalificeerde EHBO'ers voor een evenement op te trommelen (soms staat er in de vergunning dat er bijvoorbeeld 15 EHBO'ers aanwezig moeten zijn waarvan er 10 voldoen aan de eisen van Evenementenzorg).

Het zou wel prettig zijn als de competenties vrij "eenvoudig" aan te passen zijn, mochten er nieuwe richtlijnen komen vanuit de NRR of het Oranje Kruis...

Tot slot nog een heel andere vraag. Begin je bij nul met de database of moeten er nog gegevens overgezet worden (vanuit Excel?)?

Ik begin redelijk vers. Ik heb een namenlijst en probeer vanaf de papieren lijsten tot ongeveer een jaar terug te gaan in de tijd van wie er wanneer is geweest.

Ik zit even te kijken naar de tabellen, ik zie daar best veel nummers staan (Bijvoorbeeld de tabelDiplomaVereiste, tabel DeelnameSessie.
Stel dat ik (voordat ik wanneer de database gereed is) alles goed ga zetten, en de tabellen op de juiste wijze ga vullen (of aanpassingen in benamingen van competentie(groepen)) wil maken, kan dat dan nog en zo ja kan ik dat dan in de tabellen doen en wat voor invloed heeft dat op de database?

Ik zit er even mee dat als de "competentie-eisen" wijzigen van een diploma (daar heb ik geen invloed op), moet ik wel een competentie óf kunnen wijzigen, of een nieuwe aanmaken en mogelijk een "oude" niet meer "verplicht" maken (of liever, helemaal niet meer zien)...
Is dat mogelijk?

Ludo

 

[xps351]

ik houd er als instructeur wel van om per seizoen wat af te wisselen met casussen, oefeningen en dus ook competenties. Ik merk dat de cursisten dat overigens ook prettig vinden, vandaar dat mijn lijst na een jaar of 15 wel langer is dan een stuk of 20 lessen

Dat is geen probleem. Zoals ik al aangaf kan je cursussen op basis van het "onderwerp" relatief eenvoudig opzoeken (zonder bladeren) als je er sessies en deelnemers aan wilt koppelen.
Misschien moeten we "onderwerp" maar omdopen naar "titel"?
Merk wel op dat het onderwerp/de titel uniek moet zijn; er zit een unieke index op het betreffende veld in de tabel.

EHBO basis; verplichte onderdelen zijn ALLE competentiegroepen, met uitzondering van EHBO voor gevorderden en Evenementenzorg.

Ik blijf Reanimatie dan een lastig geval vinden. Zoals je het hier beschrijft moet je de competenties uit de groep Reanimatie beheersen om voor het diploma EHBO basis in aanmerking te komen (en dat klinkt me logisch in de oren). Over het diploma Reanimeren schreef je eerder echter dat dit 12 maanden geldig is, terwijl EHBO basis 24 maanden geldig is.
In je reactie van vandaag noem je het diploma Reanimeren niet meer expliciet.
Ik kan me voorstellen dat iemand alleen een cursus reanimeren doet (ik deed dat zelf ook diverse malen) en dan een diploma met een geldigheid van een jaar krijgt.
Het klinkt dan niet helemaal logisch dat een EHBO-diploma na een jaar nog geldig is als de de reanimatiecursus niet met voldoende resultaat herhaald is.

EHBO gevorderden is een toevoeging voor de EHBO, dus kan als "los" diploma gezien worden met de competenties van EHBO voor gevorderden.
Datzelfde geldt voor Evenementenzorg. Ik weet dat deze diploma's NIET zonder een geldig EHBO diploma geldig zijn.

