EHBO administratie hulp gevraagd

[Ludo68]

Hoi allemaal,
Ik ben nieuw hier, heb redelijk wat handigheid in Excel, maar Access is nog redelijk nieuw voor mij....

Ik ben dit weekend bezig geweest om een soort overzicht te genereren voor de lessen die ik geef binnen de EHBO vereniging(en).

Daarbij heb ik natuurlijk cursisten (leden van de vereniging(en)), data waarop diploma's vervallen, data van de lessen die gegeven zijn met de competenties per les die behandeld zijn.
De competenties (het zijn er nogal wat) zijn verdeeld over CompetentieGroepen (hoofdonderwerpen) en meer gedetailleerdere competenties per Compententiegroep.

Ik heb het volgende gedaan;
- Tabellen gemaakt met Aanwezigheid, CompetentieGroepen, Competenties, Leden, LesCompetenties en LidCompetenties.
- Formulieren (nog niet af) Hoofdmenu, Leden (voor bij werken leden), Lessen...

Bij het formulier Lessen zou ik graag, naast de datum, instructeur en bijzonderheden, graag willen aangeven welke competenties aan bod zijn gekomen. Omdat de hele competentielijst te onhandig is (te groot), dacht ik dat het handig zou zijn om de Competentiegroep te selecteren, waarachter de lijst met competenties verschijnt (behorende bij die groep) die ik dan per stuk kan afvinken, of dat ik de hele competentiegroep in 1 keer kan afvinken.
Omdat ik tijdens sommige lessen onderwerpen behandel uit meerdere competentiegroepen zou je dus ook meerdere groepen moeten kunnen selecteren met alle bijbehorende competenties dus.

Hier loop ik al vast;
- Als ik in het pulldown menu een competentiegroep selecteer, zie ik dat bij alle 3 wijzigen.
- Ik krijg het niet voor elkaar om een lijst te laten zien met alleen de competenties van een competentiegroep.
Ik ben niet bekend met VBA, en volgens mij zou ik dat moeten gebruiken om dit voor elkaar te krijgen....
Verder weet ik niet of dit de handigste manier is, dus hulp is welkom....

Volgens internet zou ik ook relaties aan moeten leggen, waar ik mee bezig ben gegaan, volgens mij is dat redelijk gelukt.

Uiteindelijk zou ik een rapportage moeten kunnen maken op basis van;
- Wanneer verlopen certificaten van de leden
- Overzicht van welke competenties de leden nog moeten doen voordat het diploma verlengt kan worden (inclusief verloopdatum)
- Overzicht van "extra" EHBO competenties, als Evenementenzorg, EHBO voor gevorderden en dergelijke.

Hopelijk kan iemand me op weg helpen....

 

[xps351]

Ik kan vanwege een korte vakantie je database niet bekijken. Een oplossing voor je probleem kan ik dan ook niet direct geven.
Wat bij het opzetten van een database het belangrijkste is, is dat de structuur klopt. Als die niet in orde is loop je later steeds tegen problemen aan. Op basis van wat ik hier lees heb ik het idee dat er daar mogelijk het een en ander nog niet op orde is.
Bijvoorbeeld LesCompetenties en LidCompetenties; als een lid deelneemt aan een les waarin bepaalde competenties worden behandeld weet je dus van welke competenties het lid weet zou moeten hebben. Waarom dan ook nog via LidCompetenties vastleggen?
Ik wil daar wel over meedenken, maar dan zou je een plaatje van je relatieschema moeten plaatsen.

 

[NoellaG]

Een les kan slechts één onderwerp hebben, maar meerdere competenties. De competenties worden in het subformulier weergegeven, dus moet je ook de groepskeuze voor de competentie op dat niveau in het subformulier zetten om daar mee te spelen. Onderwerp is san een vrije tekst

 

[OctaFish]

- Als ik in het pulldown menu een competentiegroep selecteer, zie ik dat bij alle 3 wijzigen.
- Ik krijg het niet voor elkaar om een lijst te laten zien met alleen de competenties van een competentiegroep.
Ik ben niet bekend met VBA, en volgens mij zou ik dat moeten gebruiken om dit voor elkaar te krijgen....

Dit probleem heeft niets te maken met, en is ook niet op te lossen met, VBA maar alles met de opzet van je database. Dus dat kan ik zo voor je oplossen zonder programmeren .

