EHBO administratie hulp gevraagd

[Ludo68]

Hoi allemaal,
Ik ben nieuw hier, heb redelijk wat handigheid in Excel, maar Access is nog redelijk nieuw voor mij....

Ik ben dit weekend bezig geweest om een soort overzicht te genereren voor de lessen die ik geef binnen de EHBO vereniging(en).

Daarbij heb ik natuurlijk cursisten (leden van de vereniging(en)), data waarop diploma's vervallen, data van de lessen die gegeven zijn met de competenties per les die behandeld zijn.
De competenties (het zijn er nogal wat) zijn verdeeld over CompetentieGroepen (hoofdonderwerpen) en meer gedetailleerdere competenties per Compententiegroep.

Ik heb het volgende gedaan;
- Tabellen gemaakt met Aanwezigheid, CompetentieGroepen, Competenties, Leden, LesCompetenties en LidCompetenties.
- Formulieren (nog niet af) Hoofdmenu, Leden (voor bij werken leden), Lessen...

Bij het formulier Lessen zou ik graag, naast de datum, instructeur en bijzonderheden, graag willen aangeven welke competenties aan bod zijn gekomen. Omdat de hele competentielijst te onhandig is (te groot), dacht ik dat het handig zou zijn om de Competentiegroep te selecteren, waarachter de lijst met competenties verschijnt (behorende bij die groep) die ik dan per stuk kan afvinken, of dat ik de hele competentiegroep in 1 keer kan afvinken.
Omdat ik tijdens sommige lessen onderwerpen behandel uit meerdere competentiegroepen zou je dus ook meerdere groepen moeten kunnen selecteren met alle bijbehorende competenties dus.

Hier loop ik al vast;
- Als ik in het pulldown menu een competentiegroep selecteer, zie ik dat bij alle 3 wijzigen.
- Ik krijg het niet voor elkaar om een lijst te laten zien met alleen de competenties van een competentiegroep.
Ik ben niet bekend met VBA, en volgens mij zou ik dat moeten gebruiken om dit voor elkaar te krijgen....
Verder weet ik niet of dit de handigste manier is, dus hulp is welkom....

Volgens internet zou ik ook relaties aan moeten leggen, waar ik mee bezig ben gegaan, volgens mij is dat redelijk gelukt.

Uiteindelijk zou ik een rapportage moeten kunnen maken op basis van;
- Wanneer verlopen certificaten van de leden
- Overzicht van welke competenties de leden nog moeten doen voordat het diploma verlengt kan worden (inclusief verloopdatum)
- Overzicht van "extra" EHBO competenties, als Evenementenzorg, EHBO voor gevorderden en dergelijke.

Hopelijk kan iemand me op weg helpen....

 

[xps351]

Ik kan vanwege een korte vakantie je database niet bekijken. Een oplossing voor je probleem kan ik dan ook niet direct geven.
Wat bij het opzetten van een database het belangrijkste is, is dat de structuur klopt. Als die niet in orde is loop je later steeds tegen problemen aan. Op basis van wat ik hier lees heb ik het idee dat er daar mogelijk het een en ander nog niet op orde is.
Bijvoorbeeld LesCompetenties en LidCompetenties; als een lid deelneemt aan een les waarin bepaalde competenties worden behandeld weet je dus van welke competenties het lid weet zou moeten hebben. Waarom dan ook nog via LidCompetenties vastleggen?
Ik wil daar wel over meedenken, maar dan zou je een plaatje van je relatieschema moeten plaatsen.

 

[NoellaG]

Een les kan slechts één onderwerp hebben, maar meerdere competenties. De competenties worden in het subformulier weergegeven, dus moet je ook de groepskeuze voor de competentie op dat niveau in het subformulier zetten om daar mee te spelen. Onderwerp is san een vrije tekst

 

[OctaFish]

- Als ik in het pulldown menu een competentiegroep selecteer, zie ik dat bij alle 3 wijzigen.
- Ik krijg het niet voor elkaar om een lijst te laten zien met alleen de competenties van een competentiegroep.
Ik ben niet bekend met VBA, en volgens mij zou ik dat moeten gebruiken om dit voor elkaar te krijgen....