Ik stel voor dat we hier op de volgende manier mee omgaan.
Het toekennen van een diploma is een handmatig proces. Op basis van de gegevens die je ziet beslis je dat een lid in aanmerking komt voor een bepaald diploma en per wanneer. Dat proces is lastig te automatiseren omdat er veel factoren bij komen kijken en er meestal meerdere cursussen (op verschillende data) gevolgd (moeten) zijn en er ook onderlinge afhankelijkheden zijn tussen diploma's.
Zoals je al vroeg moeten er signaleringen komen op aflopende diploma's (komt nog). Ik stel me zo voor dat als je bijvoorbeeld naar aanleiding van zo'n signalering gaat kijken of een lid in aanmerking komt voor een nieuw (verlengd) diploma EHBO basis en je constateert dat dat niet het geval is én je ziet dat er een nog doorlopend diploma Evenementenzorg is, je dat laatste intrekt.
Dat intrekken zouden we kunnen implementeren door de einddatum van het diploma te wijzigen. Dan moeten we dat veld (einddatum) wel toevoegen aan de tabel. Mijn voorstel is dat we de einddatum bij het toevoegen van een diploma automatisch vullen op basis van de begindatum en de geldigheid volgens de diplomatabel. De einddatum is dan in tegenstelling tot nu wel wijzigbaar.

Het zou wel prettig zijn als de competenties vrij "eenvoudig" aan te passen zijn, mochten er nieuwe richtlijnen komen vanuit de NRR of het Oranje Kruis...

Alles is aanpasbaar. In de uiteindelijke versie komen ook formulieren voor het toevoegen en wijzigen van competenties en competentiegroepen. Ik heb daar geen prioriteit aan gegeven omdat er al gevulde tabellen waren.

Ik zit er even mee dat als de "competentie-eisen" wijzigen van een diploma (daar heb ik geen invloed op), moet ik wel een competentie óf kunnen wijzigen, of een nieuwe aanmaken en mogelijk een "oude" niet meer "verplicht" maken (of liever, helemaal niet meer zien)...
Is dat mogelijk?

Ja. Zoals ik al schreef kan je nieuwe competenties toevoegen en koppelen aan een bestaande (of nieuw toegevoegde) competentiegroep.
Bij een diploma kan je altijd wijzigen welke competentiegroepen vereist zijn.
De (nog te bouwen) functies waarmee je kan zien of een lid in aanmerking komt voor een diploma gaan altijd uit van de actuele samenstelling van de vereiste competentiegroepen.

k zit even te kijken naar de tabellen, ik zie daar best veel nummers staan (Bijvoorbeeld de tabelDiplomaVereiste, tabel DeelnameSessie.
Stel dat ik (voordat ik wanneer de database gereed is) alles goed ga zetten, en de tabellen op de juiste wijze ga vullen (of aanpassingen in benamingen van competentie(groepen)) wil maken, kan dat dan nog en zo ja kan ik dat dan in de tabellen doen en wat voor invloed heeft dat op de database?

Daar hoef je je geen zorgen om te maken. Even een stukje databse-theorie.
Elke tabel heeft een (uniek) sleutelveld (ook wel key genoemd), bijvoorbeeld LesID in tblLes. Dat maakt dat elke regel (of record) uit de tabel uniek. De sleutelvelden zijn van het type autonummering; Access kent als er een nieuw record wordt aangemaakt automatisch een (unieke) waarde toe aan zo'n veld.
Tussen tabellen liggen relaties. De relaties zijn van het soort één-op-veel. Bijvoorbeeld tussen de tblLes en tblSessie ligt een één-op-veel relatie; bij één les horen één of meer sessies.
In het tabelontwerp van tblSessie zie je de relatie terug doordat er een veld LesID is opgenomen. Zo'n veld noemen we in goed Nederlands een foreign key. Access kan zo aan de hand van de waarde van het veld LesID terugvinden bij welke les een sessie hoort. Andersom is bekend welke sessies er zijn bij een bepaalde les; dat zijn alle sessies waarbij LesID gelijk is aan de LesID van de betreffende les.
Omdat we de sessies via een subformulier (frmSessie) op het hoofdformulier frmLes invoeren én er een relatie ligt op de beide velden LesID, vult Access de LesID in de tblSessie automatisch in.
Dit alles gebeurt dus automatisch op de achtergrond zonder dat de gebruiker er iets van ziet of merkt. De gebruiker ziet alleen formulieren zonder al die nummertjes.
Sommige tabellen bevatten meer dan één foreign key. In bijvoorbeeld tblBeoordelingCompetentie zie je als foreign keys LidID, CompetentieID en SessieID. Van een beoordeling moet je immers weten wie (Lid), wat (Competentie) en wanneer (datum van de Sessie).
Logisch gezien zou je misschien ook veel-op-veel relaties verwachten. Bijvoorbeeld tussen les en competentie: in een les behandel je meerdere competenties, maar een competentie kan ook in meer dan één les aan de orde komen. Het relationele databasemodel kent echter alleen één-op-veel relaties. Dat lossen we op met een zogenaamde koppeltabel: in dit geval de tabel tblLesCompetentie waarin als foreign keys zowel LesID als CompetentieID voorkomen. Voor elke Les-Competentie combinatie is er in de tabel een record aanwezig.