Mij is desalniettemin niet helemaal duidelijk wat je van plan bent, en wat de database dus moet kunnen. Ik snap dat je cursussen geeft waarin verschillende onderwerpen worden behandeld (tip voor noella: in Nederland kun je in een cursusles meerdere onderwerpen behandelen ). Die onderwerpen noem jij dan competenties, en dat is natuurlijk prima.

Zelf zou ik de competenties in één tabel zetten, niet in 2 (of meer). Waarom? Het zijn in beginsel dezelfde objecten, maar dan op een verschillend (sub)niveau. En gelijkwaardige objecten zet je bij voorkeur in één tabel, niet in 2 of meer. Die ene tabel krijgt er dan wél een extra veld bij: ParentID. De hoofdcategorie (bij jou: Competentiegroep) heeft daarbij uiteraard geen ParentID nodig, want het is een hoofdcategorie. De overige competenties zijn afhankelijk van de bovenliggende competentie, in jouw geval de Competentiegroep. Bij die competenties vul je dan bij het veld ParentID het bijbehorende ID in van de Competentiegroep.

Op je formulier maak je dan een keuzelijst waarin je de competentiegroep(en) selecteert, en in de tweede keuzelijst zie je dan de gekozen competenties die bij de competentiegroep(en) horen.
En daar zie je al een tweede verschil met jouw aanpak: jij gebruikt voor de competenties een subformulier, maar dat is echt met een kanon op een vlieg schieten. Je maakt het jezelf onnodig moeilijk, want met een keuzelijst is het veel simpeler te maken.

Maar nu.... je huidige structuur is niet helemaal geschikt voor de juiste aanpak. Je hebt dus een les, die per keer uit verschillende competenties bestaat. Uit welke competentiegroepen die les bestaat, is niet zo bijster interessant, want als je de gekozen competenties weet, dan weet je ook uit welke competentiegroepen die zijn gekozen. Immers: elke competentie kan maar in één groep zitten. (Tenzij je dat anders wilt natuurlijk, maar dan wordt het heel ingewikkeld.)
Om dit te realiseren, moet je dus een tabel hebben die per les de competenties opslaat. Die tabel heb je ook al, dus die kun je daar prima voor gebruiken. Eventueel, als je (altijd) met een vaste lesstructuur werkt, kun je twee tabellen maken met LesProgramma en LesInhoud, waarin je de lessen vastlegt met in de tabel LesInhoud de competenties gekoppeld. Bij het plannen van een les kies je dan één van de vaste lessen, en hoef je verder geen competenties handmatig toe te voegen.

De tabel LidCompetenties is dus voor mij, net als voor Peter, een raadsel. Volgens mij kan die gewoon weg, want op basis van de tabel Lessen weet je wanneer een cursist een cursus heeft gevolgd, welke competenties er zijn behandeld en hoe lang die competenties geldig zijn. Meer hoef je volgens mij niet vast te leggen dus.
Ik snap ook niet helemaal wat je met de tabel Aanwezigheid voor hebt; die kan volgens mij ook in een andere tabel worden bijgehouden.

Ik wil de db best aanpassen naar wat ik denk dat handig(er) is. Laat maar even weten!

 

[NoellaG]

tip voor noella: in Nederland kun je in een cursusles meerdere onderwerpen behandelen

Tip voor Octafish: in de structuur van Ludo is er op een goede manier, met een koppeltabel, voorzien om meerdere competenties per les te kunnen hebben. Het onderwerp staat echter als een apart veld, los van de competenties in de tabel Lessen. Dus onderwerp <> competenties en één onderwerp en meerdere competenties. De structuur zoals die bestaat lijkt me prima.

 

[OctaFish]

De structuur zoals die bestaat lijkt me prima.

Daarover verschillen we gelukkig van mening . Overigens ga ik hier verder niet over in discussie (met wie dan ook), want alleen de wensen van TS zijn voor mij van belang. En zolang die niet reageert, doe ik dat ook niet (meer) en doe ik verder ook niets aan de db.