Dit probleem heeft niets te maken met, en is ook niet op te lossen met, VBA maar alles met de opzet van je database. Dus dat kan ik zo voor je oplossen zonder programmeren .

Mij is desalniettemin niet helemaal duidelijk wat je van plan bent, en wat de database dus moet kunnen. Ik snap dat je cursussen geeft waarin verschillende onderwerpen worden behandeld (tip voor noella: in Nederland kun je in een cursusles meerdere onderwerpen behandelen ). Die onderwerpen noem jij dan competenties, en dat is natuurlijk prima.

Zelf zou ik de competenties in één tabel zetten, niet in 2 (of meer). Waarom? Het zijn in beginsel dezelfde objecten, maar dan op een verschillend (sub)niveau. En gelijkwaardige objecten zet je bij voorkeur in één tabel, niet in 2 of meer. Die ene tabel krijgt er dan wél een extra veld bij: ParentID. De hoofdcategorie (bij jou: Competentiegroep) heeft daarbij uiteraard geen ParentID nodig, want het is een hoofdcategorie. De overige competenties zijn afhankelijk van de bovenliggende competentie, in jouw geval de Competentiegroep. Bij die competenties vul je dan bij het veld ParentID het bijbehorende ID in van de Competentiegroep.

Op je formulier maak je dan een keuzelijst waarin je de competentiegroep(en) selecteert, en in de tweede keuzelijst zie je dan de gekozen competenties die bij de competentiegroep(en) horen.
En daar zie je al een tweede verschil met jouw aanpak: jij gebruikt voor de competenties een subformulier, maar dat is echt met een kanon op een vlieg schieten. Je maakt het jezelf onnodig moeilijk, want met een keuzelijst is het veel simpeler te maken.

Maar nu.... je huidige structuur is niet helemaal geschikt voor de juiste aanpak. Je hebt dus een les, die per keer uit verschillende competenties bestaat. Uit welke competentiegroepen die les bestaat, is niet zo bijster interessant, want als je de gekozen competenties weet, dan weet je ook uit welke competentiegroepen die zijn gekozen. Immers: elke competentie kan maar in één groep zitten. (Tenzij je dat anders wilt natuurlijk, maar dan wordt het heel ingewikkeld.)
Om dit te realiseren, moet je dus een tabel hebben die per les de competenties opslaat. Die tabel heb je ook al, dus die kun je daar prima voor gebruiken. Eventueel, als je (altijd) met een vaste lesstructuur werkt, kun je twee tabellen maken met LesProgramma en LesInhoud, waarin je de lessen vastlegt met in de tabel LesInhoud de competenties gekoppeld. Bij het plannen van een les kies je dan één van de vaste lessen, en hoef je verder geen competenties handmatig toe te voegen.

De tabel LidCompetenties is dus voor mij, net als voor Peter, een raadsel. Volgens mij kan die gewoon weg, want op basis van de tabel Lessen weet je wanneer een cursist een cursus heeft gevolgd, welke competenties er zijn behandeld en hoe lang die competenties geldig zijn. Meer hoef je volgens mij niet vast te leggen dus.
Ik snap ook niet helemaal wat je met de tabel Aanwezigheid voor hebt; die kan volgens mij ook in een andere tabel worden bijgehouden.

Ik wil de db best aanpassen naar wat ik denk dat handig(er) is. Laat maar even weten!

 

[NoellaG]

tip voor noella: in Nederland kun je in een cursusles meerdere onderwerpen behandelen

Tip voor Octafish: in de structuur van Ludo is er op een goede manier, met een koppeltabel, voorzien om meerdere competenties per les te kunnen hebben. Het onderwerp staat echter als een apart veld, los van de competenties in de tabel Lessen. Dus onderwerp <> competenties en één onderwerp en meerdere competenties. De structuur zoals die bestaat lijkt me prima.