Ik begin redelijk vers. Ik heb een namenlijst en probeer vanaf de papieren lijsten tot ongeveer een jaar terug te gaan in de tijd van wie er wanneer is geweest.

Het is van belang dat we zo snel mogelijk de structuur van de database afhameren. Ik heb daar nu wel al een goed gevoel bij. Zodra we redelijk zeker zijn dat de structuur klopt gaan we de database splitsen in een back-end (BE) en een front-end (FE). In de BE staan alleen de tabellen en in de FE de rest (formulieren, query's, rapporten). De BE is als het goed is stabiel qua structuur. In de FE kunnen nog allerlei zaken toegevoegd en gewijzigd worden, hopelijk zonder dat we de databasestructuur (BE) aan hoeven te passen.
Dit heeft als voordeel dat we onafhankelijk kunnen werken. Jij kunt alvast beginnen met het invoeren van gegevens en ik voeg nieuwe functies toe aan de FE. Als ik wat af heb stuur ik de nieuwe FE die jij dan koppelt aan jouw BE. Ik werk met een eigen (test) BE. Bijkomend voordeel is dat we ook geen privacygevoelige persoonsgegevens heen en weer hoeven te sturen. Die staan alleen in jouw BE.
Mocht er toch nog iets in de BE (structuur) aangepast moeten worden, dan kan dat natuurlijk altijd. Daar spreken we in voorkomende gevallen dan iets over af.

Het is weer een heel verhaal geworden. Daardoor heb ik ook nog niets nieuws om te laten zien. Ik heb wel wat stappen gezet maar nog niets voldoende afgerond.

 

[Ludo68]

Dat is geen probleem. Zoals ik al aangaf kan je cursussen op basis van het "onderwerp" relatief eenvoudig opzoeken (zonder bladeren) als je er sessies en deelnemers aan wilt koppelen.
Misschien moeten we "onderwerp" maar omdopen naar "titel"?
Merk wel op dat het onderwerp/de titel uniek moet zijn; er zit een unieke index op het betreffende veld in de tabel.

Ik denk dat het handig is om het lesnummer met jaar te gebruiken (bijvoorbeeld les 1-25/26 of iets dergelijks. Dan is dat altijd uniek.

Ik blijf Reanimatie dan een lastig geval vinden. Zoals je het hier beschrijft moet je de competenties uit de groep Reanimatie beheersen om voor het diploma EHBO basis in aanmerking te komen (en dat klinkt me logisch in de oren). Over het diploma Reanimeren schreef je eerder echter dat dit 12 maanden geldig is, terwijl EHBO basis 24 maanden geldig is.
In je reactie van vandaag noem je het diploma Reanimeren niet meer expliciet.
Ik kan me voorstellen dat iemand alleen een cursus reanimeren doet (ik deed dat zelf ook diverse malen) en dan een diploma met een geldigheid van een jaar krijgt.
Het klinkt dan niet helemaal logisch dat een EHBO-diploma na een jaar nog geldig is als de de reanimatiecursus niet met voldoende resultaat herhaald is.

Voor de EHBO is feitelijk gezien de herhaling 1x per 2 jaar voldoende (eis Oranje Kruis).
De NRR heeft de geldigheid feitelijk van het diploma afgehaald, maar geeft aan dat een herhaling elk jaar gevolgd zou moeten worden om de vaardigheden bij te houden.
Vandaar dat de EHBO vereniging de herhaling op 1x per jaar zet....
Laten we daar dan maar van uit gaan in de database, dus voor alleen het diploma reanimatie, elk jaar 1x, voor de verlenging van de EHBO dus 2x in de 2 jaar.