 

[NoellaG]

Een vraag betreffende diploma's: moet daar een examen voor afgelegd worden? Leidt 1 competentie automatisch naar één diploma? Of kan het zijn dat er meerdere competenties nodig zijn voor 1 diploma? Anders mis je nog een module Diplomas met de tabellen Diplomas, DiplomasCompetenties en DiplomasLid. Registreer je ook de competenties van leden die ze gehaald hebben uit lessen die ze niet bij jou, maar ergens anders gevolgd hebben?

 

[Ludo68]

Mij is desalniettemin niet helemaal duidelijk wat je van plan bent, en wat de database dus moet kunnen. Ik snap dat je cursussen geeft waarin verschillende onderwerpen worden behandeld (tip voor noella: in Nederland kun je in een cursusles meerdere onderwerpen behandelen ). Die onderwerpen noem jij dan competenties, en dat is natuurlijk prima.

Excuus voor de "late" reactie, ik was iets te druk bezig met het dagelijkse werk, waardoor dit even bleef "liggen"...

Dank voor de reactie, ook dank aan NoellaG en XPS351.

Wat de bedoeling is van de database;
- Zo eenvoudig mogelijk per les de aanwezige deelnemers selecteren (dat is gezien het bestand niet het moeilijkste) EN
- Zo eenvoudig mogelijk de behandelde "hoofdonderwerpen" of "losse competenties" selecteren die behandeld zijn.

- Daarnaast moet ik een rapportage kunnen maken van de leden die wel/niet alle verplichte competenties heeft afgevinkt in een bepaalde tijd (alles van de reanimatie jaarlijks, de "normale" EHBO elke 2 jaar en een aantal leden elke 2 jaar ook de onderwerpen van de evenementenzorg.

In eerste instantie was ik begonnen in Excel, met in 1 kolom de competentiegroepen (hoofdgroepen) en in kolom 2 de competenties per competentiegroep.

Vanwege de lange lijst van competenties en de wens om eenvoudig te kunnen zien wie welke competenties of hoofdonderwerpen nog moeten volgen voor hercertificering, kwam de gedachte om het in Access te maken en via google werd aangeraden om er losse tabellen van te maken, daar kreeg ik ook aangereikt om de LidCompetenties als tabel aan te maken, maar als dat geen nut heeft, is dat prima....

Om een voorbeeld te geven, tijdens een les kan het best zijn dat we Onderkoeling, oververhitting, beten en steken, koortsstuipen, en een wondverband behandelen. Er wordt wel een lesplan gemaakt, maar soms komt er een onderwerp ter sprake tijdens de les van iets wat iemand heeft meegemaakt. Dan kan het wel eens "van de hak op de tak" gaan. In de "losse componenten" kan het dan zijn dat ik 20 vinkjes moet zetten...

Ik heb in het verre verleden wel eens wat in Access gedaan, maar dat is echt zo'n 25 jaar geleden, die kennis is echt vervlogen, dus vandaar dat ik tegen de meest elementaire en simpele dingen aan loop...

Dus hulp is echt wel welkom....

Ik hoop dat het doel van de database iets helderder is....
Zo niet, dan probeer ik gericht antwoord te geven op vragen...

 

[OctaFish]

Ik vind de uitleg niet helemaal afdoende. Zo geef je geen antwoord op de vragen van Noëlla, die m.i. terechte vragen zijn.
Maar goed, laten we even bij jouw verhaal blijven. Je wilt kunnen registreren dat de leden binnen de juiste termijn hun competenties halen om hun certificering te behouden. Daartoe moeten ze een aantal lessen volgen waarin die competenties behandeld worden. Op basis van de gevolgde lessen wil je dan kunnen zien wat de voortgang is van de leden; of ze voldoende/alle competenties hebben behaald binnen de gestelde termijn. Klopt dat?
Als dit klopt (zo niet: leg dan eens uit hoe het wél zit, want ik haal dat dus niet uit jouw laatste bericht) dan snap ik nog het e.e.a. niet.

Er wordt wel een lesplan gemaakt, maar soms komt er een onderwerp ter sprake tijdens de les van iets wat iemand heeft meegemaakt. Dan kan het wel eens "van de hak op de tak" gaan. In de "losse componenten" kan het dan zijn dat ik 20 vinkjes moet zetten...