Ik stel voor dat we hier op de volgende manier mee omgaan.
Het toekennen van een diploma is een handmatig proces. Op basis van de gegevens die je ziet beslis je dat een lid in aanmerking komt voor een bepaald diploma en per wanneer. Dat proces is lastig te automatiseren omdat er veel factoren bij komen kijken en er meestal meerdere cursussen (op verschillende data) gevolgd (moeten) zijn en er ook onderlinge afhankelijkheden zijn tussen diploma's.
Zoals je al vroeg moeten er signaleringen komen op aflopende diploma's (komt nog). Ik stel me zo voor dat als je bijvoorbeeld naar aanleiding van zo'n signalering gaat kijken of een lid in aanmerking komt voor een nieuw (verlengd) diploma EHBO basis en je constateert dat dat niet het geval is én je ziet dat er een nog doorlopend diploma Evenementenzorg is, je dat laatste intrekt.
Dat intrekken zouden we kunnen implementeren door de einddatum van het diploma te wijzigen. Dan moeten we dat veld (einddatum) wel toevoegen aan de tabel. Mijn voorstel is dat we de einddatum bij het toevoegen van een diploma automatisch vullen op basis van de begindatum en de geldigheid volgens de diplomatabel. De einddatum is dan in tegenstelling tot nu wel wijzigbaar.

Toekennen = handmatig... Prima, dan houdt ik er ook controle op.
Het is inderdaad zo dat er 2 "basis" diploma's zijn;
- Reanimatie (zonder toevoegingen)
- EHBO; Bij de EHBO kan je als toevoeging (extra) de aantekening evenementenzorg en/of EHBO voor gevorderden krijgen. Dat kan inderdaad ALLEEN als het EHBO diploma geldig is. Dus als het EHBO diploma vervalt omdat er niet voldoende lessen gevolgd zijn (of competenties), dan vervallen ook die. Het enige wat over zou kunnen blijven is de reanimatie (mits die wel gevolgd is uiteraard)....

Alles is aanpasbaar. In de uiteindelijke versie komen ook formulieren voor het toevoegen en wijzigen van competenties en competentiegroepen. Ik heb daar geen prioriteit aan gegeven omdat er al gevulde tabellen waren.

Dat is helemaal gaaf... Dat "lost" ook mijn opmerking op over de nummers en zo...

Het is van belang dat we zo snel mogelijk de structuur van de database afhameren. Ik heb daar nu wel al een goed gevoel bij. Zodra we redelijk zeker zijn dat de structuur klopt gaan we de database splitsen in een back-end (BE) en een front-end (FE). In de BE staan alleen de tabellen en in de FE de rest (formulieren, query's, rapporten). De BE is als het goed is stabiel qua structuur. In de FE kunnen nog allerlei zaken toegevoegd en gewijzigd worden, hopelijk zonder dat we de databasestructuur (BE) aan hoeven te passen.
Dit heeft als voordeel dat we onafhankelijk kunnen werken. Jij kunt alvast beginnen met het invoeren van gegevens en ik voeg nieuwe functies toe aan de FE. Als ik wat af heb stuur ik de nieuwe FE die jij dan koppelt aan jouw BE. Ik werk met een eigen (test) BE. Bijkomend voordeel is dat we ook geen privacygevoelige persoonsgegevens heen en weer hoeven te sturen. Die staan alleen in jouw BE.
Mocht er toch nog iets in de BE (structuur) aangepast moeten worden, dan kan dat natuurlijk altijd. Daar spreken we in voorkomende gevallen dan iets over af.

Het is weer een heel verhaal geworden. Daardoor heb ik ook nog niets nieuws om te laten zien. Ik heb wel wat stappen gezet maar nog niets voldoende afgerond.

Klinkt als een plan, ik hoop dat je nog wat hebt gehad aan mijn reacties....
Is het overigens zo dat het vinkje "actief" bij de leden, wanneer dat aan staat, dat dan de persoon als "actief lid" gezien wordt en als deze uit staat, het lid "niet" meer zichtbaar wordt?

Ik ben wel benieuwd naar hoe je de BE kan wijzigen zonder de FE te beinvloeden, maar dat zal tzt wel duidelijk worden...

Dank voor alle hulp, het is zo ingewikkeld geworden dat ik dit never nooit zelf had kunnen maken.....

Ludo

 

[xps351]

Laten we daar dan maar van uit gaan in de database, dus voor alleen het diploma reanimatie, elk jaar 1x, voor de verlenging van de EHBO dus 2x in de 2 jaar.

Ik hoop dat dat laatste een tikfout is en het voor het EHBO-diploma 1x in de 2 jaar is.

Is het overigens zo dat het vinkje "actief" bij de leden, wanneer dat aan staat, dat dan de persoon als "actief lid" gezien wordt en als deze uit staat, het lid "niet" meer zichtbaar wordt?

Ik heb (nog) niets gedaan met het vinkje. We zouden het zo kunnen maken dat bij ledenbeheer alleen de actieve leden getoond worden. Probleem is dan wel dat als je een lid ten onrechte de-activeert je hem of haar nooit meer terugziet en het dus ook niet (netjes) kan corrigeren. Een oplossing kan zijn dat je kan kiezen of je alles wilt zien of alleen de actieve leden (dat is dan standaard).
Bij het toevoegen van leden aan een sessie zouden we ook alleen de actieven kunnen laten zien. Dat is een kleine aanpassing.

Ik ben wel benieuwd naar hoe je de BE kan wijzigen zonder de FE te beinvloeden, maar dat zal tzt wel duidelijk worden...

Ik ook
Het is andersom. Je kan de FE aanpassen zonder de BE te beïnvloeden. Voorbeeld: in de BE zitten de tabellen Competentie en Competentiegroep en die zijn ook gevuld. In de FE hebben we nog geen formulieren om zo nodig nieuwe Competentiegroepen en Competenties te maken. Die formulieren kunnen we aan de FE toevoegen zonder dat de (structuur van de) BE verandert.

Ik heb op het ledenformulier een nieuw subformulier gemaakt waarop je ziet aan hoeveel competenties per diploma het lid heeft voldaan (en in welke periode) en hoeveel er nodig zijn.
Waar de aantallen niet gelijk zijn kan dat komen doordat bij de beoordeling vinkjes zijn uitgezet (voldoet niet), competenties bij een sessie niet zijn behandeld of iemand niet aan alle lessen heeft deel genomen (zie Hertog).
Aan hoeveel competenties een lid voldoet wordt bepaald door te kijken naar de tabel Beoordelingen. Alleen beoordelingen met Voldoet = Ja en die het lid gevolgd heeft na "vandaag minus de geldigheid van het diploma" tellen mee. Een competentie die je nodig hebt voor je EHBO-diploma maar waar je voor het laatst in 2023 aan hebt voldaan telt dus niet mee. Als je binnen de 12/24 laatste maanden meer dan eens hebt voldaan aan een competentie, wordt alleen de meest recente meegenomen.
Merk op hoe een en ander uitpakt bij reanimeren. Bij degenen die in oktober 2024 de lessen voor EHBO basis deden (inclusief reanimeren) zie je niets op de regel van het diploma Reanimatie (Admiraal, Cuyper). Bij degenen die dezelfde lessen volgden in oktober 2025 zie dat ze wel aan de 5 competenties voldoen (Broek, Boer). Het is minder dan 12 maanden geleden dat ze voldeden aan die competenties tijdens een "gewone" EHBO-les.
Als dit is zoals je het zou willen, dan wil ik het zo maken dat je door kan klikken om te zien aan welke competenties een lid dan niet voldoet.

 

[Ludo68]

Ik hoop dat dat laatste een tikfout is en het voor het EHBO-diploma 1x in de 2 jaar is.

Ja klopt, voor de losse reanimatie is het 1x per jaar, EHBO 1x per 2 jaar...

Ik heb (nog) niets gedaan met het vinkje. We zouden het zo kunnen maken dat bij ledenbeheer alleen de actieve leden getoond worden. Probleem is dan wel dat als je een lid ten onrechte de-activeert je hem of haar nooit meer terugziet en het dus ook niet (netjes) kan corrigeren. Een oplossing kan zijn dat je kan kiezen of je alles wilt zien of alleen de actieve leden (dat is dan standaard).
Bij het toevoegen van leden aan een sessie zouden we ook alleen de actieven kunnen laten zien. Dat is een kleine aanpassing.

Je voorstel is helemaal prima, vinkje bij het "zien" van actieve leden...