Als ik lid zou zijn, en ik moet competenties 'verversen', dan kijk ik naar de agenda van de club, en kies ik op basis van de planning welke lessen ik nodig heb om die competenties te halen. Wat ik níet wil, is dat ik dan in zo'n les zit, en er door de docent 20 extra competenties aan de les worden toegevoegd omdat iemand toevallig een vraag stelt. Of 20 . Niet alleen omdat ik word geconfronteerd met competenties die ik misschien helemaal niet nodig heb (omdat ik ze al heb), maar ook omdat je het hele lesschema volkomen ondoorzichtig maakt voor alle leden. Ik zou als lid, kortom altijd willen weten wat ik kan verwachten van een les. En niet op de bonnefooi een willekeurig aantal competenties binnen willen slepen, op basis van 'wat er zoal ter tafel komt'. Dat je voor één type les de ene dag 8 competenties scoort, en bij dezelfde les op een andere dag 12? Ik krijg er hevig hoofdpijn van .

Ander puntje dat niet is opgehelderd: je hebt dus een les met een aantal competenties die worden behandeld. Is de aanwezigheid bij de les al voldoende om de competentie te halen? Zodat alle deelnemers aan de les automatisch dezelfde competenties krijgen? Of zijn er (praktijk)testen die tijdens de les worden afgenomen en die je als deelnemer met goed dan wel slecht resultaat kan uitvoeren? Want in het laatste geval moet je dus per deelnemer de scores bijhouden. Dan red je het niet met een deelnemerslijst.

Kortom: ik vind het een heel vaag verhaal. Maar in essentie is het best op te lossen, met de juiste tabellen.

 

[Ludo68]

Een vraag betreffende diploma's: moet daar een examen voor afgelegd worden? Leidt 1 competentie automatisch naar één diploma? Of kan het zijn dat er meerdere competenties nodig zijn voor 1 diploma? Anders mis je nog een module Diplomas met de tabellen Diplomas, DiplomasCompetenties en DiplomasLid. Registreer je ook de competenties van leden die ze gehaald hebben uit lessen die ze niet bij jou, maar ergens anders gevolgd hebben?

Noella, Er zijn een paar "diploma's" die verlengt kunnen worden;
- EHBO (basis), inclusief reanimatie en AED, maar zonder de EBHO voor gevorderden, Evenementenzorg.
- Reanimatie (zonder verdere EHBO)
- Evenementenzorg
Voor de Reanimatie is het eenvoudig, dat is 1 les en dien ik na de les af te tekenen. Het is misschien inderdaad wel handig om die apart te noemen (selecteren van bijvoorbeeld de term BLS/AED waarin alle competenties zitten die daaraan verbonden zijn)
Voor Evenementenzorg had ik dus al een aparte groep aangemaakt om dat eenvoudig te kunnen monitoren.

Zoals aangegeven, dienen de "standaard" EHBO onderwerpen 1x per 2 jaar getoetst te worden, de reanimatie elk aar.

Er hoeft geen "examen" afgelegd te worden, bij de herhalingslessen mag ik als instructeur beoordelen of iemand "competent".

Bericht automatisch samengevoegd: Vandaag om 21:37

Registreer je ook de competenties van leden die ze gehaald hebben uit lessen die ze niet bij jou, maar ergens anders gevolgd hebben?

In principe volgen ze allemaal bij mij de lessen, mocht er een invaller komen, geeft deze aan welke competenties er behandeld zijn.

Bericht automatisch samengevoegd: Vandaag om 21:38

Ik vind de uitleg niet helemaal afdoende. Zo geef je geen antwoord op de vragen van Noëlla, die m.i. terechte vragen zijn

Zojuist beantwoord

Bericht automatisch samengevoegd: Vandaag om 21:41

Maar goed, laten we even bij jouw verhaal blijven. Je wilt kunnen registreren dat de leden binnen de juiste termijn hun competenties halen om hun certificering te behouden. Daartoe moeten ze een aantal lessen volgen waarin die competenties behandeld worden. Op basis van de gevolgde lessen wil je dan kunnen zien wat de voortgang is van de leden; of ze voldoende/alle competenties hebben behaald binnen de gestelde termijn. Klopt dat?

Ja dat kopt, elke les wordt in principe 2x aangeboden, het kan natuurlijk zijn dat iemand vanwege ziekte of vakantie in 2 jaar tijd een aantal lessen niet heeft kunnen bijwonen. Ik moet dan aan het eind van de rit wel een beeld hebben van welke onderwerpen behandeld/uitgevoerd om ook "gefundeerd" te kunnen aangeven of het diploma verlengd mag worden (of niet, en dan wil ik dat tijdig kunnen signaleren zodat de betreffende persoon wat extra lessen kan komen).

Bericht automatisch samengevoegd: Vandaag om 21:44

Als ik lid zou zijn, en ik moet competenties 'verversen', dan kijk ik naar de agenda van de club, en kies ik op basis van de planning welke lessen ik nodig heb om de competenties te halen. Wat ik níet wil, is dat ik dan in zo'n les zit, en er door de docent 20 extra competenties aan de les worden toegevoegd omdat iemand toevallig een vraag stelt. Of 20

Dat zal ook niet gebeuren, van de geplande les kan het zijn dat er van (bijvoorbeeld 20 competenties) 4 af vallen en een aantal anderen erbij komen. Op zich is dat niet erg, ik probeer de lessen zo in te richten dat de cruciale competenties in 2 jaar tijd 2-3 keer aan de orde komen. Degene die tijdens zo'n les "af zouden vallen" zijn altijd de minder belangrijke competenties, nooit een reanimatie bijvoorbeeld.

Bericht automatisch samengevoegd: Vandaag om 21:47

Niet alleen omdat ik word geconfronteerd met competenties die ik misschien helemaal niet nodig heb (omdat ik ze al heb), maar ook omdat je het hele lesschema volkomen ondoorzichtig maakt voor alle leden. Ik zou als lid, kortom altijd willen weten wat ik kan verwachten van een klas. En niet op de bonnefooi een willekeurig aantal competenties binnen willen slepen, op basis van 'wat er zoal ter tafel komt'. Dat je voor één type les de ene dag 8 competenties scoort, en bij dezelfde les op een andere dag 12? Ikkrijg er hevig hoofdpijn van .

No worries, ik heb uiteraard wel een lesplan van het hele jaar waarbij ik de hoofdonderdelen selecteer per les. Die krijgen de cursisten aan het begin van het seizoen (voor een half jaar) door per mail, dus ze kunnen een en ander ook zelf bij houden.

Bericht automatisch samengevoegd: Vandaag om 21:51

Ander puntje dat niet is opgehelderd: je hebt dus een les met een aantal competenties die worden behandeld. Is de aanwezigheid bij de les al voldoende om de competentie te halen? Zodat alle deelnemers aan de les automatisch dezelfde competenties krijgen? Of zijn er (praktijk)testen die tijdens de les worden afgenomen en die je als deelnemer met goed dan wel slecht resultaat kan uitvoeren? Want in het laatste geval moet je dus per deelnemer de scores bijhouden. Dan red je het niet met een deelnemerslijst.

Dat is een goede, en het klopt dat als een cursist bijvoorbeeld vanwege een blessure wel aanwezig is, maar fysiek niet mee kan doen, ik ook een aantal competenties niet af zou kunnen vinken. Dat komt overigens niet veel voor. Is zoiets "handmatig" te corrigeren in een tabel, of moet er dan iets in een formulier worden toegevoegd in de zin van een knop voor afwijkingen?

Toch nog best ingewikkeld....

 

[OctaFish]

Er hoeft geen "examen" afgelegd te worden, bij de herhalingslessen mag ik als instructeur beoordelen of iemand "competent".

Daar heb je het dus al: er is wel degelijk een beoordeling op persoonsniveau. En dat betekent dat je een aparte tabel nodig hebt waarin je de competentie per deelnemer moet afvinken.
Mij lijkt het overigens logisch dat een deelnemer voor alle competenties kan zakken, belangrijk of niet .

Maar goed, ik zal wel even kijken wat een handige oplossing is. Er zullen wel een paar tabellen bijkomen . De uiteindelijke werkbaarheid van het systeem zal wel met VBA gemaakt moeten worden. Zo kan ik mij voorstellen dat je bij het opmaken van de les een optie hebt om alle competenties in één keer toe te voegen aan de les, en een knop om per deelnemer in één keer alle competenties af te vinken. Want als je een les hebt met 8 deelnemers, en 20 competenties, dan ben je wel even aan het klikken .