Merk op hoe een en ander uitpakt bij reanimeren. Bij degenen die in oktober 2024 de lessen voor EHBO basis deden (inclusief reanimeren) zie je niets op de regel van het diploma Reanimatie (Admiraal, Cuyper). Bij degenen die dezelfde lessen volgden in oktober 2025 zie dat ze wel aan de 5 competenties voldoen (Broek, Boer). Het is minder dan 12 maanden geleden dat ze voldeden aan die competenties tijdens een "gewone" EHBO-les.

Is het een idee om dan de datum van de laatste les WEL te laten zien, maar om (bijvoorbeeld met een kleur (rood) aan te geven dat de les "buiten" de periode valt?
Dan is wel duidelijk dat de les gevolgd is, maar buiten de periode valt (mocht daar een vraag over komen vanuit een lid van de vereniging).

Je zou dat zowieso kunnen doen, een rode kleur als nog niet voldaan is, een groene kleur als wel voldaan is bijvoorbeeld... (beetje kleur kan nooit kwaad toch?)

Als dit is zoals je het zou willen, dan wil ik het zo maken dat je door kan klikken om te zien aan welke competenties een lid dan niet voldoet.

Wat bedoel je met "doorklikken", bedoeld je dan dat je op de naam van het diploma (in het ledenbestand) kan klikken, waarna je kan zien welke competenties niet en wel aan voldaan zijn? (bijvoorbeeld de "niet" bovenaan...??

k ook
Het is andersom.

Tsja, dat ik dat niet door had.....

Wijzigingen zien er netjes uit....



Ludo

 

[xps351]

Is het een idee om dan de datum van de laatste les WEL te laten zien, maar om (bijvoorbeeld met een kleur (rood) aan te geven dat de les "buiten" de periode valt?
Dan is wel duidelijk dat de les gevolgd is, maar buiten de periode valt (mocht daar een vraag over komen vanuit een lid van de vereniging).

Goed idee, maar niet of nauwelijks uitvoerbaar
De onderliggende query neemt alleen voldoende competenties mee die niet ouder zijn dan de geldigheid van het betrokken diploma. Het formulier "ziet" die oudere competenties helemaal niet.
De vraag is daarbij ook: wat te doen met de andere diploma's. Wil je dan ook zo gaan werken dat een competentie buiten de periode wel is gehaald? Het lijkt me sowieso wenselijk alle diploma's op dezelfde manier af te handelen, anders wordt het wel heel ingewikkeld.
De competenties uit de groep Reanimeren zijn nu eenmaal vreemde eendjes in de bijt; in het kader van het ene diploma zijn ze 1 jaar geldig en in het kader van een ander diploma. Dat is een bekend gegeven en dus uitlegbaar.
Overigens had ik al bedacht om op het ledenformulier ook een lijstje te tonen met alle lessen die het lid gevolgd heeft.

Je voorstel is helemaal prima, vinkje bij het "zien" van actieve leden...

Ik zit nog even te klooien met actieve en niet-actieve leden. Mijn probleem is nog even dat je bij het toevoegen van een lid aan een sessie je alleen de actieve leden wilt kunnen kiezen. Maar bij oudere sessies wil je ook nog steeds kunnen zien dat een inmiddels niet-actief lid id de actieve tijd een sessie heeft gevolgd. Ik weet nu de oplossing, maar had nog geen tijd die toe te passen.

Wat bedoel je met "doorklikken", bedoeld je dan dat je op de naam van het diploma (in het ledenbestand) kan klikken, waarna je kan zien welke competenties niet en wel aan voldaan zijn? (bijvoorbeeld de "niet" bovenaan...??

Ja zoiets. Ik had alleen bedacht alleen de competenties te laten zien die het lid mist voor het diploma. Daar moet wat aan gedaan worden.

Wordt vervolgd.

 

[xps351]

Hierbij dan de volgende versie. De voornaamste aanpassingen zijn:

• Op het ledenformulier kan je bij de Diplomavereisten op een diploma (naam) klikken. Er verschijnt dan een formulier waarop je ziet aan welke competenties een lid nog moet voldoen om het diploma te behalen. Dit werkt alleen voor diploma's waarvoor het lid al aan competenties heeft voldaan, maar nog niet aan alle.
• Op het ledenformulier staat een overzicht van de gevolgde lessen (nieuwste bovenaan).
• Er wordt rekening gehouden met het al dan niet actief zijn van een lid. Op het ledenformulier kan je kiezen welke je ziet. Bij toevoegen van leden aan een les/sessie kan je alleen actieve leden kiezen.

Dat laatste puntje heeft nog wel de nodige hoofdbrekens veroorzaakt. Op zich is het eenvoudig om in de keuzelijst alleen de actieve leden te tonen. Maar dat heeft als bijwerking dat bij oudere sessies waaraan leden gekoppeld zijn die niet meer actief zijn, de naam niet getoond wordt. Er staat wel een regel op het (sub) formulier, maar de naam is leeg. Dat ziet er slordig uit.
Om dat op te lossen ben ik bij Gemini (AI van Google) te rade gegaan. Die heeft mij op het juiste spoor gezet. De "finale" oplossing waar hij na een aantal pogingen mee kwam werkte niet, maar ik zat nu wel op de goede weg. Ik heb de werkende oplossing nog teruggekoppeld en uitgelegd waarom zijn oplossing niet werkte. Zijn reactie "Wat ontzettend scherp van je! Je hebt helemaal gelijk en ik moet je hiervoor een excuus aanbieden." Het is net alsof je met een mens praat. Zie HIER het hele verhaal.
De oplossing bestaat er in grote lijnen uit dat er op het subformulier twee velden over elkaar heen liggen. De keuzelijst zit op de achtergrond en daar zie je alleen het driehoekje om de lijst op te roepen van. Er overheen ligt een tekstveld waarin de naam van het deelnemende lid staat, ongeacht of het een actief of in-actief lid is.

Hoe nu verder?
Als wat er nu ligt naar wens is, kunnen we denk ik het bestand gaan splitsen in een BE en FE. Ik verwacht geen (grote) structurele aanpassingen meer.
Er moet natuurlijk nog wel het nodige gebeuren, zoals het maken van nog wat invoerschermen (competentiegroepen, competenties), signaleringen (aflopende diploma's) en misschien moet er hier en daar nog een verwijderknopje gemaakt worden (deelnemer aan een sessie). Dat zijn zaken die in de loop der tijd aangevuld kunnen worden en waarvan we moeten bedenken wie dat gaat doen. Nu er een solide (al zeg ik het zelf) basis ligt zou je misschien ook zelf wat zaken kunnen en willen oppakken. Ik ga even in de wachtstand.

 

[xps351]

Vanmorgen tijdens het douchen - altijd een goed moment voor reflectie - schoot me iets te binnen waar we tot nog toe geen aandacht aan besteed hebben maar dat wel invloed kan hebben op het database-ontwerp.
Omdat je persoonsgegevens registreert, ben je gehouden aan de privacywetgeving zoals vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
De AVG eist onder meer dat je gegevens niet langer bewaart dan voor het doel van de registratie noodzakelijk is en dat betrokkenen het recht hebben op te vragen welke gegevens je van hen hebt vastgelegd.

In de ledentabel zit het veld Actief. Ik weet niet precies wat dat betekent. Kan iemand bijvoorbeeld nog wel zijn lid zijn maar niet-actief zijn? Of betekent niet-actief hetzelfde als geen lid meer zijn?
Hoe dan ook, ik denk dat we iets nodig hebben als een DatumEindeLidmaatschap.

Ik ben zelf secretaris van een kleine sportvereniging en heb de ledenadministratie - uiteraard - in een Access database staan. We hebben velden voor datum begin en datum einde lidmaatschap.
Verder heb ik een functie gemaakt waarmee ik een keer per kwartaal personen uit de database verwijder die langer dan een jaar geen lid meer zijn.
Ook heb ik een functie waarmee ik een pdf-bestand kan maken en mailen waarin alle gegevens staan van een lid. Dat kan ik sturen als een lid om inzage vraagt.

Denk niet dat je hier niets mee te maken hebt. Uit ervaring weet ik dat leden daar anders over kunnen denken en niet schromen te dreigen met het indien van een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), de toezichthouder op de AVG.

Overigens ben je als vereniging ook verplicht om een privacyreglement te hebben waarin onder andere staat welke gegevens je vastlegt en waarom en hoe lang je die bewaart.